Loy-Krathong-Fest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Loy-Krathong-Fest braucht mehr Vorbereitung als nur Krathongs und Dekoration. Du planst einen Termin am Wasser, koordinierst Genehmigungen, Essen, Helfer und ein Programm und musst zugleich Licht und Sicherheit für den Abend berücksichtigen. Beginne mehrere Wochen vorher mit Ort, Ablauf und Lieferanten. Kurz vor dem Fest zählen Wetter, Aufbauzeiten und eine klare Einteilung der freiwilligen Helfer.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Standort und Wasserstelle reservieren
2 Personen
Genehmigungen und Sicherheitsvorschriften prüfen
2 Personen
Lebensmittellieferanten kontaktieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Programm und Route veröffentlichen
Krathong-Materialien bestellen
2 Personen
Dekoration bestellen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Essen und Getränke einkaufen
3 Personen
Krathongs im Voraus basteln
4 Personen
Namensschilder vorbereiten
Speisekarten und Schilder drucken
Wettervorhersage prüfen
Location öffnen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Lichtbögen und Lampions aufstellen
3 Personen
Ton und Musik testen
2 Personen
Krathong-Tisch einrichten
3 Personen
Kerzen und Räucherstäbchen bereitlegen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Warme Gerichte aufwärmen
3 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen

Event

Empfangstisch betreuen
2 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Programm vorstellen
Krathongs verteilen
3 Personen
Krathongs dekorieren lassen
4 Personen
Kinderaktivität betreuen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Vegetarische Gerichte kennzeichnen
Eröffnungsrede halten
Kulturelle Erläuterungen geben
Sicherheitsanweisung geben
Den ersten Lichtmoment begleiten
3 Personen
Krathongs zur Wasserstelle begleiten
4 Personen
Kerzen sicher anzünden
3 Personen
Uferbereich überwachen
3 Personen
Musik organisieren
Fotoecke betreuen
Dessert und Obst servieren
2 Personen
Letzte Getränkerunde servieren
2 Personen
Abschied ankündigen
Besucher sicher abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen
Essensreste gekühlt aufbewahren
2 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Krathong-Reste aus dem Wasser holen
4 Personen
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle reinigen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Unbenutzte Vorräte verstauen
2 Personen
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 100
BuffetischeAnz. 4
StehtischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 14

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
Wiederverwendbare GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 8

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Wasserdichte ArbeitsbehälterAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampionsAnz. 20
LED-KerzenAnz. 30

Dekoration

PapierlampionsAnz. 30
Thailändische FähnchenAnz. 6
BlumengirlandenAnz. 8
Dekorative StoffeAnz. 8
Krathong-KörbchenAnz. 120
BananenblätterAnz. 150
BlumendekorationAnz. 120
BambusstäbeAnz. 200
HolzpickerAnz. 200
BasteltischläuferAnz. 4
InfotafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 4
EimerAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
SpülbürstenAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 4
GummihandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere die Wasserstelle und den Veranstaltungsort möglichst 6 bis 8 Wochen vorher. Prüfe dabei, ob offene Flammen, das Aussetzen der Krathongs, Musik und Stromanschlüsse erlaubt sind.
Plane das Essen nach den Anmeldungen und erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor dem Fest. Rechne Getränke getrennt nach alkoholfreien Varianten und Wasser und stelle Kühlung für verderbliche Speisen bereit.
Bereite Krathongs nicht erst am Veranstaltungstag vor. Fertige sie mindestens 1 bis 2 Tage vorher an und lagere sie trocken, damit am Festabend Zeit für Einweisung, Beschilderung und Sicherheitskontrollen bleibt.
Teile freiwillige Helfer in feste Schichten ein: mindestens eine Person für Anmeldung und Namensschilder, eine für das Buffet und zwei für den Bereich an der Wasserstelle. Veröffentliche Programm und Route spätestens 3 Tage vorher.
Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und am Morgen des Festes. Plane für Partyzelte, Beleuchtung, Lautsprecher und Mikrofon ausreichend Strom, Verlängerungskabel und eine sichere, trockene Kabelführung ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Loy-Krathong-Fest organisieren?: Starte idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Wasserstelle, Genehmigungen und Lieferanten. Einladungen und Anmeldungen sollten mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Fest laufen.
Wie viele Helfer braucht ein Loy-Krathong-Fest?: Für ein kleines bis mittleres Fest solltest du mindestens 4 feste Helfer einplanen: zwei an der Wasserstelle, eine Person für Anmeldung und eine fürs Buffet. Bei mehreren parallelen Programmpunkten kommt pro Bereich mindestens eine weitere Person hinzu.
Wann müssen die Krathongs fertig sein?: Bastle oder bestelle die Krathongs mindestens 1 bis 2 Tage vor dem Fest. So bleiben am Veranstaltungstag noch mehrere Stunden für Aufbau, Beschilderung und die Sicherheitskontrolle.
Wann sollte man Essen und Getränke für das Loy-Krathong-Fest einkaufen?: Bestelle haltbare Waren etwa 5 bis 7 Tage vorher und kaufe frische oder gekühlte Produkte möglichst am Vortag. Stelle am Festtag vor dem Einlass ausreichend Kühlboxen, Eis und Warmhaltebehälter bereit.

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