Checklist voor een goed georganiseerde stagemarkt

Een stagemarkt staat of valt met een duidelijke volgorde: eerst leg je datum en programma vast, daarna werf je bedrijven en open je de bezoekersregistratie. In de laatste weken draait het om bedrijfsgegevens, standindeling, communicatie en catering. Op de dag zelf heb je naast stands en tafels ook een registratiepunt, naambadges, bewegwijzering en geteste techniek nodig. Deze checklist bevat 67 taken en 86 spullen, zodat je niets pas tijdens de opbouw hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemende bedrijven benaderen
2 personen
Aanmeldformulier voor bedrijven maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Bezoekersregistratie openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Bedrijfsgegevens verzamelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bedrijfslogo's verzamelen
Plattegrond met stands maken
2 personen
Standnummers toewijzen
Parkeerinformatie delen
Programma publiceren
Bevestigingen naar bedrijven sturen
Catering reserveren
Drankvoorraad bepalen
Printwerk voorbereiden
2 personen
Naambadges maken
2 personen
Bezoekerslijst printen
Infomappen samenstellen
3 personen
Standmaterialen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Ontvangstruimte voorbereiden
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Locatie openen
2 personen
Standplaatsen uitzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Stands aankleden
6 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Infomateriaal klaarleggen
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Techniek en stroom testen
2 personen

Event

Bedrijven ontvangen
3 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad controleren
Bedrijven ondersteunen
2 personen
Einde van de markt aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Bedrijven uitchecken
2 personen

Nazorg

Standmaterialen verzamelen
5 personen
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedrijven bedanken
Bezoekers opvolgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 8
Beurstafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Registratietafel
Barkrukkenaantal 16
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 32
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Presentatieschermenaantal 4
Beeldschermkabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Powerbanksaantal 6
Draadloze microfoon
Compacte speakeraantal 2
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Standachterwandenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbundelsaantal 12
Plantdecoratieaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Welkomstbord
Programmapostersaantal 8
Standnummersaantal 24
Bedrijfsnaambordenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Voedselcontainersaantal 12
Waterkannenaantal 8
IJsblokbakkenaantal 6
Flessenopenersaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekhoudersaantal 4
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Registratie

Naambadgesaantal 250
Badgehoudersaantal 250
Lanyardsaantal 250
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Bezoekersformulierenaantal 300
Polsbandjesaantal 250

Printwerk

Infomappenaantal 250
Plattegrondenaantal 300
Programmaflyersaantal 300
A4-papieraantal 2
Printer
Printertonersaantal 4

Kantoor

Plakbandaantal 12
Schilderstapeaantal 12
Schaaraantal 8
Stanleymesaantal 4
Touwaantal 4
Tie-wrapsaantal 200
Whiteboardstiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 24
Markeerstiftenaantal 12

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Antislipmattenaantal 12

Transport

Transportkarrenaantal 3
Opbergkrattenaantal 20
Rolcontainersaantal 4

Tips

Vraag deelnemende bedrijven uiterlijk enkele weken vooraf om hun logo, bedrijfsgegevens en wensen voor de stand. Zonder die informatie blijven standnummers, bedrijfsnaamborden en het programma tot het laatste moment onvolledig.
Open de bezoekersregistratie zodra het programma gepubliceerd is en verwerk aanmeldingen doorlopend. Verzamel dieetwensen niet pas bij binnenkomst, maar sluit de inventarisatie enkele dagen voor de catering af.
Maak de plattegrond niet alleen voor bezoekers, maar ook voor de opbouwploeg. Geef elke stand een nummer en zet die nummers op de plattegrond, standborden en communicatie naar bedrijven.
Test laptop, tablets, presentatieschermen, beeldschermkabels, microfoon en speaker vóór de opening. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen per stand klaar en houd powerbanks en oplaadstations bij de registratie.
Plan de laatste boodschappen en het koelen van dranken op de dag vóór of de ochtend van de stagemarkt. Zet een registratietafel met bezoekerslijst, naambadges en infomappen bij de ingang en wijs één persoon aan voor vragen en wijzigingen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik bedrijven benaderen voor een stagemarkt?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het benaderen van bedrijven. Zo houd je tijd over voor reacties, het verzamelen van logo’s en gegevens, de standindeling en het publiceren van een definitief programma.
Hoe lang van tevoren moet de bezoekersregistratie open?: Open de registratie ongeveer 4 tot 6 weken voor de stagemarkt. Verwerk aanmeldingen wekelijks en maak de bezoekerslijst 1 tot 2 dagen vooraf definitief voor het printwerk.
Wanneer moet ik de plattegrond en standnummers maken?: Maak een eerste indeling zodra de deelnemende bedrijven bekend zijn, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Stuur de definitieve plattegrond en standnummers uiterlijk 5 werkdagen voor de markt mee met de bevestiging.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een stagemarkt?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, standachterwanden, naamborden, registratie, techniek en bewegwijzering. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor een technische test en een controle van de bezoekersontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.