Liveconcert organiseren: checklist en planning

Een liveconcert organiseren vraagt meer dan artiesten boeken en een podium neerzetten. Je moet locatie, vergunningen, contracten, geluid, licht, veiligheid, catering en bezoekersstromen in de juiste volgorde regelen. Plan technische afspraken vroeg, want een geluidsplan, lichtplan en stroomverdeling bepalen wat er op de dag zelf mogelijk is. Deze checklist helpt je van de eerste reserveringen tot het vrijmaken van de laadruimte en de laatste bezoekersinformatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Artiesten en programma vastleggen
2 personen
Locatie en datum reserveren
2 personen
Benodigde vergunningen aanvragen
Artiestencontracten bevestigen
2 personen
Geluidsplan laten opstellen
2 personen
Lichtplan laten opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
2 personen
Techniek en instrumenten reserveren
2 personen
Fotograaf reserveren
Beveiliging en EHBO regelen
2 personen
Vervoer voor artiesten regelen
Parkeer- en laadplekken vastleggen
Bezoekerslijst en polsbandjes maken
2 personen
Draaiboek en tijdschema afdrukken
Laatste bezoekersinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Locatie en toiletten schoonmaken
3 personen
Laadruimte vrijmaken
2 personen
Podiumonderdelen uitladen
4 personen
Podium opbouwen
4 personen
Backstage inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Microfoons en kabels aansluiten
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
Lichttest uitvoeren
2 personen
Entree en garderobe opstellen
3 personen
Bar en uitgiftepunt inrichten
3 personen
Buffet en hapjes klaarzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Wegwijzers en veiligheidsborden plaatsen
2 personen
Kassa en betaalterminal testen
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels bijvullen
2 personen
Eerste band aankondigen
Optreden eerste band begeleiden
2 personen
Pauze en publieksservice verzorgen
3 personen
Tweede optreden aankondigen
Optreden tweede band begeleiden
2 personen
Avondmaaltijd uitgeven
4 personen
Headliner aankondigen
Hoofdoptreden begeleiden
3 personen
Publieksveiligheid controleren
3 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Afvalbakken tussentijds legen
2 personen
Laatste optreden afsluiten
2 personen
Afscheid en garderobe afhandelen
3 personen
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen
Artiesten uitchecken
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
Bar en keuken leegruimen
3 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Podium en techniek afbreken
4 personen
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Voorraad tellen en opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Locatiesleutels en toegangspassen inleveren
Eindafrekening met leveranciers controleren
2 personen
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Biertafelsaantal 12
Statafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 180
Barkrukkenaantal 6

Apparatuur

PA-speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 6
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
XLR-kabelsaantal 16
Koptelefoonaantal 2
Laptop voor afspeellijst
Actieve USB-hub
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Gaffer tapeaantal 8

Verlichting

LED-podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 12
Lichtcontroller

Decoratie

Bannersaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 22
Podiumachterdoek
Wegwijzerbordenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Kurkentrekkersaantal 4
Flessenopenersaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Papieren handdoekenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 8

Administratie

Polsbandjesaantal 220
Garderobenummersaantal 220
Kleingeldkassaaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Draaiboekenaantal 8
Printpapieraantal 2
Pennenaantal 20

Tips

Leg artiesten, datum en locatie eerst vast en bevestig daarna de contracten schriftelijk. Controleer meteen technische wensen, benodigde instrumenten en het tijdstip waarop elke act arriveert.
Laat geluids- en lichtplan niet pas in de laatste week maken. Gebruik de plannen om PA-speakers, subwoofers, microfoons, monitoren, kabels, lichtstatieven en stroompunten tijdig te reserveren.
Regel vergunningen, beveiliging en EHBO ruim vóór je uitnodigingen verstuurt. Bezoekersinformatie moet uiterlijk vóór het concert duidelijk zijn over toegang, parkeren, aanmeldingen en eventuele polsbandjes.
Plan de logistiek rond laden en lossen afzonderlijk van het programma. Leg parkeer- en laadplekken vast, maak de laadruimte vrij en zorg dat podiumonderdelen en techniek vóór de opbouw klaarstaan.
Verzamel dieetwensen vóór je catering definitief bevestigt en koel dranken pas nadat de boodschappen zijn gecontroleerd. Druk draaiboek, tijdschema, bezoekerslijst en polsbandjes vooraf af; op de concertdag wil je niet meer printen of zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een liveconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met artiesten, locatie en datum. Plan vergunningen, contracten en technische plannen daarna zo vroeg mogelijk, omdat wijzigingen in geluid, licht of capaciteit vaak meerdere partijen raken.
Wanneer moet ik een vergunning voor een liveconcert aanvragen?: Dien de aanvraag in zodra datum, locatie en programma voldoende vaststaan. Houd minimaal 6 tot 8 weken voorbereiding aan en controleer de termijn van je gemeente; zonder bevestiging moet je geen uitnodigingen of definitieve bezoekersinformatie versturen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een liveconcert?: Reserveer minimaal 4 tot 6 uur voor uitladen, podium, PA, licht, bekabeling en soundcheck. Bij meerdere acts of een complexe lichtopstelling heb je vaak een volledige dag nodig; houd daarna nog tijd vrij voor een technische controle vóór de deuren openen.
Wanneer moet ik de laatste informatie naar concertbezoekers sturen?: Stuur de laatste bezoekersinformatie 3 tot 7 dagen vóór het concert. Vermeld daarin toegangstijd, locatie, parkeren, eventuele aanmeldingen en wat bezoekers met dieetwensen of speciale behoeften moeten weten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.