Checklist para organizar un sorteo de lotería sin imprevistos
Organizar un sorteo de lotería requiere más que comprar premios y preparar los boletos. Primero debes cerrar la fecha, el lugar, las condiciones del sorteo y los permisos; después vienen las inscripciones, el catering, el equipo y la asignación de voluntarios. Esta checklist reúne 70 tareas y 67 artículos para que puedas avanzar en el orden correcto. También ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento: probar el procedimiento, etiquetar los premios y comprobar sonido, mesas y material de venta.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Comprobar permisos
Fijar las condiciones de la lotería
2 personas
Preparar la lista de premios
2 personas
Comprar premios
2 personas
Confirmar patrocinadores de premios
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Pedir bebidas y aperitivos
Reservar mesas y sillas
Reservar equipo de sonido
Comprobar el seguro
Confirmar al presentador
Elegir música y texto de megafonía
2 personas
Preparar material de venta
2 personas
Numerar los boletos
3 personas
Etiquetar los premios
2 personas
Probar el procedimiento del sorteo
3 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de visitantes
Hacer la compra
3 personas
Recoger los premios
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar las entregas
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar la mesa de ventas
2 personas
Montar la presentación de premios
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Comprobar el material de la rifa
3 personas
Contar el dinero en efectivo
2 personas
Instruir a los voluntarios
5 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Vender boletos
3 personas
Registrar donaciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener las mesas limpias y despejadas
2 personas
Anunciar el sorteo
Designar testigos independientes
2 personas
Sacar los boletos ganadores
3 personas
Registrar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
3 personas
Procesar los últimos boletos
2 personas
Dar las gracias a los visitantes
Guardar el efectivo con seguridad
2 personas
Seguimiento
Empacar lo sobrante
2 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver el stock
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Llamar de nuevo por premios pendientes de pago
Publicar los resultados
Archivar piezas del sorteo
Ingresar los ingresos de donaciones
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 100
- Taburetes de barcant. 6
- Mantelescant. 10
- Postes separadorescant. 8
Equipo
- Micrófonoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Portátil
- Impresora
- Calculadorascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Servilletascant. 300
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Jarrascant. 8
- Tijerascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cuencoscant. 16
- Cajas de almacenamientocant. 10
- Termoscant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Guirnalda de banderinescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Carteles de mesacant. 12
- Carteles de flechascant. 8
- Expositores de precioscant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
- Bateríascant. 24
Catering
- Caja registradora
- Caja registradoracant. 2
- Máquina de sellado
- Boletoscant. 500
- Tambor de lotería
- Tambor de reservas de lotería
- Bolas de sorteocant. 100
- Bol de sorteo
- Rotuladorescant. 12
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 6
- Pegatinas con nombrecant. 120
- Sobrescant. 120
- Premioscant. 25
- Bolsas de regalocant. 30
- Cambio en efectivo
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Escobillas de bañocant. 2
- Guantescant. 12
Consejos
- Cierra las condiciones del sorteo antes de enviar las invitaciones: define cómo se participa, cómo se anuncian los números y qué ocurre si no aparece el ganador. Así podrás preparar los boletos, el material de venta y la lista de premios sin rehacerlos.
- No dejes los premios para la última semana. Confirma primero los premios de patrocinadores y compra lo que falte; después etiqueta cada premio y prepara una lista visible para el presentador.
- Haz las inscripciones antes de calcular el catering. Usa el número de asistentes y las preferencias dietéticas para pedir bebidas y aperitivos con margen, y reserva mesas, sillas y equipo de sonido al mismo tiempo.
- Prueba el procedimiento completo del sorteo al menos una vez antes de abrir las puertas. Comprueba que los boletos estén numerados, que los micrófonos y altavoces funcionen y que el presentador tenga el texto de megafonía.
- Asigna voluntarios a funciones concretas y entrega un plan de trabajo impreso. Incluye quién controla las inscripciones, quién vende o valida boletos, quién mueve los premios y quién resuelve dudas durante el sorteo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un sorteo de lotería?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas permisos, patrocinadores, invitaciones y reservas de equipo. Deja la última semana para confirmar asistentes, hacer la compra, imprimir listas y probar el procedimiento.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones del sorteo?
- Envíalas unas 4 semanas antes de la fecha y fija una fecha límite de inscripción entre 7 y 10 días antes. Así tendrás tiempo para recoger preferencias dietéticas y calcular las cantidades del catering.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior al sorteo?
- Confirma el lugar, los permisos, el seguro, los premios y la lista de visitantes. También prueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables y regletas, y deja preparados los boletos numerados y el material de venta.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un sorteo de lotería?
- Para un evento pequeño, cuenta con al menos 4 voluntarios: inscripciones, venta o validación de boletos, apoyo al presentador y gestión de premios. Añade una persona por cada tarea adicional que no pueda cubrir el equipo principal.
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