Live-Musikabend organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Live-Musikabend steht und fällt mit guter Abstimmung zwischen Künstlern, Technik, Raum und Bewirtung. Beginne mehrere Wochen vorher mit Künstler, Location und Soundanlage; Einladungen und Anmeldungen folgen danach. In den letzten Tagen klärst du Musikprogramm, technische Anforderungen, Ernährungswünsche und die Besucherzahl. Am Veranstaltungstag zählen klare Zuständigkeiten, ein früher Technikcheck und ein vorbereiteter Bar- und Buffetbereich.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Künstler festlegen
Location reservieren
Soundanlage reservieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Musikprogramm bestätigen
Technische Anforderungen abstimmen
2 Personen
Catering bestellen
Getränke bestellen
Lageplan erstellen
Freiwillige einteilen
Besucherlist abschließen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Bühnenfläche freimachen
2 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Instrumente bereitstellen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Licht testen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
Empfangstheke einrichten
Event
Künstler empfangen
2 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Auftritt ankündigen
Ersten Auftritt begleiten
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Zweiten Auftritt betreuen
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Tonanlage abbauen
3 Personen
Möbel wegräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Künstler auszahlen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 90
- BarhockerAnz. 6
- BuffetischeAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- WeingläserAnz. 90
- LongdrinkgläserAnz. 90
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 12
Ausstattung
- PA-LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 4
- XLR-KabelAnz. 10
- InstrumentenkabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 10
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- LichtstativeAnz. 2
- StimmungsbeleuchtungAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- ScherenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und ServiermesserAnz. 8
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- BannerAnz. 4
- BallonbündelAnz. 8
- TeelichthalterAnz. 20
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WitzeAnz. 3
- Staubsauger
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere Künstler, Location und Soundanlage möglichst 6 bis 8 Wochen vorher. So bleibt Zeit, technische Anforderungen und Aufbauzeiten abzustimmen, bevor Einladungen verschickt werden.
- Schließe die Besucherliste 3 bis 5 Tage vor dem Abend ab. Erst dann kannst du Catering, Getränke, Sitzplätze sowie Weingläser, Longdrinkgläser und Teller sinnvoll kalkulieren.
- Plane für den Aufbau mindestens 3 Stunden vor Einlass ein. Bühne freimachen, PA-Lautsprecher und Mischpult aufstellen, Kabel sichern sowie Mikrofone und Licht testen dauert länger als das reine Aufbauen.
- Stelle Getränke mindestens 2 Stunden vorher kalt und richte Bar und Buffet getrennt ein. Kühlboxen, Eiswürfelbehälter, Serviertabletts und Thermoskannen sollten schon vor dem Eintreffen der Gäste am richtigen Platz stehen.
- Bestimme für Einlass, Technik, Bar und Buffet jeweils eine verantwortliche Person. Ein kurzer Lageplan und ein abschließender Rundgang 60 Minuten vor Beginn verhindern fehlende Stühle, ungesicherte Kabel oder eine unklare Garderobe.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich einen Live-Musikabend organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Künstler, Location und Soundanlage. Einladungen können etwa 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden; technische Details sollten spätestens 2 Wochen vorher bestätigt sein.
- Wann sollte die Technik bei einem Live-Musikabend aufgebaut werden?
- Plane den technischen Aufbau mindestens 3 Stunden vor Einlass ein. Der Soundcheck mit Mikrofonen, Mischpult, DI-Boxen und Instrumentenkabeln sollte spätestens 60 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.
- Wie viele Getränke brauche ich für einen Live-Musikabend?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Kaufe erst nach Abschluss der Besucherlist ein und berücksichtige zusätzlich Wasser sowie Kaffee für den gesamten Abend.
- Wann muss ich Catering und Ernährungswünsche klären?
- Erfasse Ernährungswünsche direkt mit der Anmeldung und gib die finale Zahl spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Abend an das Catering weiter. Die Snacks solltest du am Veranstaltungstag so vorbereiten, dass sie mindestens 30 Minuten vor Einlass bereitstehen.
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