Checklist pour organiser un concert d’écoute

Un concert d’écoute demande plus qu’une réservation et quelques chaises. Il faut coordonner l’artiste, les inscriptions, le programme, la sonorisation, l’éclairage, l’accueil et le buffet sans encombrer l’espace d’écoute. Cette checklist de 49 tâches suit le déroulé réel, des premières confirmations au rangement du lieu. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et repérer les oublis avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu et les chaises
Confirmer l'artiste et le programme
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Calculer les quantités de catering
Partager le programme en route
Vérifier la technique et l’alimentation électrique
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rafraîchir les en-cas et les boissons
2 personnes
Imprimer la liste d’inscription et les badges
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’espace et les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Dégager la zone du podium
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones et les instruments
2 personnes
Installer l’éclairage et l’éclairage d’ambiance
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Accueillir l'artiste
Préparer le buffet traiteur
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer le programme et la signalisation
2 personnes
Briefing d’ouverture pour le personnel
4 personnes

Événement

Accueillir et enregistrer les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Accompagner la première partie du concert
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la pause
3 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
Servir les en-cas du soir
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner la troisième partie du concert
2 personnes
Gérer le départ et la sortie des visiteurs
3 personnes

Suivi

Emballer le catering non utilisé
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Collecter et trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Nettoyer les toilettes
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Stocker les objets restants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table de loge
Porte-manteauxqté 3
Portantsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Enceinte de retour
Pieds de microqté 4
Boîtier DIqté 2
Câbles XLRqté 8
Câbles jackqté 4
Ordinateur portable
Support pour ordinateur portable
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Lampes d'ambianceqté 8
Pieds d’éclairageqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 70
Assiettes à pâtisserieqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux d’orientationqté 8
Badges nominatifsqté 70
Stylosqté 10
Papier d’impression
Colle repositionnableqté 4
Numéros de tableqté 8

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 6

Conseils

Réservez le lieu, les chaises et la table de loge dès que la date est fixée. Prévoyez aussi les portants et porte-manteaux si l’accueil se fait en intérieur.
Faites la vérification du son avant l’ouverture des portes, avec chaque microphone, instrument, boîtier DI et câble réellement utilisés. Gardez des rallonges, multiprises et du ruban gaffer à portée de main.
Traitez les inscriptions avant de calculer le catering : les besoins alimentaires modifient les quantités d’en-cas, de boissons et de vaisselle à préparer.
Bloquez un créneau avant l’accueil pour installer les tables, dégager la zone du podium, placer les projecteurs et régler les lampes d’ambiance. Une installation faite après l’arrivée des invités crée immédiatement des interruptions.
Imprimez la liste d’inscription, les badges, le programme et la signalisation avant le jour J. À l’ouverture, la table d’accueil doit être prête et l’équipe briefée avant l’arrivée de l’artiste.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour installer un concert d’écoute ?: Prévoyez au moins 3 heures avant l’ouverture au public pour installer les chaises, les tables, la sonorisation et l’éclairage. Ajoutez un créneau séparé pour la vérification du son, afin de corriger un câble ou un niveau sans retarder l’accueil.
Quand envoyer les invitations pour un concert d’écoute ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date, puis traitez les inscriptions au fil de l’eau. Faites une relance 5 à 7 jours avant pour finaliser les besoins alimentaires et les quantités de catering.
Que faut-il vérifier pour la sonorisation d’un concert d’écoute ?: Testez chaque microphone, instrument, pied de micro, câble XLR, câble jack, boîtier DI et enceinte de retour. Faites cette vérification au minimum 60 minutes avant l’arrivée du public, avec l’artiste ou la personne qui assure la technique.
Combien de temps faut-il prévoir pour l’accueil des invités ?: Prévoyez 30 minutes d’accueil avant le début du programme, avec la liste d’inscription, les badges, le programme et la signalisation déjà installés. Gardez au moins une personne à la table d’accueil pendant toute cette période.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.