Logistiekbeurs organiseren: complete checklist

Een logistiekbeurs staat of valt met een strakke voorbereiding van exposanten, bezoekersstromen en standopbouw. Leg eerst datum en locatie vast, verzamel daarna exposantgegevens en werk de standindeling uit. In de laatste week controleer je registratie, badges, parkeerinformatie, techniek en leveringen. Op deze pagina staan 62 taken en 64 spullen bij elkaar, zodat je van de eerste uitnodiging tot het ophangen van de standnummers niets overslaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Bezoekersaanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposantgegevens controleren
2 personen
Standindeling tekenen
2 personen
Bezoekersregistratie voorbereiden
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Badges en polsbandjes maken
2 personen
Standnummers printen
Plattegronden printen
Naambordjes printen
Programma printen
Catering bestellen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Presentatiemateriaal verzamelen
2 personen
Leveringen bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Standwanden opbouwen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Stroompunten verdelen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Hapjes schikken
3 personen
Infopunten inrichten
2 personen
Plattegronden ophangen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Techniek per stand testen
3 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Badges uitdelen
2 personen
Exposanten ontvangen
2 personen
Routevragen beantwoorden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Buffet schoonhouden
2 personen
Bezoekersstromen controleren
2 personen
Voorraad controleren
Avondcatering serveren
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

Restanten veilig opbergen
2 personen
Standmaterialen afbouwen
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Bezoekersbedankingen versturen
Exposantenbedankingen versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursbaliesaantal 4
Tafelsaantal 36
Stoelenaantal 120
Standwandenaantal 30
Barkrukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Glazenaantal 200
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerplateausaantal 20

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Schermenaantal 8
Beamer
Beamerdoek
Verlengkabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 20
Oplaadstationsaantal 4
Portofoonsaantal 8
Handmicrofoon
Luidsprekersaantal 2
Powerbanksaantal 8

Decoratie

Beursbanierenaantal 8
Plantenaantal 12
Tafelkledenaantal 36
Pijlbordenaantal 12
Infopanelenaantal 6

Verlichting

Ledspotsaantal 16
Lichtslangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerlepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalbakkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Registratie

Naamkaartjesaantal 350
Badgehoudersaantal 350
Lanyardsaantal 350
Kleefetikettenaantal 500
Baliepennenaantal 20
Clipboardsaantal 8

Printwerk

Bezoekersplattegrondenaantal 350
Programmafoldersaantal 350
Exposantenmappenaantal 40
Beursstickersaantal 100
Pijlenstickersaantal 40
Notitieblokkenaantal 350
Balpennenaantal 400

Veiligheid

Kabelmattenaantal 20
Waarschuwingsbordenaantal 8
Zaklampenaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12

Transport

Transportkarrenaantal 4
Rolcontainersaantal 6
Spanbandenaantal 12

Tips

Plan de standindeling pas definitief nadat je alle exposantgegevens hebt gecontroleerd. Reserveer per stand ruimte voor een beursbalie, tafel, stoelen, schermen en eventuele standwanden.
Stuur parkeerinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de beurs mee met de bevestiging. Bezoekers vinden de ingang sneller met geprinte plattegronden, pijlborden en duidelijke standnummers.
Maak badges, polsbandjes, naambordjes en programma’s minimaal 2 dagen vooraf. Houd een extra set blanco badges en een printer of laptop achter de registratiebalie voor last-minute wijzigingen.
Test verlichting, schermen, beamer, luidsprekers, handmicrofoon en verlengkabels op locatie minstens 1 dag voor opening. Controleer ook stekkerdozen, oplaadstations en powerbanks; die worden vaak pas gemist zodra exposanten opbouwen.
Plan de opbouw in twee blokken: eerst standwanden, tafels, stoelen en balies, daarna decoratie, infopanelen en techniek. Bevestig leveringen uiterlijk 48 uur vooraf en koel dranken pas op de laatste voorbereidingsdag.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een logistiekbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en exposantenlijst. Verstuur uitnodigingen en publiceer het aanmeldformulier daarna zo snel mogelijk, zodat je tijd houdt voor standindeling, catering en registratie.
Wanneer moet ik de standindeling van een logistiekbeurs maken?: Maak een eerste indeling zodra de exposantenlijst bekend is en leg de definitieve versie ongeveer 2 weken voor de beurs vast. Controleer daarna nog één keer de afmetingen, standnummers en benodigde standwanden.
Hoeveel badges en polsbandjes moet ik maken?: Maak voor elke aangemelde bezoeker, exposant en medewerker één exemplaar en druk daarnaast 5 tot 10 procent extra. Bij 200 verwachte aanwezigen zijn dat bijvoorbeeld 210 tot 220 badges of polsbandjes.
Wanneer moet ik techniek en catering voor een logistiekbeurs controleren?: Bevestig catering en leveringen uiterlijk 48 uur vooraf. Test alle schermen, de beamer, verlichting, microfoon, luidsprekers en stroomvoorziening minstens 1 dag voor de opening, wanneer aanpassingen nog mogelijk zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.