Checklist para organizar un concierto en vivo

Organizar un concierto en vivo exige coordinar artistas, permisos, técnica, público y proveedores en un orden concreto. Empieza por reservar el lugar y la fecha, cerrar el programa y confirmar los contratos antes de contratar sonido, iluminación y transporte. Durante las últimas semanas tendrás que gestionar inscripciones, preferencias dietéticas, seguridad y accesos. El día anterior se concentran tareas que suelen llegar tarde: enfriar bebidas, preparar el catering, imprimir horarios y despejar la zona de carga.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Contratar artistas y programa
2 personas
Reservar lugar y fecha
2 personas
Solicitar los permisos necesarios
Confirmar los contratos de los artistas
2 personas
Encargar el plan de sonido
2 personas
Hacer preparar el plan de iluminación
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
2 personas
Reservar técnica e instrumentos
2 personas
Reservar fotógrafo
Organizar seguridad y primeros auxilios
2 personas
Organizar el transporte para los artistas
Asignar las zonas de aparcamiento y carga
Crear la lista de asistentes y las pulseras
2 personas
Imprimir el programa y el horario
Enviar la información final para visitantes
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Limpiar el recinto y los baños
3 personas
Despejar la zona de carga
2 personas
Descargar las piezas del escenario
4 personas
Montar el escenario
4 personas
Montar backstage
3 personas
Montar el sistema de sonido
4 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Conectar micrófonos y cables
3 personas
Realizar la prueba de sonido
4 personas
Realizar la prueba de luces
2 personas
Montar la entrada y el guardarropa
3 personas
Montar el bar y el punto de distribución
3 personas
Preparar el buffet y los aperitivos
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales y carteles de seguridad
2 personas
Probar la caja registradora y el terminal de pago
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir pulseras
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé y las mesas
2 personas
Anunciar la primera banda
Acompañar la actuación de la primera banda
2 personas
Gestionar el descanso y el servicio al público
3 personas
Anunciar la segunda actuación
Coordinar la actuación de la segunda banda
2 personas
Servir la cena
4 personas
Anunciar al cabeza de cartel
Coordinar la actuación principal
3 personas
Comprobar la seguridad del público
3 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Vaciar los cubos de basura durante el evento
2 personas
Cerrar la última actuación
2 personas
Gestionar la despedida y el guardarropa
3 personas
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
3 personas
Hacer el check-out de los artistas
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
3 personas
Vaciar el bar y la cocina
3 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Recoger y retirar la basura
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Desmontar el escenario y el equipo técnico
4 personas
Limpiar a fondo el lugar
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Contar y guardar el inventario
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Registrar objetos perdidos
Entregar las llaves y acreditaciones del recinto
Comprobar la liquidación final con los proveedores
2 personas
Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Mesas de cervezacant. 12
Mesas altascant. 10
Sillascant. 80
Percheroscant. 4
Perchascant. 180
Taburetes de barcant. 6

Equipo

Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 6
Soportes para micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables de instrumentoscant. 12
Cables XLRcant. 16
Auricularescant. 2
Portátil para la lista de reproducción
Hub USB activa
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Cinta gaffercant. 8

Iluminación

Focos LED para escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 12
Controlador de luces

Decoración

Bannerscant. 6
Globoscant. 100
Mantelescant. 22
Telón de fondo del escenario
Señales de orientacióncant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Cajas de hielocant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12
Bandejas de serviciocant. 8
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Sacacorchoscant. 4
Abrebotellascant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Termoscant. 6

Catering

Compras

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Toallas de papelcant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Administración

Pulserascant. 220
Números de guardarropacant. 220
Caja de cambiocant. 2
Terminales de pagocant. 2
Guionescant. 8
Papel de impresióncant. 2
Bolígrafoscant. 20

Consejos

Cierra el programa y los contratos antes de encargar el plan de sonido y preparar la iluminación. Así el equipo técnico conoce con tiempo el número de artistas, micrófonos, monitores y cambios de escenario.
Solicita los permisos necesarios varias semanas antes del concierto y confirma por escrito qué documentación exige el recinto. No dejes esta gestión para cuando ya hayas enviado las invitaciones.
Envía la información final a los visitantes entre 3 y 5 días antes: horario, acceso, aparcamiento y normas del recinto. Ese mismo plazo permite corregir inscripciones y preferencias dietéticas antes de reservar el catering.
Reserva el transporte de los artistas y asigna las zonas de aparcamiento y carga al menos 1 semana antes. El día del concierto, una zona de carga despejada evita que el montaje del escenario se retrase.
Prepara cables, regletas, alargadores, canaletas y cinta gaffer junto con los altavoces, monitores y micrófonos. Haz una comprobación técnica completa antes de abrir las puertas y deja las bebidas enfriándose desde el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en vivo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar, contratar artistas y solicitar permisos. Deja cerrados sonido, iluminación, catering y transporte como mínimo 3 semanas antes.
¿Cuándo se debe confirmar el equipo de sonido de un concierto?: Confirma el plan de sonido entre 3 y 4 semanas antes, cuando ya estén definidos los artistas y el programa. La comprobación de micrófonos, monitores, mesa de mezclas y cables debe hacerse antes de la apertura del recinto.
¿Cuándo enviar la información final a los asistentes?: Envíala entre 3 y 5 días antes del concierto. Incluye el horario, el acceso, las zonas de aparcamiento y cualquier indicación sobre pulseras o inscripciones.
¿Qué se prepara el día anterior a un concierto?: El día anterior se pueden imprimir el programa y el horario, revisar la lista de la compra, enfriar las bebidas y preparar el catering. También conviene limpiar el recinto y los baños y dejar despejada la zona de carga.

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