Livekonzert organisieren: die praktische Checkliste

Ein Livekonzert braucht mehr als Bühne und Band. Früh geklärte Genehmigungen, Verträge und ein belastbarer Technikplan verhindern Stress kurz vor dem Einlass. Plane außerdem Ladewege, Künstlertransport, Besucherinformationen und Erste Hilfe, bevor der Aufbau beginnt. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Aufräumen nach dem Konzert und hilft dir, typische Last-Minute-Probleme zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Künstler und Programm festlegen
2 Personen
Ort und Datum reservieren
2 Personen
Benötigte Genehmigungen beantragen
Künstlerverträge bestätigen
2 Personen
Lärmkonzept erstellen lassen
2 Personen
Lichtplan erstellen lassen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
2 Personen
Technik und Instrumente reservieren
2 Personen
Fotograf buchen
Sicherheit und Erste Hilfe organisieren
2 Personen
Transport für Künstler organisieren
Park- und Ladeplätze festlegen
Besucherliste und Armbänder erstellen
2 Personen
Ablaufplan und Zeitplan drucken
Letzte Besucherinformationen versenden
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Ort und Toiletten reinigen
3 Personen
Laderaum freimachen
2 Personen
Podiumsteile ausladen
4 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Backstage einrichten
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Instrumente bereitstellen
3 Personen
Mikrofone und Kabel anschließen
3 Personen
Soundcheck durchführen
4 Personen
Lichttest durchführen
2 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
3 Personen
Bar und Ausgabestelle einrichten
3 Personen
Buffet und Häppchen vorbereiten
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser und Sicherheitsschilder aufstellen
2 Personen
Kasse und Zahlungsterminal testen
2 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet und Tische nachfüllen
2 Personen
Erste Band ankündigen
Auftritt der ersten Band begleiten
2 Personen
Pause und Publikumsservice betreuen
3 Personen
Zweiten Auftritt ankündigen
Auftritt der zweiten Band betreuen
2 Personen
Abendessen ausgeben
4 Personen
Headliner ankündigen
Hauptauftritt begleiten
3 Personen
Publikumssicherheit überprüfen
3 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Mülltonnen zwischendurch leeren
2 Personen
Letzten Auftritt abschließen
2 Personen
Verabschiedung und Garderobe abwickeln
3 Personen
Besucher sicher abreisen lassen
3 Personen
Künstler auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
3 Personen
Bar und Küche leer räumen
3 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Bühne und Technik abbauen
4 Personen
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Bestand zählen und einlagern
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Standortschlüssel und Zutrittskarten abgeben
Endabrechnung mit Lieferanten prüfen
2 Personen
Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
BiertischeAnz. 12
StehtischeAnz. 10
StühleAnz. 80
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 180
BarhockerAnz. 6

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
BühnemonitoreAnz. 4
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
InstrumentenkabelAnz. 12
XLR-KabelAnz. 16
KopfhörerAnz. 2
Laptop für die Playlist
Aktiver USB-Hub
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
Gaffer TapeAnz. 8

Beleuchtung

LED-BühnenstrahlerAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
Lichtcontroller

Dekoration

BannerAnz. 6
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 22
Bühnenhintergrund
Wegweiser-SchilderAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180

Küche

KühlboxenAnz. 6
KühlboxenAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
KorkenzieherAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
PapierhandtücherAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8

Verwaltung

ArmbänderAnz. 220
GarderobennummernAnz. 220
KleingeldkasseAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
AbläufeAnz. 8
DruckpapierAnz. 2
StifteAnz. 20

Tipps

Kläre Ort, Datum und Genehmigungen zuerst. Für Lärmschutz, Veranstaltungsauflagen und mögliche Nachforderungen solltest du mehrere Wochen Puffer einplanen, bevor Einladungen verschickt werden.
Bestätige Künstlerverträge und den Ablauf schriftlich. Lege Ankunft, Soundcheck, Auftritt, Pausen und Abreise mit konkreten Uhrzeiten fest, damit Transport und Technik zusammenpassen.
Plane die Technik nicht nur nach der Bühne. Für PA, Subwoofer, Monitore, Mikrofone und Licht brauchst du ausreichend Strom, Kabelwege und freie Ladeflächen; markiere Kabel mit Kabelkanälen und Gaffer Tape.
Verschicke die letzten Besucherinformationen spätestens 2 bis 3 Tage vorher. Nenne Einlasszeit, Park- und Ladehinweise, Zugang, Garderobe und eventuelle Änderungen beim Programm.
Kühle Getränke erst kurz vor dem Einlass und prüfe das Catering anhand der erfassten Ernährungswünsche. Eine letzte Bestandskontrolle am Veranstaltungstag verhindert, dass Gläser, Sitzplätze oder Ausgabeflächen fehlen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Livekonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstler, Ort, Genehmigungen und Technik sollten zuerst feststehen; Catering und Besucherinformationen folgen danach.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Livekonzert?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Bei warmem Wetter oder einem langen Konzert solltest du zusätzlich stilles Wasser einplanen.
Wann sollte die Technik für ein Livekonzert aufgebaut werden?: Plane den Aufbau mindestens 4 bis 6 Stunden vor dem Einlass, bei umfangreicher Licht- und Tontechnik eher einen halben Tag früher. Der Soundcheck braucht zusätzlich einen festen Zeitblock vor dem Publikumseinlass.
Was muss ich den Gästen vor dem Konzert mitteilen?: Schicke die wichtigsten Informationen 2 bis 3 Tage vorher: Einlasszeit, Veranstaltungsort, Parkmöglichkeiten, Zugang, Programm und Hinweise zu Garderobe oder Sitzplätzen. Änderungen am Ablauf solltest du am Veranstaltungstag zusätzlich sichtbar aushängen.

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