Checklist pour organiser le Salon de la logistique

Le Salon de la logistique demande une coordination précise entre exposants, visiteurs, stands et prestataires. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance dans cet ordre : inscriptions, plan des stands, informations pratiques et production des supports. La dernière semaine, vérifie surtout les livraisons, l’éclairage, le matériel audiovisuel et la restauration. Le jour J, prévois une équipe identifiable pour installer les tables, les cloisons, les numéros de stand et l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions des visiteurs
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les informations des exposants
2 personnes
Dessiner le plan du stand
2 personnes
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Fabriquer les badges et bracelets
2 personnes
Imprimer les numéros de stand
Imprimer les plans
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer le programme
Commander le catering
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Rassembler le matériel de présentation
2 personnes
Confirmer les livraisons
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les cloisons de stand
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Installer les points d'information
2 personnes
Afficher les plans
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Tester la technique par stand
3 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Accueillir les exposants
2 personnes
Répondre aux questions de l’itinéraire
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Maintenir le buffet propre
2 personnes
Contrôler les flux de visiteurs
2 personnes
Vérifier les stocks
Servir le catering du soir
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Démonter les matériaux du stand
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer les remerciements aux visiteurs
Envoyer les remerciements aux exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoirs du salonqté 4
Tablesqté 36
Chaisesqté 120
Panneaux de standqté 30
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verresqté 200
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 4
Écransqté 8
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 20
Stations de rechargeqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Microphone à main
Haut-parleursqté 2
Batteries externesqté 8

Décoration

Banderoles de salonqté 8
Plantesqté 12
Nappesqté 36
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’informationqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 16
Guirlandes lumineusesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Cuillères de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Poubellesqté 12

Catering

Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 350
Porte-badgesqté 350
Lanyardsqté 350
Étiquettes adhésivesqté 500
Stylos de comptoirqté 20
Presse-papiersqté 8

Imprimés

Plans des visiteursqté 350
Brochures du programmeqté 350
Dossiers des exposantsqté 40
Autocollants du salonqté 100
Autocollants flèchesqté 40
Blocs-notesqté 350
Stylos à billeqté 400

Sécurité

Passe-câblesqté 20
Panneaux d'avertissementqté 8
Lampes de pocheqté 6
Gants de travailqté 12

Transport

Chariots de transportqté 4
Roll-containersqté 6
Sangles d'arrimageqté 12

Conseils

Fixe la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions : réserve au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les exposants, le plan des stands et les prestataires.
Ferme les inscriptions visiteurs 3 à 5 jours avant le salon si tu dois imprimer les badges nominatifs. Prépare aussi une procédure pour les inscriptions sur place.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmets le nombre définitif au traiteur 5 à 7 jours avant l’événement. Prévois les tasses, verres, assiettes et couverts séparément.
Dessine le plan des stands avant d’imprimer les numéros et les plans visiteurs. Garde une largeur d’au moins 1,20 m pour les passages et réserve un emplacement clairement identifié pour chaque exposant.
Teste l’éclairage, les écrans, le vidéoprojecteur, le microphone et les haut-parleurs la veille. Compte une rallonge et une multiprise par zone équipée, avec des batteries externes et des talkies-walkies disponibles pour l’équipe.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Salon de la logistique ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de fixer le lieu, recruter les exposants, publier le formulaire d’inscription et confirmer le mobilier, le catering et le matériel technique.
Quand envoyer les invitations aux exposants ?: Envoie une première invitation 6 à 8 semaines avant le salon, avec la date, le lieu et le formulaire d’inscription. Relance les exposants non inscrits environ 10 jours plus tard afin de finaliser le plan des stands.
Quand imprimer les badges et les plans du salon ?: Imprime les badges nominatifs, les numéros de stand et les plans 3 à 5 jours avant l’événement, après vérification des inscriptions. Garde une réserve d’au moins 10 % de badges vierges pour les changements de dernière minute.
Combien de temps prévoir pour installer les stands ?: Prévois au minimum 3 heures avant l’ouverture pour installer les tables, chaises, cloisons, comptoirs et panneaux. Ajoute 30 minutes pour tester l’éclairage, les écrans, la sonorisation et les branchements électriques.

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