Checklist pour organiser un Festival de Loy Krathong

Un Festival de Loy Krathong demande une préparation précise, surtout si les participants fabriquent puis déposent leurs krathongs sur l’eau. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : réserver le lieu et le point d’eau, vérifier les autorisations, organiser les repas et répartir les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à préparer les krathongs, imprimer les panneaux et contrôler la météo. Le jour même, gardez une équipe dédiée à l’accueil, à la sécurité et à l’installation des lanternes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et le point d'eau
2 personnes
Vérifier les permis et les règles de sécurité
2 personnes
Contacter les fournisseurs de nourriture
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Publier le programme et l’itinéraire
Commander les matériaux pour le krathong
2 personnes
Commander la décoration
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Acheter la nourriture et les boissons
3 personnes
Préparer les krathongs à l’avance
4 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les menus et les panneaux
Vérifier les prévisions météo
Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les arches lumineuses et les lanternes
3 personnes
Tester le son et la musique
2 personnes
Aménager la table Krathong
3 personnes
Préparer les bougies et l'encens
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Réchauffer les plats chauds
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Distribuer les krathongs
3 personnes
Faire décorer les krathongs
4 personnes
Encadrer une activité pour enfants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Marquer les plats végétariens
Faire le discours d’ouverture
Donner des explications culturelles
Donner les consignes de sécurité
Encadrer le premier moment de lumière
3 personnes
Accompagner les krathongs au point d’eau
4 personnes
Allumer les bougies en toute sécurité
3 personnes
Surveiller le front de mer
3 personnes
Fournir la musique
Animer le coin photo
Servir le dessert et les fruits
2 personnes
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
Annoncer le départ
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Récupérer les objets oubliés
2 personnes
Conserver les restes alimentaires au frais
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Retirer les restes de krathong de l'eau
4 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Nettoyer les tables et les chaises
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les stocks non utilisés
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 100
Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 6
Nappesqté 14

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 120
Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Saladiers de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 8

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Bacs de travail étanchesqté 8
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 20
Bougies LEDqté 30

Décoration

Lampions en papierqté 30
Fanions thaïlandaisqté 6
Guirlandes de fleursqté 8
Tissus décoratifsqté 8
Paniers krathongqté 120
Feuilles de bananierqté 150
Décoration floraleqté 120
Tuteurs en bambouqté 200
Pics en boisqté 200
Chemins de table pour tables de bricolageqté 4
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux de directionqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Gants en caoutchoucqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et le point d’eau plusieurs semaines à l’avance, puis vérifiez les règles concernant les flammes, les lanternes et la mise à l’eau des krathongs. Une autorisation distincte peut être nécessaire pour chaque activité.
Finalisez les inscriptions au moins 7 jours avant la fête. Utilisez ce délai pour recueillir les allergies et régimes alimentaires, calculer les quantités de catering et confirmer le nombre de bénévoles disponibles.
Préparez les krathongs à l’avance plutôt que le jour même. Prévoyez une table dédiée, des matériaux en réserve et un espace où les créations peuvent sécher sans gêner l’installation.
Imprimez le programme, l’itinéraire, les menus et les panneaux avant l’ouverture du lieu. Placez les informations à l’entrée, près du buffet, à l’atelier de krathongs et au point d’eau.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin de l’événement. Gardez les tentes de réception, les rallonges et l’éclairage prêts à être déplacés ou protégés en cas de pluie ou de vent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Festival de Loy Krathong ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu et le point d’eau, vérifier les autorisations, contacter les fournisseurs et envoyer les invitations. Gardez la dernière semaine pour les inscriptions, les achats et la préparation des krathongs.
Quand faut-il confirmer le nombre de participants ?: Fixez une date limite environ 7 jours avant le festival. Vous pourrez alors ajuster les repas, les boissons, la vaisselle, les tables et la répartition des bénévoles.
Que faut-il vérifier avant de mettre les krathongs à l’eau ?: Contrôlez les règles du site, la sécurité du point d’eau, l’éclairage et l’accès des participants avant l’ouverture. Prévoyez au moins une équipe de 2 personnes pour surveiller la zone pendant la mise à l’eau.
Quand installer les lanternes et les arches lumineuses ?: Installez les arches, lanternes LED et guirlandes le jour même, après le montage des tentes et des tables. Terminez idéalement 60 minutes avant l’arrivée du public afin de garder du temps pour le contrôle de sécurité.

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