Checklist voor een goed voorbereide loterijtrekking

Bij een loterijtrekking moet niet alleen de zaal klaarstaan: ook de voorwaarden, loten en trekking zelf moeten controleerbaar zijn. Begin met datum, locatie en vergunningen en leg daarna prijzen, sponsors en verkoop vast. Plan voldoende tijd voor het nummeren van loten, het labelen van prijzen en een test van de trekkingprocedure. Met deze checklist houd je daarnaast catering, techniek, vrijwilligers en de administratie in dezelfde volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
Loterijvoorwaarden vastleggen
2 personen
Prijzenlijst samenstellen
2 personen
Prijzen inkopen
2 personen
Prijssponsors bevestigen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Dranken en hapjes bestellen
Tafels en stoelen reserveren
Geluidsapparatuur reserveren
Verzekering controleren
Presentator vastleggen
Muziek en omroeptekst kiezen
2 personen
Verkoopmateriaal voorbereiden
2 personen
Loten nummeren
3 personen
Prijzen labelen
2 personen
Trekkingprocedure testen
3 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Bezoekerslijst afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Prijzen ophalen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Verkooptafel inrichten
2 personen
Prijzenpresentatie opbouwen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Trekkingmateriaal controleren
3 personen
Contant geld tellen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
5 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Loten verkopen
3 personen
Donaties registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels schoon en vrij houden
2 personen
Trekking aankondigen
Onafhankelijke getuigen opstellen
2 personen
Winnende loten trekken
3 personen
Winnaars registreren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Laatste loten verwerken
2 personen
Bezoekers bedanken
Contant geld veiligstellen
2 personen

Nazorg

Restanten verpakken
2 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Voorraad terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Onbetaalde prijzen nabellen
Uitslag publiceren
Trekkingstukken archiveren
Donatieopbrengst storten
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Printer
Rekenmachinesaantal 3
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Servettenaantal 300
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Kannenaantal 8
Scharenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 16
Opslagbakkenaantal 10
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Vlaggenlijnaantal 6
Welkomstbord
Tafelbordjesaantal 12
Pijlbordjesaantal 8
Prijzendisplaysaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Catering

Kassa
Geldkistaantal 2
Pinapparaat
Lotenaantal 500
Lotentrommel
Reserve-lotentrommel
Trekkingballenaantal 100
Trekkingschaal
Stiftenaantal 12
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Naamstickersaantal 120
Enveloppenaantal 120
Prijzenaantal 25
Cadeautassenaantal 30
Contant wisselgeld
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2
Handschoenenaantal 12

Tips

Leg de loterijvoorwaarden vast voordat je loten laat drukken of nummeren. Noteer onder meer wie mag deelnemen, hoe een winnaar wordt vastgesteld en hoe prijzen worden uitgegeven.
Test de trekkingprocedure minstens één keer vóór de bijeenkomst. Controleer daarbij de genummerde loten, de rekenmachines, de microfoon en de omroeptekst, zodat een fout niet pas tijdens de trekking zichtbaar wordt.
Maak de prijzenlijst uiterlijk een week vooraf definitief. Bevestig sponsors, label iedere prijs en houd een aparte registratie bij van welke prijs bij welk nummer of welke trekking hoort.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok in. Verdeel bijvoorbeeld ontvangst, lotenverkoop, catering, podiumondersteuning en controle van de bezoekerslijst; druk het draaiboek en de lijst uiterlijk de dag ervoor af.
Controleer techniek en stroom op locatie voordat bezoekers binnenkomen. Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop, verlengkabels en stekkerdozen samen, niet los van elkaar; reserveer hiervoor minimaal 60 minuten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een loterijtrekking organiseren?: Begin idealiter 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en voorwaarden. Plan de definitieve prijzen, vrijwilligers en catering uiterlijk 1 week voor de trekking.
Hoeveel loten moet ik nummeren voor een loterijtrekking?: Nummer precies het aantal loten dat je wilt verkopen, plus ongeveer 5% reserve voor beschadigde of verkeerd ingevulde loten. Controleer vóór opening of elk nummer maar één keer voorkomt.
Wanneer moet ik de prijzen voor een loterijtrekking regelen?: Bevestig prijssponsors en koop ontbrekende prijzen uiterlijk 2 weken vooraf. Label alle prijzen minimaal 1 dag voor de trekking en maak dan ook de definitieve prijzenlijst.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de trekkingprocedure te testen?: Reserveer minimaal 60 minuten voor een volledige test, inclusief lotencontrole, communicatie via de microfoon en registratie van winnaars. Doe daarnaast vlak voor aanvang een korte hertest van 15 minuten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.