Checklist voor een live podcast organiseren

Een live podcast vraagt om meer voorbereiding dan een gewone opname: je regelt tegelijk gasten, publiek, locatie en techniek. Begin met bevestigingen en een draaiboek, zodat vragen, publieksmomenten en catering op tijd vaststaan. Plan de technische test niet op het laatste moment; microfoons, mixer, recorder, speakers en koptelefoons moeten samen werken. Op deze pagina staat de volledige checklist in de juiste volgorde, inclusief de praktische zaken die op de opnamedag vaak worden vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Gasten en sprekers bevestigen
Locatie reserveren
Techniek reserveren
Draaiboek uitwerken
2 personen
Vragen voor gasten voorbereiden
2 personen
Publieksvragen verzamelen
Technische briefing maken
Plattegrond maken
Catering bestellen
Aanwezigheidslijst printen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Ruimte vrijmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Podiumzone inrichten
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Opnameapparatuur aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Techniek testen
2 personen
Licht en decoratie plaatsen
2 personen
Catering klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
Registratietafel inrichten
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Sprekers technisch instrueren
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Opening aankondigen
Live podcast opnemen
4 personen
Publieksvragen begeleiden
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Tweede opnameblok begeleiden
4 personen
Borrelhapjes serveren
2 personen
Publieksinteractie begeleiden
2 personen
Afsluiting aankondigen
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Opnamebestanden back-uppen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 4
Spreektafel
Garderoberek
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Dynamische microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Koptelefoonsaantal 4
Koptelefoonversterker
Audiomixer
Audio-interface
Opnamerecorder
Laptop
Actieve speakersaantal 2
Monitorboxenaantal 2
XLR-kabelsaantal 6
Jack-kabelsaantal 4
DI-box
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Gaffer tapeaantal 3
Reservebatterijenaantal 12
USB-sticksaantal 3

Verlichting

LED-panelenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Schenkkannenaantal 6
Tangenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Podiumachtergrond
Richtingsbordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 20
Pennenaantal 30

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische briefing en volledige soundcheck vóór de deuren opengaan. Test elke dynamische microfoon, XLR-kabel, koptelefoon, monitorbox en opname-ingang afzonderlijk en controleer daarna de opname terug.
Leg publieksvragen vooraf vast met een duidelijke sluitingstijd, bijvoorbeeld 24 uur vóór de opname. Zo kunnen de vragen worden geselecteerd en in het draaiboek worden gezet zonder improvisatie tijdens de live podcast.
Maak de plattegrond op basis van de podiumzone én de techniek. Laat ruimte voor de spreektafel, barkrukken, microfoonstatieven, audiomixer, kabels en publieksdoorloop; werk kabels direct af met gaffer tape.
Regel catering op basis van de definitieve aanwezigheidslijst en verzamelde dieetwensen. Zet drinkglazen, koffiekopjes en borden klaar vóór ontvangst, maar houd eten en drinken weg van de audiomixer, laptop en opnamerecorder.
Neem reservebatterijen, USB-sticks en extra verleng- en audiokabels mee naar de locatie. Controleer ook vooraf waar stopcontacten zitten en test de stroomvoorziening voordat licht, speakers en opnameapparatuur tegelijk worden aangesloten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een live podcast organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met locatie, gasten, techniek en uitnodigingen. Plan de definitieve technische briefing en het draaiboek uiterlijk 7 dagen vóór de opname.
Wanneer moet ik de techniek van een live podcast testen?: Doe een volledige test op de locatie uiterlijk 2 tot 3 uur vóór de start, inclusief microfoons, audiomixer, audio-interface, recorder, speakers en licht. Maak daarna een korte proefopname en luister die terug.
Hoeveel drankjes moet ik voorzien voor een live podcast?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel sprekers en crew mee en voorzie daarnaast koffie en water tijdens de voorbereiding.
Wanneer moet ik publieksvragen verzamelen voor een live podcast?: Verzamel vragen vanaf het moment dat de uitnodigingen worden verstuurd en sluit de inzending 24 uur vóór de opname. Reserveer vervolgens 30 tot 45 minuten om dubbele of onduidelijke vragen te selecteren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.