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Live-Podcast organisieren: Die vollständige Checkliste

Ein Live-Podcast braucht mehr Vorbereitung als ein normales Gespräch vor Publikum: Gäste, Fragen, Aufnahme und Saaltechnik müssen gleichzeitig funktionieren. Plane zuerst Ort, Sprecher und Ablauf, danach Catering und Ausstattung. In den letzten Tagen zählen ein technisches Briefing, eine gedruckte Anwesenheitsliste und ein vollständiger Testaufbau. Diese Checkliste führt dich von den ersten Zusagen bis zum eingerichteten Bühnenbereich.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Gäste und Sprecher bestätigen

  • Location reservieren

  • Technik reservieren

  • Ablaufplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Fragen für Gäste vorbereiten

    2 Personen

  • Publikumsfragen sammeln

  • Technisches Briefing erstellen

  • Lageplan erstellen

  • Catering bestellen

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Equipment abholen

    2 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Raum freimachen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Aufnahmeausrüstung anschließen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Licht und Dekoration aufstellen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Referenten technisch einweisen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Live-Podcast aufnehmen

    4 Personen

  • Publikumsfragen betreuen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Zweiten Aufnahmeblock betreuen

    4 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Publikumsinteraktion begleiten

    2 Personen

  • Abschluss ankündigen

  • Sich von Gästen verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Aufnahmedateien sichern

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 60
  • BarhockerAnz. 4
  • Rednertisch
  • Garderobenständer
  • AbfallbehälterAnz. 4

Ausstattung

  • Dynamische MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • KopfhörerAnz. 4
  • Kopfhörerverstärker
  • Audiomischpult
  • Audio-Schnittstelle
  • Aufnahmegerät
  • Laptop
  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • MonitorboxenAnz. 2
  • XLR-KabelAnz. 6
  • Jack-KabelAnz. 4
  • DI-Box
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Gaffer TapeAnz. 3
  • ErsatzbatterienAnz. 12
  • USB-SticksAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-PanelsAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 6
  • AusgießkannenAnz. 6
  • ZangenAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • Bühnenhintergrund
  • WegweiserAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 20
  • StifteAnz. 30

Reinigung

  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Gäste und Sprecher spätestens 7 Tage vorher und erfasse dabei auch Ernährungswünsche. So kannst du das Catering mit verlässlichen Zahlen bestellen.
  • Plane für den Technikcheck mindestens 60 Minuten vor Einlass ein. Teste jedes Mikrofon, Kopfhörer, Kabel, die Aufnahme und die Lautsprecher einzeln.
  • Bereite die Fragen für die Gäste und die Publikumsfragen spätestens 3 Tage vorher vor. Lege außerdem fest, wer während der Aufnahme Fragen auswählt und das Gespräch im Ablauf hält.
  • Drucke die Anwesenheitsliste am Vortag und erstelle den Lageplan mit Sitzplätzen, Bühnenbereich, Garderobe und Catering. Das verhindert Rückfragen beim Einlass und unnötige Wege im Raum.
  • Hole Aufnahme- und Veranstaltungsequipment nicht erst am Veranstaltungstag ab. Kontrolliere beim Abholen die Anzahl der Mikrofone, Kopfhörer, Kabel, Verlängerungen und Ersatzbatterien.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Live-Podcast organisieren?
Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Location, Technik und Einladungen. In der letzten Woche bestätigst du Gäste, Ablauf, Catering und Publikumszahl.
Wie viel Zeit braucht der Technikcheck bei einem Live-Podcast?
Plane mindestens 60 Minuten für den Technikcheck ein, bei mehreren Mikrofonen oder Lautsprecherwegen besser 90 Minuten. Prüfe Aufnahmegerät, Audiomischpult, Audio-Schnittstelle und alle Kabel mit einem kurzen Probelauf.
Wann sollte man die Fragen für einen Live-Podcast vorbereiten?
Erstelle die Fragen spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung und sende den Gästen die wichtigsten Themen vorab. Sammle Publikumsfragen bis zum Beginn und sortiere sie während des Briefings.
Wann sollte man das Catering für einen Live-Podcast bestellen?
Bestelle das Catering, sobald die Anmeldungen belastbar sind, idealerweise 5 bis 7 Tage vorher. Berücksichtige die bestätigte Gästezahl sowie alle erfassten Ernährungswünsche.

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