Checklist pour organiser un tirage de loterie

Un tirage de loterie réussi se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, les règles et les lots, puis les inscriptions et la logistique. Cette checklist couvre les points qui sont souvent réglés trop tard, comme l’assurance, le matériel de sonorisation ou l’étiquetage des prix. Prévois aussi une procédure de tirage testée à l’avance et un déroulé imprimé pour l’animateur. Le jour J, chaque bénévole doit savoir où se placer et quelle tâche prendre en charge.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Fixer les règles de la loterie
2 personnes
Établir la liste des prix
2 personnes
Acheter les prix
2 personnes
Confirmer les sponsors des prix
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Commander des boissons et des en-cas
Réserver des tables et des chaises
Réserver le matériel de sonorisation
Vérifier l’assurance
Réserver un animateur
Choisir la musique et le texte d’annonce
2 personnes
Préparer le matériel de vente
2 personnes
Numéroter les billets
3 personnes
Étiqueter les prix
2 personnes
Tester la procédure de tirage au sort
3 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des visiteurs
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les prix
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les livraisons
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager la table de vente
2 personnes
Monter la présentation des prix
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Contrôler le matériel de trekking
3 personnes
Compter l’argent liquide
2 personnes
Briefer les bénévoles
5 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Vendre les billets de tombola
3 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder les tables propres et dégagées
2 personnes
Annoncer le tirage au sort
Prévoir des témoins indépendants
2 personnes
Tirer les billets gagnants
3 personnes
Enregistrer les gagnants
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Traiter les derniers lots
2 personnes
Remercier les visiteurs
Sécuriser l'argent liquide
2 personnes

Suivi

Emballer les restes
2 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le stock
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Relancer les prix impayés
Publier les résultats
Archiver les lots de tirage
Verser les recettes des dons
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 10
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
Calculatricesqté 3
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Serviettesqté 300
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Carafesqté 8
Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Petits bolsqté 16
Bacs de rangementqté 10
Thermosqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Guirlande de fanionsqté 6
Panneau d’accueil
Pancartes de tableqté 12
Panneaux de directionqté 8
Présentoirs de prixqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Catering

Caisse
Caisseqté 2
Terminal de paiement
Tombolaqté 500
Tambour de lots
Tambour de lots de rechange
Balles de tirageqté 100
Sphère de tirage
Marqueursqté 12
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Étiquettes nominativesqté 120
Enveloppesqté 120
Prixqté 25
Sacs cadeauxqté 30
Monnaie en espèces
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 2
Gantsqté 12

Conseils

Commence par confirmer la date, le lieu et les autorisations. Vérifie aussi l’assurance avant d’envoyer les invitations : une modification administrative à la dernière minute peut bloquer toute l’organisation.
Fixe les règles de la loterie avant de vendre les billets : prix du billet, conditions de participation, méthode de tirage et remise des lots. Écris ces règles dans un document visible par les visiteurs.
Prépare les lots au moins quelques jours avant l’événement. Étiquette chaque prix, vérifie les lots promis par les sponsors et fais un tirage test avec les billets numérotés pour repérer les erreurs.
Ne commande pas la restauration au dernier moment. Utilise les inscriptions et les besoins alimentaires recueillis pour calculer les quantités de boissons, d’en-cas et de vaisselle nécessaires.
Imprime le déroulé, la liste des visiteurs et les documents de vente avant le jour J. Répartis les bénévoles en amont et prévois une personne dédiée au microphone, aux annonces et au suivi des gagnants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tirage de loterie ?: Prévois au minimum 4 à 6 semaines pour confirmer le lieu, obtenir les autorisations, réunir les lots et envoyer les invitations. Ajoute une dernière semaine pour les inscriptions, les achats et les tests.
Quand faut-il préparer les billets et les lots ?: Numérote les billets et étiquette les lots 3 à 7 jours avant le tirage. Fais le test de la procédure au moins 24 heures avant l’ouverture afin de pouvoir corriger les doublons ou les lots manquants.
Combien de bénévoles faut-il pour un tirage de loterie ?: Pour un petit événement, prévois au moins 4 personnes : accueil et inscriptions, vente des billets, animation du tirage et remise des lots. À partir de 100 visiteurs, ajoute 1 bénévole par tranche de 50 personnes.
Quand commander les boissons et les en-cas ?: Passe la commande 5 à 7 jours avant l’événement, après avoir vérifié les inscriptions et les besoins alimentaires. Fais les dernières courses la veille pour les produits frais et les consommables manquants.

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