Lotterieziehung organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Lotterieziehung braucht mehr Vorbereitung als nur Lose und Preise. Sie müssen früh klären, ob Genehmigungen nötig sind, Preise und Sponsoren bestätigen, Einladungen verschicken und den Ablauf mit Moderator und Technik testen. Kurz vor dem Termin kommen nummerierte Lose, beschriftete Preise, Catering, Sitzplätze und eingeteilte Helfer zusammen. Diese Checkliste führt Sie von der ersten Festlegung bis zum Ausdruck von Drehbuch und Besucherliste.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Lotteriebedingungen festlegen
2 Personen
Preisliste zusammenstellen
2 Personen
Preise einkaufen
2 Personen
Preissponsoren bestätigen
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Cateringmengen festlegen
2 Personen
Getränke und Snacks bestellen
Tische und Stühle reservieren
Tonanlage reservieren
Versicherung prüfen
Moderator festlegen
Musik und Ansagetext auswählen
2 Personen
Verkaufsmaterial vorbereiten
2 Personen
Lose nummerieren
3 Personen
Preise beschriften
2 Personen
Trekkingverfahren testen
3 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Besucherliste ausdrucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Preise abholen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Lieferungen überprüfen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Verkaufstisch einrichten
2 Personen
Präsentation der Preise aufbauen
3 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Auslosungsmaterial kontrollieren
3 Personen
Bargeld zählen
2 Personen
Freiwillige einweisen
5 Personen
Event
Besucher empfangen
3 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Lose verkaufen
3 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Tische sauber und frei halten
2 Personen
Verlosung ankündigen
Unabhängige Zeugen aufstellen
2 Personen
Gewinnlose ziehen
3 Personen
Sieger registrieren
2 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Letzte Lose verarbeiten
2 Personen
Besucher bedanken
Bargeld sichern
2 Personen
Nachbereitung
Restbestände verpacken
2 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Vorräte zurückbringen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Ausstehende Preise nachtelefonieren
Ergebnisse veröffentlichen
Auslosungsstücke archivieren
Spendenerlös einzahlen
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 100
- BarhockerAnz. 6
- TischdeckenAnz. 10
- AbsperrpfostenAnz. 8
Ausstattung
- MikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Laptop
- Drucker
- TaschenrechnerAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
Geschirr
- GläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- ServiettenAnz. 300
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KannenAnz. 8
- ScherenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 4
- SchälchenAnz. 16
- AufbewahrungsboxenAnz. 10
- ThermoskannenAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 2
- WimpelketteAnz. 6
- Willkommensschild
- TischschilderAnz. 12
- WegweiserAnz. 8
- PreisanzeigenAnz. 12
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
- BatterienAnz. 24
Catering
- Kasse
- GeldkassetteAnz. 2
- Kartenterminal
- LoseAnz. 500
- Los-Trommel
- Reserve-Los-Trommel
- TrekkingbälleAnz. 100
- Verlosungsschale
- StifteAnz. 12
- StifteAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 6
- NamensaufkleberAnz. 120
- UmschlägeAnz. 120
- PreiseAnz. 25
- GeschenktaschenAnz. 30
- Bargeld-Wechselgeld
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesenAnz. 2
- Kehrblech und HandfegerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 2
- HandschuheAnz. 12
Tipps
- Prüfen Sie Genehmigungen und Versicherungsfragen mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Lotterieziehung. So bleibt Zeit, Bedingungen oder Veranstaltungsort anzupassen.
- Bestätigen Sie Preise und Preissponsoren spätestens 3 Wochen vorher. Erstellen Sie dann die Preisliste und beschriften Sie jeden Preis, bevor die Lose verkauft werden.
- Planen Sie Catering und Getränke anhand der Anmeldungen: Erfassen Sie Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vorher und bestellen Sie die Mengen danach. Gläser, Tassen, Teller und Servietten werden dabei oft zu knapp kalkuliert.
- Testen Sie Trekkingverfahren, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Laptop mindestens 3 Tage vor dem Termin. Drucken Sie Drehbuch und Besucherliste zusätzlich am Vortag aus, falls Technik oder Drucker ausfallen.
- Teilen Sie Freiwillige spätestens 1 Woche vorher festen Aufgaben zu: Losverkauf, Einlass, Preisübergabe, Catering und Betreuung der Technik. Legen Sie außerdem fest, wer während der Ziehung die Ergebnisse kontrolliert.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Lotterieziehung planen?
- Beginnen Sie idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Genehmigungen prüfen, Preise und Sponsoren bestätigen, Einladungen verschicken und Tische, Stühle sowie Tonanlage reservieren.
- Wie viele Lose brauche ich für eine Lotterieziehung?
- Die benötigte Zahl hängt von Ihren Anmeldungen und dem geplanten Verkauf ab. Legen Sie die Losnummern spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung fest und drucken Sie einige zusätzliche Lose für Nachmeldungen oder Ersatz ein.
- Wann sollte ich die Preise für die Lotterieziehung vorbereiten?
- Kaufen oder übernehmen Sie die Preise spätestens 3 Wochen vor dem Termin. Die Preisliste sollte dann feststehen; beschriften und ordnen Sie alle Preise spätestens am Vortag, damit die Ausgabe während der Ziehung schnell funktioniert.
- Wann muss ich die Technik für eine Lotterieziehung testen?
- Reservieren Sie Mikrofone, Lautsprecher und Mischpult frühzeitig und testen Sie die komplette Anlage mindestens 3 Tage vor der Ziehung. Prüfen Sie am Veranstaltungstag zusätzlich Verlängerungskabel, Mikrofonständer und den Ansagetext.
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