Loy Krathongfeest organiseren: checklist en planning

Een Loy Krathongfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen krathongs maken en een waterpunt regelen. Je plant het programma, controleert vergunningen en veiligheidsregels, verdeelt vrijwilligers en stemt catering af op het aantal aanmeldingen. Deze checklist helpt je van de eerste reserveringen tot de laatste veiligheidscontrole op locatie. Let vooral op onderdelen die vaak pas op de dag zelf worden ontdekt: verlichting, stroom, bewegwijzering, dieetwensen en bescherming tegen regen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en waterpunt reserveren
2 personen
Vergunningen en veiligheidsregels controleren
2 personen
Leveranciers voor eten benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma en route publiceren
Krathongmaterialen bestellen
2 personen
Decoratie bestellen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Eten en drinken inkopen
3 personen
Krathongs vooraf maken
4 personen
Naambadges voorbereiden
Menukaarten en bordjes printen
Weersverwachting controleren
Locatie openen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtbogen en lampionnen plaatsen
3 personen
Geluid en muziek testen
2 personen
Krathongtafel inrichten
3 personen
Kaarsen en wierook klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Warme gerechten opwarmen
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma toelichten
Krathongs uitdelen
3 personen
Krathongs laten versieren
4 personen
Kinderactiviteit begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Vegetarische gerechten markeren
Openingswoord verzorgen
Culturele uitleg geven
Veiligheidsinstructie geven
Eerste lichtmoment begeleiden
3 personen
Krathongs naar waterpunt begeleiden
4 personen
Kaarsen veilig aansteken
3 personen
Waterkant toezicht houden
3 personen
Muziek verzorgen
Fotohoek begeleiden
Dessert en fruit serveren
2 personen
Laatste drankenronde verzorgen
2 personen
Afscheid aankondigen
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
Etensresten gekoeld opbergen
2 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Krathongresten uit het water halen
4 personen
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Tafels en stoelen schoonmaken
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Ongebruikte voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 14

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 120
Herbruikbare glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerkommenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertraysaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Waterdichte werkbakkenaantal 8
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lampionnenaantal 20
LED-kaarsenaantal 30

Decoratie

Papieren lampionnenaantal 30
Thaise vlaggetjesaantal 6
Bloemenslingersaantal 8
Decoratieve doekenaantal 8
Krathongmandjesaantal 120
Bananenbladerenaantal 150
Bloemendecoratieaantal 120
Bamboestokjesaantal 200
Houten prikkersaantal 200
Knutseltafellopersaantal 4
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordjesaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het waterpunt en controleer vergunningen minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Spreek ook af wie toezicht houdt bij het water en welke veiligheidsregels voor het laten drijven van krathongs gelden.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen voor het feest en bereken daarna de cateringhoeveelheden. Houd voor het eerste uur ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon aan en leg extra drinkwater apart.
Maak krathongs niet allemaal op de feestdag. Plan het merendeel 1 tot 2 dagen vooraf, zodat je op locatie alleen controleert, aanvult en de materialen overzichtelijk klaarzet.
Test microfoon, speakers, verlengkabels, stekkerdozen en verlichting vóór de gasten komen. Leg kabels buiten looproutes en controleer met een korte veiligheidsronde of partytenten, tafels en lichtbogen stevig staan.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en bepaal wie partytenten, lampionnen en decoratie aanpast of vastzet. Publiceer de route en het programma vooraf en zet op de locatie informatieborden bij entree, buffet en waterpunt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Loy Krathongfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en waterpunt. Regel vergunningen en veiligheidsafspraken in dezelfde eerste weken, omdat goedkeuring soms langer dan 4 weken duurt.
Hoeveel krathongs heb ik nodig per gast?: Reken op 1 krathong per deelnemer en bestel of maak 10 tot 15 procent extra. Bij 80 gasten leg je dus ongeveer 88 tot 92 krathongs klaar voor beschadiging, kinderen die opnieuw willen deelnemen of late aanmeldingen.
Wanneer moet ik de catering voor een Loy Krathongfeest vastleggen?: Benader leveranciers 6 tot 8 weken vooraf en bevestig aantallen 7 tot 10 dagen voor het feest. Verwerk dieetwensen in die laatste bevestiging en zet menukaarten of bordjes vóór de opbouw klaar.
Wat moet ik op de dag zelf controleren bij een Loy Krathongfeest?: Controleer vóór opening het waterpunt, de looproute, tenten, tafels, verlichting, stroom en geluidsapparatuur. Plan hiervoor minimaal 60 minuten en laat daarna pas gasten binnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.