Checklist para organizar un festival literario sin olvidos
Un festival literario combina programación, público, autores y mucha coordinación en una misma jornada. Esta checklist reúne 72 tareas y 46 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde fijar la fecha y contactar a los ponentes hasta abrir la sala y recibir el catering. Presta especial atención a las confirmaciones finales, las necesidades técnicas y la venta de libros: son aspectos que suelen quedar para el último momento. También encontrarás preparativos concretos para que el equipo pueda trabajar con un plan y una lista de contactos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el horario del festival
2 personas
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
Contactar a autores y ponentes
2 personas
Elaborar el programa
3 personas
Confirmar definitivamente a los ponentes
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
2 personas
Organizar la mesa de libros y la venta
2 personas
Reservar material técnico
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Publicar el programa en línea
Programar voluntarios
2 personas
Recopilar información de los ponentes
Imprimir el plan de trabajo y la lista de contactos
Preparar tarjetas de nombre para los ponentes
Preparar los folletos del programa
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger el catering fresco
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar la mesa de libros
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar portátiles de presentación
2 personas
Colocar la iluminación y la señalización
3 personas
Preparar folletos del programa
2 personas
Evento
Recibir a los ponentes
2 personas
Preparar la sesión informativa para ponentes
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Indicar a los visitantes las salas
2 personas
Abrir el festival
Moderación de la charla con el autor
2 personas
Coordinar la sesión de lectura en voz alta
2 personas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Atender la mesa de libros
2 personas
Guiar el taller
2 personas
Reponer el buffet de catering
2 personas
Servir la cena
4 personas
Acompañar la actuación de poesía
2 personas
Recoger preguntas del público
Gestionar la técnica durante el programa
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
Pronunciar las palabras de cierre
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Seguimiento
Recoger objetos perdidos
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar la mesa de libros
2 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Apagar y recoger el equipo técnico
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Separar y desechar los residuos
3 personas
Limpiar las salas
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Entregar los regalos para los ponentes
Enviar correo a los visitantes
Archivar fotos y materiales
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 14
- Sillascant. 180
- Mesas altascant. 8
- Mantelescant. 16
- Percheros para camerinoscant. 2
- Percheroscant. 4
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátiles para presentacionescant. 2
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Cables HDMIcant. 4
- Adaptadores USB-Ccant. 4
- Baterías externascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 180
- Vasos para aguacant. 180
- Copas de vinocant. 120
- Platos de cenacant. 180
- Platos de postrecant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Tablas para servircant. 12
- Bandejas de servircant. 16
- Pinzas de servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
Decoración
- Pósteres del programacant. 12
- Cartel de bienvenidacant. 2
- Tarjetas de nombrecant. 30
- Pizarrascant. 8
- Guirnaldascant. 12
- Decoración de la mesa de libroscant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Paños de limpiezacant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma a cada autor y ponente por escrito antes de publicar el programa definitivo. Recopila con antelación su biografía, necesidades técnicas y preferencias dietéticas para evitar cambios durante la última semana.
- Calcula el montaje de la sala por zonas: sillas para el público, mesas para firmas o venta de libros, mesas altas y un espacio despejado para ponentes. Comprueba la distribución cuando el local esté abierto, no solo sobre el plano.
- Haz una prueba técnica completa antes de que llegue el público: micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, proyector, pantalla, cables HDMI y adaptadores USB-C. Lleva también regletas, alargadores y baterías externas para resolver fallos básicos sin buscar material el mismo día.
- Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas con tiempo suficiente para que el catering pueda preparar las cantidades correctas. Reserva también tazas, vasos, copas, platos, cubiertos, bandejas y pinzas; suelen olvidarse porque no forman parte de la comida.
- Imprime el plan de trabajo, la lista de contactos, las tarjetas de nombre y los folletos del programa antes del montaje. Programa a los voluntarios por turnos y asigna quién recibe las entregas, quién atiende la mesa de libros y quién acompaña a los ponentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival literario?
- Empieza al menos 3 meses antes para fijar fecha, sala, autores y programa. Deja las confirmaciones definitivas, la promoción y el catering cerrados como mínimo 2 semanas antes.
- ¿Qué equipo técnico necesita un festival literario?
- Como base, prepara micrófonos inalámbricos, soportes, altavoces y mesa de mezclas. Si hay presentaciones, añade portátil, proyector, pantalla, cables HDMI, adaptadores USB-C, regletas y alargadores, y haz una prueba completa antes de abrir la sala.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los ponentes y publicar el programa?
- Confirma a todos los ponentes antes de publicar la versión definitiva del programa, idealmente 2 semanas antes del festival. Pide también sus datos y requisitos técnicos en ese momento para que invitaciones, folletos y horarios coincidan.
- ¿Cómo calcular el catering para un festival literario?
- Usa el número de inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 % para el servicio. Recoge las preferencias dietéticas al menos 7 días antes y programa la recogida del catering fresco el mismo día, antes de la recepción del público.
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