Checklist voor een goed georganiseerde Lohri-viering

Een Lohri-viering vraagt om meer voorbereiding dan alleen een vuurplaats en eten. Leg eerst datum, locatie en gasten vast en werk daarna toe naar catering, zitplaatsen, geluid en het programma. Verzamel dieetwensen voordat je hoeveelheden berekent en controleer enkele dagen vooraf de weersverwachting. Op de dag zelf komen vooral koeling, warmhoudbakken, servies, toiletten en een veilig alternatief binnen samen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Geluidsapparatuur reserveren
Vuurplaats en brandhout regelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatief binnenprogramma klaarzetten
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Chutneys en sauzen bereiden
2 personen
Desserts en snacks portioneren
2 personen
Muziek en toespraken verzamelen
Lohri-programma afdrukken
Naambadges voorbereiden
Locatie en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen ophalen
2 personen
Geluidsapparatuur ophalen
2 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Kookapparatuur plaatsen
3 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Lohri-vuurplaats afzetten
3 personen
Brandveiligheid controleren
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Dranken en glazen klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes en programma neerleggen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Lohri-uitleg geven
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Muziek en dans begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet op temperatuur houden
3 personen
Buffet openen
3 personen
Hoofdmaaltijd serveren
5 personen
Dieetgerechten apart uitserveren
2 personen
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Lohri-vuur aansteken
2 personen
Veilige afstand bewaken
2 personen
Zaden in het vuur aanbieden
2 personen
Lohri-liederen begeleiden
2 personen
Dans en groepsfoto begeleiden
2 personen
Dessert en thee serveren
3 personen
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen
Vuur volledig doven
2 personen

Nazorg

Etensresten veilig koelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies voorsorteren
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Locatie bezemschoon maken
4 personen
Keuken en buffet schoonmaken
4 personen
Servies en bestek afwassen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Huurmaterialen terugbrengen
2 personen
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
Restanten verdelen of doneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Locatiesleutels terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 4
Tafelkleedensetsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Dessertbordjesaantal 80
Soepkommenaantal 70
Drinkglazenaantal 100
Theeglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 50
Dinervorkenaantal 80
Dinermessenaantal 80
Eetlepelsaantal 80
Theelepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 14
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Vergietenaantal 3
Keukentangenaantal 6
Aluminium schalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductiekookplatenaantal 3
Grote kookpannenaantal 4
Braadpannenaantal 3
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 5
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Vuurkorf
Brandhoutbundelsaantal 8
Metalen vuurpook
Emmers voor bluswateraantal 4
Brandblusseraantal 2
Blusdekenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlantaarnsaantal 8
Batterijsetsaantal 12

Decoratie

Lohri-spandoekenaantal 3
Gele en oranje stoffenaantal 12
Bloemenslingersaantal 10
Papieren lantaarnsaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 8
Naambadgesaantal 75
Programmaflyersaantal 75

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Handvegers en blikkenaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekhoudersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal het definitieve aantal gasten uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf. Gebruik dat aantal voor eten, drinkglazen, borden, stoelen en de verdeling van desserts en snacks.
Regel de vuurplaats en het brandhout minstens 2 weken vooraf. Controleer bovendien of de locatie het vuur toestaat en houd een veilige vrije ruimte rondom de vuurplaats aan.
Plan het eten in twee momenten: houdbare boodschappen eerder inkopen en verse groenten, chutneys en sauzen 1 dag vooraf bereiden. Zet warme gerechten op de dag zelf in warmhoudbakken.
Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en beslis uiterlijk de avond ervoor over partytenten of het binnenprogramma. Zo kun je tafels, stoelen, geluid en catering tijdig verplaatsen.
Maak 1 week vooraf een draaiboek met muziek, toespraken en het Lohri-programma. Print op de dag zelf extra exemplaren en bereid naambadges voor, zodat de ontvangst niet ophoudt bij ontbrekende informatie.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Lohri-viering organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna meteen, zodat je dieetwensen en aanmeldingen op tijd kunt verzamelen.
Hoeveel eten heb ik nodig voor een Lohri-viering?: Bereken de catering op basis van het definitieve aantal gasten, dat je 5 tot 7 dagen vooraf vastlegt. Tel daarnaast per gerecht rekening met ongeveer 10% extra voor tweede porties en onverwachte gasten.
Wanneer regel ik een vuurplaats en brandhout voor Lohri?: Reserveer of regel de vuurplaats en het brandhout minstens 2 weken vooraf. Controleer 1 week vooraf nogmaals de locatievoorwaarden en plan bij regen een binnenprogramma.
Wat moet ik de dag voor een Lohri-viering voorbereiden?: Doe de verse boodschappen, was en snijd groenten, bereid chutneys en sauzen en portioneer desserts en snacks 1 dag vooraf. Koel dranken en controleer ook servies, warmhoudbakken, geluidsapparatuur en het geprinte programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.