Checklist pour organiser une soirée de musique live

Une soirée de musique live se prépare dans un ordre précis : les artistes et le lieu d’abord, puis le son, l’accueil et le buffet. Cette checklist vous aide à coordonner les réservations, les inscriptions, le catering et l’installation technique. Prévoyez aussi du temps pour les essais, car les microphones, les câbles et l’éclairage prennent souvent plus longtemps que prévu. Le jour J, gardez une personne disponible pour les artistes et une autre pour les invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver les artistes
Réserver le lieu
Réserver le matériel de sonorisation
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le programme musical
Coordonner les besoins techniques
2 personnes
Commander le catering
Commander des boissons
Créer le plan
Planifier les bénévoles
Finaliser la liste des visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Dégager la zone de la scène
2 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Installer les instruments
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer la prestation
Encadrer la première prestation
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Démonter le matériel audio
3 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Payer les artistes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 90
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2

Vaisselle

Verres à vinqté 90
Verres à long drinkqté 90
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 10
Câbles d'instrumentsqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 8

Décoration

Nappesqté 8
Bannièresqté 4
Bouquets de ballonsqté 8
Porte-bougies chauffe-platqté 20

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez les artistes, le lieu et le matériel de sonorisation plusieurs semaines à l’avance. Demandez au groupe ses besoins techniques détaillés avant de confirmer la configuration de la scène.
Fixez une heure d’arrivée technique au moins 3 heures avant le début de la soirée. L’installation des haut-parleurs, de la table de mixage, des microphones et des instruments doit être terminée avant l’arrivée du public.
Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Mettez les boissons au frais suffisamment tôt et gardez de la glace pour le bar.
Laissez une zone dégagée devant la scène et protégez les câbles avec des goulottes. Vérifiez chaque microphone, câble XLR, rallonge et multiprise pendant les essais, pas au moment où les invités entrent.
Clôturez la liste des visiteurs au plus tard 48 heures avant la soirée. Utilisez ce nombre pour ajuster le catering, les assiettes, les verres, les chaises et les besoins alimentaires particuliers.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée de musique live ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines pour réserver les artistes, le lieu et le matériel. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer le programme, les inscriptions, le catering et les besoins techniques.
À quelle heure installer le matériel sonore pour une soirée live ?: Commencez l’installation au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Prévoyez ensuite 60 à 90 minutes pour tester les microphones, les instruments, l’éclairage et les niveaux sonores.
Combien de boissons prévoir pour une soirée de musique live ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % si la soirée dure plus de trois heures ou s’il fait chaud.
Quand confirmer le nombre d’invités et le catering ?: Demandez les réponses et les besoins alimentaires jusqu’à 7 jours avant l’événement. Confirmez ensuite la liste finale et la commande du catering au plus tard 3 à 5 jours avant la soirée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.