Zo organiseer je een logistiekbeurs zonder gaten in de planning

Een logistiekbeurs organiseren begint niet met het neerzetten van stands, maar met een strak overzicht van exposanten, bezoekers en logistiek. Leg eerst datum en locatie vast en bepaal daarna hoeveel stands, registratietafels en presentatiemomenten nodig zijn. Werk vervolgens toe naar een gecontroleerde opbouw: standindeling, stroompunten, bewegwijzering, badges, leveringen en catering. De laatste dagen draait alles om controleren wat nog ontbreekt en wie waarvoor verantwoordelijk is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
3
Aanmeldformulier publiceren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Exposanten uitnodigen
2 personen
6
Bezoekersaanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Exposantgegevens controleren
2 personen
9
Standindeling tekenen
2 personen
10
Bezoekersregistratie voorbereiden
2 personen
11
Parkeerinformatie versturen
12
Badges en polsbandjes maken
2 personen
13
Standnummers printen
14
Plattegronden printen
15
Naambordjes printen
16
Programma printen
17
Catering bestellen
2 personen
18
Verlichting controleren
2 personen
19
Presentatiemateriaal verzamelen
2 personen
20
Leveringen bevestigen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
24
Standwanden opbouwen
4 personen
25
Standnummers ophangen
2 personen
26
Stroompunten verdelen
2 personen
27
Verlichting aansluiten
2 personen
28
Registratiebalie opbouwen
2 personen
29
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
30
Hapjes schikken
3 personen
31
Infopunten inrichten
2 personen
32
Plattegronden ophangen
2 personen
33
Toiletten controleren
2 personen
34
Techniek per stand testen
3 personen
35
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

36
Deuren openen
3 personen
37
Bezoekers registreren
3 personen
38
Badges uitdelen
2 personen
39
Exposanten ontvangen
2 personen
40
Routevragen beantwoorden
2 personen
41
Koffie en thee serveren
2 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Hapjes aanvullen
2 personen
44
Afvalbakken legen
2 personen
45
Buffet schoonhouden
2 personen
46
Bezoekersstromen controleren
2 personen
47
Voorraad controleren
48
Avondcatering serveren
3 personen
49
Servies verzamelen
2 personen
50
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen
51
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

52
Restanten veilig opbergen
2 personen
53
Standmaterialen afbouwen
4 personen
54
Meubilair terugplaatsen
4 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Locatie schoonmaken
4 personen
57
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
58
Materialen inventariseren
2 personen
59
Huurmaterialen retourneren
2 personen
60
Verloren voorwerpen registreren
61
Bezoekersbedankingen versturen
62
Exposantenbedankingen versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursbaliesaantal 4
Tafelsaantal 36
Stoelenaantal 120
Standwandenaantal 30
Barkrukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Glazenaantal 200
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerplateausaantal 20

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Schermenaantal 8
Beamer
Beamerdoek
Verlengkabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 20
Oplaadstationsaantal 4
Portofoonsaantal 8
Handmicrofoon
Luidsprekersaantal 2
Powerbanksaantal 8

Decoratie

Beursbanierenaantal 8
Plantenaantal 12
Tafelkledenaantal 36
Pijlbordenaantal 12
Infopanelenaantal 6

Verlichting

Ledspotsaantal 16
Lichtslangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerlepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalbakkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Registratie

Naamkaartjesaantal 350
Badgehoudersaantal 350
Lanyardsaantal 350
Kleefetikettenaantal 500
Baliepennenaantal 20
Clipboardsaantal 8

Printwerk

Bezoekersplattegrondenaantal 350
Programmafoldersaantal 350
Exposantenmappenaantal 40
Beursstickersaantal 100
Pijlenstickersaantal 40
Notitieblokkenaantal 350
Balpennenaantal 400

Veiligheid

Kabelmattenaantal 20
Waarschuwingsbordenaantal 8
Zaklampenaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12

Transport

Transportkarrenaantal 4
Rolcontainersaantal 6
Spanbandenaantal 12

Tips

Maak de standindeling zodra de exposantenlijst grotendeels compleet is. Houd per stand rekening met een beursbalie, standwanden, verlichting, stroom en voldoende loopruimte; wijzigingen op de beursdag kosten snel uren.
Stuur parkeerinformatie en opbouwinstructies uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld daarin ook waar leveringen aankomen, wanneer exposanten toegang krijgen en wie zij bij aankomst kunnen bellen.
Controleer exposantgegevens niet alleen op bedrijfsnaam, maar ook op contactpersoon, standnummer, stroombehoefte en presentatiemateriaal. Plan deze controle minstens 7 dagen voor de beurs, zodat je nog plattegronden en standnummers kunt aanpassen.
Richt bezoekersregistratie in met tablets of laptops, badges, polsbandjes en een geprinte back-up. Test alle apparaten en oplaadstations de avond ervoor en leg extra verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks klaar.
Bestel catering op basis van bevestigde bezoekers en exposanten en tel 10 procent extra mee. Koel dranken pas op de laatste voorbereidingsdag, zet servies en serveerplateaus klaar en wijs één persoon aan voor bijvullen en opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een logistiekbeurs?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, locatie en exposantenlijst. Publiceer het aanmeldformulier uiterlijk 8 weken voor de beurs en sluit de definitieve registratie ongeveer 7 dagen vooraf.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een logistiekbeurs?: Reken voor een beurs met standwanden, beursbalies, tafels, bewegwijzering en techniek op minimaal 4 tot 6 uur opbouw. Plan daarna nog 1 uur voor een volledige controle van stroom, verlichting, schermen, badges en plattegronden.
Wanneer maak je de standindeling van een logistiekbeurs?: Maak een eerste indeling zodra je ongeveer 70 procent van de exposanten kent, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Bevries de definitieve versie uiterlijk 7 dagen voor de beurs, zodat standnummers, plattegronden en naambordjes op tijd geprint zijn.
Hoeveel drinken heb je nodig voor een logistiekbeurs?: Reken voor het eerste beursuur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Neem daarnaast circa 10 procent reserve, vooral wanneer bezoekers meerdere uren blijven en er ook exposanten aanwezig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.