Checklist para organizar una Fiesta de Loy Krathong

Organizar una Fiesta de Loy Krathong requiere coordinar el programa, el punto de agua, los permisos y la preparación de los krathongs. Esta checklist reúne el trabajo desde las primeras reservas hasta el control de seguridad y el montaje del día del evento. También te ayuda a calcular el catering, recoger preferencias alimentarias y repartir tareas entre voluntarios. Empieza con la ubicación y el horario; después cierra proveedores, inscripciones y materiales.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar y el punto de agua
2 personas
Comprobar permisos y normas de seguridad
2 personas
Contactar a los proveedores de comida
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Publicar el programa y la ruta
Pedir materiales para krathong
2 personas
Pedir decoración
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprar comida y bebida
3 personas
Preparar los krathongs con antelación
4 personas
Preparar acreditaciones
Imprimir menús y carteles
Comprobar el pronóstico del tiempo
Abrir la ubicación
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar arcos de luz y farolillos
3 personas
Probar sonido y música
2 personas
Preparar la mesa de krathong
3 personas
Preparar velas e incienso
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Recalentar los platos calientes
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas

Evento

Atender la mesa de recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Presentar el programa
Distribuir krathongs
3 personas
Dejar que decoren los krathongs
4 personas
Acompañar la actividad infantil
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Marcar los platos vegetarianos
Dar el discurso de apertura
Dar explicaciones culturales
Dar una instrucción de seguridad
Acompañar el primer momento de luz
3 personas
Guiar los krathongs al punto de agua
4 personas
Encender las velas de forma segura
3 personas
Vigilar la zona de la orilla
3 personas
Proporcionar la música
Atender el rincón fotográfico
Servir el postre y la fruta
2 personas
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
Anunciar la despedida
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
3 personas

Seguimiento

Recoger los objetos olvidados
2 personas
Guardar los restos de comida refrigerados
2 personas
Separar y desechar los residuos
3 personas
Sacar los restos de krathong del agua
4 personas
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
3 personas
Limpiar mesas y sillas
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock no utilizado
2 personas
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 100
Mesas de buffetcant. 4
Mesas altascant. 6
Mantelescant. 14

Vajilla

Platos reutilizablescant. 120
Cuencos reutilizablescant. 120
Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 100
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Cuencos de serviciocant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 8

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cubetas de trabajo impermeablescant. 8
Extintorescant. 2
Linternascant. 6
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Farolillos LEDcant. 20
Velas LEDcant. 30

Decoración

Farolillos de papelcant. 30
Banderines tailandesescant. 6
Guirnaldas de florescant. 8
Paños decorativoscant. 8
Cestas de krathongcant. 120
Hojas de plátanocant. 150
Decoración floralcant. 120
Palitos de bambúcant. 200
Púas de maderacant. 200
Manteles de manualidadescant. 4
Paneles informativoscant. 8
Carteles de flechascant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Cuboscant. 6
Esponjascant. 12
Cepillos para fregarcant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Guantes de gomacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallas de papelcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Reserva el lugar y el punto de agua con varias semanas de margen. Confirma por escrito las normas sobre velas, residuos, acceso al agua y capacidad del espacio antes de enviar las invitaciones.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Con ese número calcula la comida, la bebida, los platos y los cubiertos, y deja margen para las raciones del equipo y los voluntarios.
Prepara los krathongs con antelación, idealmente 1 o 2 días antes. Así puedes revisar que haya suficientes materiales y evitas montar cada unidad mientras llegan los invitados.
Publica el programa y la ruta antes del evento, y asigna a cada voluntario una función concreta. El punto de información, el buffet, el acceso al agua y la supervisión de seguridad no deberían depender de una sola persona.
Haz el montaje por zonas: primero carpas, mesas y sillas; después buffet, carteles y decoración; por último luces y equipos de sonido. Comprueba el pronóstico el día anterior y reserva tiempo para asegurar cables, farolillos y zonas de paso.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Fiesta de Loy Krathong?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, confirmar el punto de agua y comprobar permisos. Deja la última semana para cerrar inscripciones, cantidades del catering, voluntarios y materiales.
¿Cuándo hay que preparar los krathongs?: Prepáralos 1 o 2 días antes de la fiesta para no trabajar con prisas el mismo día. Cuenta las inscripciones cerradas y añade algunas unidades extra para imprevistos.
¿Cuándo se deben cerrar las cantidades de comida y bebida?: Cierra el número de asistentes y las preferencias dietéticas 7 días antes. Calcula entonces el catering, compra la comida y separa las bebidas, el menaje y los recipientes de servicio para el montaje.
¿Qué se revisa el día de la Fiesta de Loy Krathong?: Antes de abrir, comprueba el pronóstico, las carpas, las mesas, la ruta, el punto de agua y las salidas. Haz un control de seguridad y revisa cables, iluminación, carteles y el funcionamiento del micrófono y los altavoces.

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