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Logistikmesse organisieren: die komplette Checkliste

Eine Logistikmesse steht und fällt mit sauber geprüften Ausstellerdaten, einem verständlichen Standplan und einem reibungslosen Besucherempfang. Beginne mit Datum und Ort, verschicke danach Einladungen und halte Anmeldungen fortlaufend nach. In den letzten Tagen zählen Details: Parkinformationen, Badges, Standnummern, Lieferungen, Technik und Catering. Plane den Aufbau so, dass Möbel, Stellwände, Beleuchtung und Präsentationsmaterial vor der Registrierung der Besucher kontrolliert werden können.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Ausstellerliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Aussteller einladen

    2 Personen

  • Besucheranmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Ausstellerdaten prüfen

    2 Personen

  • Standaufteilung zeichnen

    2 Personen

  • Besucherregistrierung vorbereiten

    2 Personen

  • Parkinformationen versenden

  • Badges und Armbänder herstellen

    2 Personen

  • Standnummern drucken

  • Lagepläne drucken

  • Namensschilder drucken

  • Programm drucken

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Präsentationsmaterial sammeln

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Stellwände aufbauen

    4 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse verteilen

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Snacks anrichten

    3 Personen

  • Infopunkte einrichten

    2 Personen

  • Pläne aufhängen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Technik pro Stand testen

    3 Personen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    3 Personen

Event

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    2 Personen

  • Fragen zur Route beantworten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Buffet sauber halten

    2 Personen

  • Besucherströme kontrollieren

    2 Personen

  • Bestand prüfen

  • Abendcatering servieren

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Aussteller auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

  • Standmaterialien abbauen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfall getrennt entsorgen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Besucherdankeschöns versenden

  • Dankeschön an Aussteller versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MesseständeAnz. 4
  • TischeAnz. 36
  • StühleAnz. 120
  • StandwändeAnz. 30
  • BarhockerAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 150
  • GläserAnz. 200
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierplattenAnz. 20

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 4
  • TabletsAnz. 4
  • AbschirmungenAnz. 8
  • Beamer
  • Projektorleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 20
  • VerlängerungskabelAnz. 20
  • LadestationenAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 8
  • Handmikrofon
  • LautsprecherAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 8

Dekoration

  • MessebannerAnz. 8
  • PflanzenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 36
  • WegweiserAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 16
  • LichtschläucheAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 6

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • AbfallbehälterAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Registrierung

  • NamensschilderAnz. 350
  • BadgehalterAnz. 350
  • LanyardsAnz. 350
  • KlebeetikettenAnz. 500
  • TresenstifteAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 8

Drucksachen

  • BesucherpläneAnz. 350
  • ProgrammhefteAnz. 350
  • AusstellerordnerAnz. 40
  • MesseaufkleberAnz. 100
  • PfeilaufkleberAnz. 40
  • NotizblöckeAnz. 350
  • KugelschreiberAnz. 400

Sicherheit

  • KabelmattenAnz. 20
  • WarnschilderAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 6
  • ArbeitshandschuheAnz. 12

Transport

  • TransportwagenAnz. 4
  • RollcontainerAnz. 6
  • SpanngurteAnz. 12

Tipps

  • Prüfe die Ausstellerdaten spätestens 7 Tage vor der Messe und übertrage Namen, Standnummern und Kontaktdaten erst danach in Badges, Namensschilder und Lagepläne.
  • Schicke Parkinformationen und Anreisehinweise mindestens 5 Tage vor dem Termin. Besucher finden den Eingang schneller, wenn Wegweiser und Lagepläne bereits am Parkplatz und im Gebäude hängen.
  • Bestätige jede Lieferung 2 bis 3 Tage vorher mit Lieferzeit, Ansprechpartner und Abladeort. So blockieren Messestände, Standwände oder Präsentationsmaterial nicht ungeplant den Eingangsbereich.
  • Teste Laptops, Tablets, Beamer, Projektorleinwand, Lautsprecher und Handmikrofon am Vortag mit den tatsächlich verwendeten Kabeln. Plane mindestens 30 Minuten für einen zweiten Technikcheck am Veranstaltungsmorgen ein.
  • Bestelle Catering nach bestätigten Anmeldungen und ergänze eine Reserve von etwa 10 Prozent. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vorher, damit passende Teller, Gläser und Besteck bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Logistikmesse organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Ausstellerliste. Anmeldeformular und Einladungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin verfügbar sein.
Wann müssen die Ausstellerdaten für eine Logistikmesse feststehen?
Setze eine verbindliche Frist 7 Tage vor der Messe. Danach kannst du Standaufteilung, Standnummern, Badges, Namensschilder und Lagepläne ohne tägliche Änderungen vorbereiten.
Wann baut man die Messestände und Stellwände auf?
Der Aufbau sollte am Vortag oder mindestens 3 Stunden vor dem Besucherempfang beginnen. So bleiben Zeit für Beleuchtung, Strom, Standnummern und eine Kontrolle der Präsentationstechnik.
Wie viel Catering braucht man für eine Logistikmesse?
Plane pro angemeldeter Person etwa 10 Prozent Reserve ein. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt sein; Geschirr, Servierplatten und Ernährungswünsche kontrollierst du spätestens am Vortag.

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