Checklist pour organiser un concert et un direct

Un concert avec diffusion en direct demande une organisation précise, car la scène, le public et la technique doivent être prêts en même temps. Commence par réserver les artistes, le lieu et la date, puis verrouille les autorisations et les contrats. La préparation technique doit couvrir la sonorisation, les instruments, l’éclairage et la diffusion. Dans les derniers jours, concentre-toi sur les inscriptions, le catering, les bracelets, les informations aux visiteurs et le planning imprimé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver les artistes et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la date
2 personnes
Demander les autorisations nécessaires
Confirmer les contrats des artistes
2 personnes
Faire établir le plan d’éclairage
2 personnes
Faire établir le plan d’éclairage
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le matériel technique et les instruments
2 personnes
Réserver le photographe
Organiser la sécurité et les premiers secours
2 personnes
Organiser le transport des artistes
Définir les zones de stationnement et de chargement
Créer la liste des visiteurs et les bracelets
2 personnes
Imprimer le déroulé et le planning
Envoyer les dernières informations aux visiteurs
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Nettoyer le site et les toilettes
3 personnes
Dégager la zone de chargement
2 personnes
Décharger les éléments de scène
4 personnes
Monter la scène
4 personnes
Aménager les coulisses
3 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Brancher les micros et les câbles
3 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
Installer l'entrée et le vestiaire
3 personnes
Aménager le bar et le point de service
3 personnes
Mettre en place le buffet et les amuse-bouches
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux indicateurs et de sécurité
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet et les tables
2 personnes
Annoncer le premier groupe
Accompagner la première prestation du groupe
2 personnes
Assurer la pause et l'accueil du public
3 personnes
Annoncer le deuxième numéro
Accompagner la prestation du deuxième groupe
2 personnes
Servir le repas du soir
4 personnes
Annoncer la tête d’affiche
Encadrer la prestation principale
3 personnes
Vérifier la sécurité du public
3 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Vider les poubelles entre-temps
2 personnes
Clore la dernière performance
2 personnes
Gérer le départ et le vestiaire
3 personnes
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes
Faire le check-out des artistes
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
3 personnes
Vider le bar et la cuisine
3 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter la scène et la technique
4 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Compter et ranger les stocks
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Remettre les clés du lieu et les badges d’accès
Vérifier le décompte final avec les fournisseurs
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Tables de bièreqté 12
Tables hautesqté 10
Chaisesqté 80
Portantsqté 4
Cintresqté 180
Tabourets de barqté 6

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles XLRqté 16
Casque audioqté 2
Ordinateur portable pour la playlist
Hub USB actif
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ruban gafferqté 8

Éclairage

Projecteurs de scène LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Contrôleur d'éclairage

Décoration

Bannièresqté 6
Ballonsqté 100
Nappesqté 22
Fond de scène
Panneaux directionnelsqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 3
Bacs de rangementqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 6

Catering

Courses

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Essuie-toutqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Administration

Braceletsqté 220
Numéros de vestiaireqté 220
Caisse de petite monnaieqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Déroulésqté 8
Papier d’impressionqté 2
Stylosqté 20

Conseils

Bloque le lieu et la date avant de confirmer les artistes, puis demande les autorisations nécessaires suffisamment tôt pour pouvoir adapter le programme si une validation tarde.
Prévois une réunion technique avant le jour J avec le plan d’éclairage, la sonorisation, les microphones, les retours de scène, les câbles et les besoins de diffusion en direct.
Traite les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard quelques jours avant l’événement. Le nombre final de visiteurs détermine les bracelets, les chaises, le catering et les boissons à refroidir.
Réserve séparément le transport des artistes, le stationnement et la zone de chargement. Indique une heure d’arrivée précise afin que le déchargement des éléments de scène ne bloque pas l’accès du public.
Imprime le déroulé et le planning avant l’ouverture, et envoie les dernières informations aux visiteurs au moins 24 heures à l’avance. Garde aussi un exemplaire pour la sécurité, le catering et la régie.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert et un direct ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour réserver les artistes, le lieu, le matériel et les autorisations. Ajoute une réunion technique dans les 7 jours précédant l’événement et une vérification finale la veille.
Quand faut-il réserver le matériel technique pour un concert ?: Réserve la sonorisation, les instruments, l’éclairage et le matériel de diffusion dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant. Les microphones, moniteurs, câbles et boîtiers DI doivent être validés dans le plan technique.
Quand envoyer les dernières informations aux visiteurs ?: Envoie-les au moins 24 heures avant le concert, avec l’horaire, l’accès, le stationnement et les éventuelles consignes d’accueil. Utilise la liste finale des visiteurs pour éviter les informations manquantes ou les doublons.
Que faut-il vérifier la veille d’un concert en direct ?: Vérifie la liste des courses, le nombre d’inscrits, les besoins alimentaires, les bracelets, les boissons et le planning imprimé. Contrôle aussi les zones de chargement, la sécurité, les premiers secours et la disponibilité du matériel technique.

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