Checklist pour organiser un podcast en direct

Un podcast en direct demande plus qu’un bon conducteur et des invités disponibles. Il faut coordonner les inscriptions, le lieu, le catering et une installation technique fiable, avec microphones, mixeur, enregistreur et éclairage. Cette checklist de 50 tâches vous guide dans l’ordre, de la réservation jusqu’au démontage. Prévoyez une vraie répétition technique avant l’arrivée du public et gardez du temps pour les imprévus.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les invités et les intervenants
Réserver le lieu
Réserver la technique
Élaborer le déroulé
2 personnes
Préparer des questions pour les invités
2 personnes
Recueillir les questions du public
Préparer le briefing technique
Créer le plan
Commander le catering
Imprimer la liste de présence
Faire les courses
2 personnes
Récupérer l'équipement
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Libérer de l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager la zone de scène
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Brancher le matériel d’enregistrement
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Installer l’éclairage et la décoration
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Installer la table d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Donner les consignes techniques aux intervenants
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Enregistrer un podcast en direct
4 personnes
Animer les questions du public
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Encadrer le deuxième bloc d’enregistrement
4 personnes
Servir les amuse-bouches
2 personnes
Animer les interactions avec le public
2 personnes
Annoncer la clôture
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Sauvegarder les fichiers d’enregistrement
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 4
Table de prise de parole
Portant à vêtements
Poubellesqté 4

Équipement

Microphones dynamiquesqté 4
Pieds de microqté 4
Casques audioqté 4
Amplificateur de casque
Mixeur audio
Interface audio
Enregistreur audio
Ordinateur portable
Intervenants actifsqté 2
Caissons de monitoringqté 2
Câbles XLRqté 6
Câbles jackqté 4
Boîtier DI
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 8
Ruban gafferqté 3
Piles de rechangeqté 12
Clés USBqté 3

Éclairage

Panneaux LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Carafesqté 6
Pincesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Fond de scène
Panneaux directionnelsqté 6
Badges nominatifsqté 20
Stylosqté 30

Nettoyage

Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et la technique avant d’ouvrir les inscriptions. Pour un enregistrement public, vérifiez notamment le nombre de prises électriques, l’espace autour de la scène et la possibilité de faire entrer le matériel.
Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires avant de commander le catering. Relancez les inscrits quelques jours avant afin d’obtenir une liste de présence fiable.
Préparez le conducteur, les questions des invités et le briefing technique au moins 48 heures avant le direct. Le jour même, imprimez une version papier et gardez une copie numérique sur une clé USB.
Testez chaque microphone, câble XLR, casque, interface audio et enregistreur avec les intervenants présents. Faites un essai complet d’au moins 30 minutes, en vérifiant aussi les niveaux, les retours et les piles de rechange.
Installez d’abord les tables, chaises et zones de circulation, puis le son et enfin les panneaux LED et l’éclairage d’ambiance. Fixez les câbles au ruban gaffer et prévoyez 30 à 45 minutes pour le démontage après le direct.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un podcast en direct ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, confirmer les intervenants, gérer les inscriptions et commander le catering. Gardez les 48 dernières heures pour verrouiller le conducteur et le briefing technique.
Quand faut-il faire le test technique d’un podcast en direct ?: Faites un test complet le jour même, au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Réservez ensuite 30 minutes avec les intervenants pour vérifier les microphones, les casques, l’enregistrement et les niveaux sonores.
Combien de microphones faut-il pour un podcast en direct ?: Prévoyez un microphone dynamique par personne qui parle, plus un exemplaire de secours si le matériel le permet. Pour quatre intervenants, préparez donc 4 microphones et 1 microphone de rechange.
Que faut-il prévoir pour le catering d’un podcast en direct ?: Collectez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et confirmez-les avant la commande. Prévoyez environ 1 boisson et 1 portion par personne à l’accueil, puis une marge de 10 % pour les invités et les imprévus.

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