Checklist para organizar una feria de logística
Una feria de logística necesita coordinación entre expositores, visitantes, montaje y tecnología. Esta checklist reúne 62 tareas y 64 materiales para avanzar en el orden correcto, desde fijar la fecha y abrir las inscripciones hasta colgar los números de los stands. Reserva tiempo para comprobar los datos de cada expositor, preparar la distribución y enviar la información de aparcamiento. En los últimos días, confirma las entregas, enfría las bebidas y revisa conexiones, iluminación y acreditaciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Preparar la lista de expositores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Gestionar las inscripciones de visitantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los datos de los expositores
2 personas
Dibujar la distribución de los stands
2 personas
Preparar el registro de visitantes
2 personas
Enviar la información de aparcamiento
Hacer acreditaciones y pulseras
2 personas
Imprimir números de stand
Imprimir los planos
Imprimir etiquetas con nombres
Imprimir el programa
Pedir el catering
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Reunir material de presentación
2 personas
Confirmar entregas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las paredes del stand
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Disponer los aperitivos
3 personas
Montar puntos de información
2 personas
Colgar planos
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Probar la técnica de cada stand
3 personas
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Evento
Abrir las puertas
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Recibir a los expositores
2 personas
Responder las preguntas de la ruta
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener limpio el buffet
2 personas
Controlar el flujo de visitantes
2 personas
Comprobar el inventario
Servir el catering de la noche
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
3 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Seguimiento
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Desmontar los materiales del stand
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos por separado
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar agradecimientos a los visitantes
Enviar agradecimientos a los expositores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mostradores de feriacant. 4
- Mesascant. 36
- Sillascant. 120
- Paredes para standscant. 30
- Taburetes de barcant. 12
- Percheroscant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 150
- Vasoscant. 200
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas para servircant. 20
Equipo
- Portátilescant. 4
- Tabletscant. 4
- Vallascant. 8
- Proyector
- Pantalla para proyector
- Cables alargadorescant. 20
- Regletascant. 20
- Estaciones de cargacant. 4
- Walkie-talkiescant. 8
- Micrófono de mano
- Altavocescant. 2
- Baterías externascant. 8
Decoración
- Banderas publicitariascant. 8
- Plantascant. 12
- Mantelescant. 36
- Carteles direccionalescant. 12
- Paneles informativoscant. 6
Iluminación
- Focos LEDcant. 16
- Cables de lucescant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Cucharones de servircant. 12
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 6
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
- Papeleracant. 12
Catering
- Compras
Registro
- Tarjetas de nombrecant. 350
- Portabadgescant. 350
- Lanyardscant. 350
- Etiquetas adhesivascant. 500
- Bolígrafos para la recepcióncant. 20
- Portapapelescant. 8
Impresos
- Mapas para visitantescant. 350
- Folletos del programacant. 350
- Carpetas de expositorescant. 40
- Pegatinas de feriacant. 100
- Pegatinas de flechascant. 40
- Bloc de notascant. 350
- Bolígrafoscant. 400
Seguridad
- Alfombrillas para cablescant. 20
- Señales de advertenciacant. 8
- Linternascant. 6
- Guantes de trabajocant. 12
Transporte
- Carros de transportecant. 4
- Contenedores rodantescant. 6
- Correas de amarrecant. 12
Consejos
- Cierra la distribución de los stands antes de imprimir planos, números y acreditaciones. Deja pasillos despejados y confirma con cada expositor el espacio que necesita.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y pásalas al catering con antelación. Así evitas corregir menús el día del montaje.
- Prepara el registro de visitantes y las pulseras antes de abrir las puertas. Imprime también etiquetas con nombres y guarda material adicional para las inscripciones en el momento.
- Comprueba cada portátil, tablet, proyector, pantalla, micrófono y altavoz antes de montar. Cuenta los cables alargadores, regletas, baterías externas y estaciones de carga para no depender de una sola toma.
- Haz una última revisión cuando las mesas, sillas y paredes de los stands estén colocadas. Comprueba que los números, carteles direccionales, focos LED y cables de luces se vean y no creen obstáculos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de logística?
- Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha y lugar, preparar la lista de expositores y publicar la inscripción. Reserva la última semana para confirmar entregas, imprimir materiales y cerrar el catering.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones a los expositores?
- Envíalas entre 6 y 8 semanas antes de la feria, junto con el formulario de inscripción. Cierra los datos definitivos de cada expositor como mínimo 10 días antes para poder dibujar los stands e imprimir la señalización.
- ¿Cuándo se prepara el material de acreditación?
- Prepara acreditaciones, pulseras, etiquetas y el registro de visitantes entre 3 y 5 días antes. Imprime al menos un 10 % adicional para cambios y visitantes que se inscriban al llegar.
- ¿Qué hay que revisar el día anterior a la feria?
- El día anterior comprueba iluminación, equipos audiovisuales, conexiones, planos, números de stand y carteles direccionales. También confirma las entregas, coloca las bebidas en frío y verifica que el catering tenga las preferencias dietéticas correctas.
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