Checklist voor een goed georganiseerd literatuurfestival
Een literatuurfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen auteurs en een programma vastleggen. Je moet ook zaalindeling, techniek, boekverkoop, catering en vrijwilligers op elkaar afstemmen. Begin met de datum, locatie en programmalijnen en werk daarna naar bevestigingen, communicatie en logistiek toe. In de laatste week draait alles om controleren: zijn alle sprekersgegevens binnen, werken de presentatielaptops en projectoren, en weet iedereen waar hij moet zijn?
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Festivaldatum en tijden vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
Auteurs en sprekers benaderen
2 personen
Programmaonderdelen samenstellen
3 personen
Sprekers definitief bevestigen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
2 personen
Boekentafel en verkoop regelen
2 personen
Technische benodigdheden reserveren
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Programma online publiceren
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Sprekersinformatie verzamelen
Draaiboek en contactlijst afdrukken
Naamkaartjes voor sprekers maken
Programmafolders samenstellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse catering ophalen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Boekentafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentatielaptops testen
2 personen
Verlichting en bewegwijzering plaatsen
3 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Event
Sprekers ontvangen
2 personen
Sprekersbriefing verzorgen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers naar zalen verwijzen
2 personen
Festival openen
Auteursgesprek begeleiden
2 personen
Voorleessessie begeleiden
2 personen
Pauzedranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Boekentafel bedienen
2 personen
Workshop begeleiden
2 personen
Cateringbuffet aanvullen
2 personen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Poëzieoptreden begeleiden
2 personen
Publieksvragen verzamelen
Techniek tijdens programma bedienen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Afsluitend woord verzorgen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Boekentafel afbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Techniek uitschakelen en inpakken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Sprekersbedankjes bezorgen
Bezoekersmail versturen
Foto's en materialen archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 14
- Stoelenaantal 180
- Statafelsaantal 8
- Tafelkledenaantal 16
- Kleedkamerrekkenaantal 2
- Kapstokkenaantal 4
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Presentatielaptopsaantal 2
- Projectorenaantal 2
- Projectieschermenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- HDMI-kabelsaantal 4
- USB-C-adaptersaantal 4
- Powerbanksaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 180
- Waterglazenaantal 180
- Wijnglazenaantal 120
- Dinerbordenaantal 180
- Dessertbordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerplankenaantal 12
- Serveerschalenaantal 16
- Serveertangenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- IJscontainersaantal 4
Decoratie
- Programmapostersaantal 12
- Welkomstbordaantal 2
- Naamkaartjesaantal 30
- Krijtbordenaantal 8
- Slingersaantal 12
- Boekentafeldecoratieaantal 8
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- LED-lampenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg sprekers en programmaonderdelen vroeg vast. Plan uiterlijk 4 weken voor het festival een definitieve bevestiging, inclusief aankomsttijd, sessieduur, technische wensen en eventuele dieetwensen.
- Maak de zaalindeling op basis van het programma, niet alleen op basis van het aantal bezoekers. Voor lezingen heb je een andere opstelling nodig dan voor een signeersessie of boekentafel; controleer ook de zichtlijnen naar projectieschermen.
- Test techniek minimaal 2 uur voor de eerste sessie. Controleer draadloze microfoons, microfoonstatieven, luidsprekers, het mengpaneel, projectoren, HDMI-kabels en USB-C-adapters met de daadwerkelijke presentatielaptops.
- Plan catering met aantallen per onderdeel. Reken voor een ontvangst op 2 tot 3 drankjes per persoon in het eerste uur en houd de verzamelde dieetwensen apart bij voor de cateraar.
- Geef vrijwilligers een draaiboek en contactlijst voordat de locatie opent. Verdeel minimaal één persoon over ontvangst, één over sprekersbegeleiding en één over techniek of zaalwissels; controleer daarna samen de leveringen, ruimtes en boekentafel.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een literatuurfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie en eerste contacten met auteurs en sprekers. Leg het programma uiterlijk 6 weken vooraf grotendeels vast en verstuur uitnodigingen zodra tijden en onderdelen definitief zijn.
- Wanneer moeten sprekers definitief bevestigd zijn?
- Bevestig sprekers uiterlijk 4 weken voor het festival schriftelijk. Vraag dan ook hun bio, portret, aankomsttijd, presentatieformaat, technische benodigdheden en eventuele dieetwensen op.
- Hoeveel microfoons en presentatielaptops heb ik nodig?
- Tel per gelijktijdige zaal minimaal één microfoon voor de spreker en één extra exemplaar voor vragen uit het publiek. Voor presentaties plan je per zaal één geteste laptop, plus de juiste HDMI-kabels en USB-C-adapters; reserveer bij een dagprogramma één reserveapparaat.
- Wanneer moet de locatie open voor een literatuurfestival?
- Open de locatie minimaal 2 uur voor de eerste publieksactiviteit. Gebruik het eerste uur voor leveringen, zaalcontrole en techniek en houd het tweede uur vrij voor soundcheck, ontvangst van sprekers en het klaarzetten van programmafolders en naamkaartjes.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!