Checklist voor een live-muziekavond organiseren
Een live-muziekavond vraagt om meer voorbereiding dan alleen artiesten boeken en een geluidsset regelen. Je stemt het programma, de technische wensen, catering en bezoekersstromen op elkaar af. Vooral kabels, stroompunten, microfoons en de opbouwtijd worden vaak te laat gecontroleerd. Gebruik deze checklist om van de eerste reserveringen tot het testen van licht en geluid niets over het hoofd te zien.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Artiesten vastleggen
Locatie reserveren
Geluidsset reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziekprogramma bevestigen
Technische wensen afstemmen
2 personen
Catering bestellen
Dranken bestellen
Plattegrond maken
Vrijwilligers inroosteren
Bezoekerslijst afronden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Podiumvlak vrijmaken
2 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Instrumenten klaarzetten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Licht testen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
Event
Artiesten ontvangen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Optreden aankondigen
Eerste optreden begeleiden
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Tweede optreden begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Meubilair opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Artiesten uitbetalen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 90
- Barkrukkenaantal 6
- Buffettafelsaantal 3
- Garderoberekkenaantal 2
Servies
- Wijnglazenaantal 90
- Longdrinkglazenaantal 90
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 100
- Dessertbordjesaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerbladenaantal 12
Apparatuur
- PA-speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- DI-boxenaantal 4
- XLR-kabelsaantal 10
- Instrumentkabelsaantal 8
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelgotenaantal 10
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 2
- Sfeerverlichtingaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
- Scharenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en serveermessenaantal 8
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Bannersaantal 4
- Ballonnenbundelsaantal 8
- Theelichthoudersaantal 20
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Moppenaantal 3
- Stofzuiger
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg artiesten, locatie en geluidsset zo vroeg mogelijk vast en bevestig de technische wensen uiterlijk 2 weken vooraf. Vraag per artiest naar aansluitingen, aantal microfoons en benodigde DI-boxen.
- Plan de soundcheck vóór de inloop: reken op minimaal 60 minuten voor opbouw en testen, plus 30 minuten per extra act. Controleer microfoons, instrumentkabels, XLR-kabels, PA-speakers en het mengpaneel afzonderlijk.
- Maak de plattegrond niet alleen voor tafels en stoelen. Houd een vrij podiumvlak, veilige looproutes en kabelgoten vrij; leg verlengkabels en stekkerdozen niet los over publiekspaden.
- Sluit de bezoekerslijst en dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf. Bestel daarna catering en dranken op basis van het definitieve aantal en zet gekoelde dranken enkele uren voor de opening koud.
- Wijs tijdens de avond aparte personen aan voor techniek, bar en artiesten. Laat één vrijwilliger 30 minuten vóór de deuren opengaan de locatie, garderoberekken, buffet en bar nalopen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een live-muziekavond organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met artiesten en locatie. Regel geluidsset, catering en technische afstemming uiterlijk 2 weken voor de avond; de bezoekerslijst en dieetwensen sluit je 3 dagen vooraf.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een live-muziekavond?
- Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, podiumvlak, geluidsapparatuur en licht. Voeg 30 minuten per extra artiest of band toe en reserveer daarna minstens 30 minuten voor soundcheck en lichttest.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een live-muziekavond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna 1 tot 2 per uur. Tel voor koffie, thee en water aparte voorraad mee en zet gekoelde dranken minimaal 3 uur vooraf koud.
- Wanneer moet ik de techniek van een live-muziekavond testen?
- Test microfoons, PA-speakers, mengpaneel, kabels en licht uiterlijk 60 minuten vóór de deuren opengaan. Controleer ook een reserve microfoon, extra kabels en vrije stroompunten voordat het publiek binnenkomt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!