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Literaturfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Literaturfestival steht und fällt mit einem belastbaren Ablauf: passende Autorinnen und Autoren, ein klar getaktetes Programm und Räume, in denen Lesungen ohne Verzögerung wechseln können. Plane zuerst Termin, Ort und Programmpunkte, danach Zusagen, Einladungen und Anmeldungen. Technik, Büchertisch, Catering und Helfer brauchen eigene Zuständigkeiten. Am Veranstaltungstag zählen gedruckte Kontaktlisten, getestete Mikrofone und ein Team, das die Location früh öffnet und Lieferungen entgegennimmt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Festivaldatum und -zeiten festlegen

    2 Personen

  • Ort und Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Autoren und Redner ansprechen

    2 Personen

  • Programmpunkte zusammenstellen

    3 Personen

  • Referenten endgültig bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Büchertisch und Verkauf organisieren

    2 Personen

  • Technisches Equipment reservieren

    2 Personen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Programm online veröffentlichen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Ablaufplan und Kontaktliste drucken

  • Namensschilder für Redner erstellen

  • Programmhefte zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frisches Catering abholen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Büchertisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teestation vorbereiten

    2 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentationslaptops testen

    2 Personen

  • Beleuchtung und Beschilderung anbringen

    3 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Sprecherbriefing durchführen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Besucher zu den Hallen leiten

    2 Personen

  • Festival eröffnen

  • Autorenrunde moderieren

    2 Personen

  • Vorlesesession begleiten

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Büchertisch betreuen

    2 Personen

  • Workshop begleiten

    2 Personen

  • Cateringbuffet auffüllen

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Poetry-Auftritt begleiten

    2 Personen

  • Publikumsfragen sammeln

  • Technik während des Programms bedienen

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Abfall zwischendurch entfernen

    2 Personen

  • Abschlusswort halten

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Büchertisch abbauen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Technik ausschalten und verpacken

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Räume reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übriges Catering aufräumen

    2 Personen

  • Dankeschöns für Redner zustellen

  • Besucher-E-Mail versenden

  • Fotos und Materialien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 14
  • StühleAnz. 180
  • StehtischeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 16
  • UmkleideracksAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • PräsentationslaptopsAnz. 2
  • ProjektorenAnz. 2
  • ProjektionsleinwändeAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • USB-C-AdapterAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 180
  • WassergläserAnz. 180
  • WeingläserAnz. 120
  • Dinner-TellerAnz. 180
  • DesserttellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierbretterAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierzangenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 4

Dekoration

  • Programmatische PosterAnz. 12
  • WillkommensschildAnz. 2
  • NamensschilderAnz. 30
  • KreidetafelnAnz. 8
  • GirlandenAnz. 12
  • BüchertischdekorationAnz. 8

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane zwischen zwei Lesungen mindestens 15 Minuten für Fragen, Bücherverkauf und den Wechsel am Mikrofon ein. So gerät der Zeitplan nicht schon nach dem ersten Programmpunkt ins Rutschen.
  • Bestätige Referentinnen und Referenten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Festival endgültig. Frage dabei auch nach Sprecherinformationen, Technikbedarf und einer kurzen Biografie für Programmheft und Moderation.
  • Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Projektor und Präsentationslaptops vor dem Einlass mit genau den Kabeln und Adaptern, die später verwendet werden. Lege HDMI-Kabel, USB-C-Adapter und Verlängerungskabel griffbereit an den jeweiligen Stationen bereit.
  • Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und übermittle die Zahl spätestens 7 Tage vor dem Termin an das Catering. Plane außerdem, wer frisches Catering abholt, Lieferungen annimmt und Wasser sowie Kaffee nachfüllt.
  • Drucke Ablaufplan und Kontaktliste am Vortag und verteile sie an Moderation, Technik und freiwillige Helfer. Erstelle Namensschilder für die Redner und kontrolliere beim Öffnen der Räume zuerst Bestuhlung, Büchertisch, Projektionsfläche und Fluchtwege.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Literaturfestival planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher, besonders wenn mehrere Autoren, ein Büchertisch und externe Technik beteiligt sind. Die endgültigen Zusagen der Referenten sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Festival vorliegen.
Wie viel Zeit sollte zwischen zwei Lesungen liegen?
Plane mindestens 15 Minuten zwischen zwei Programmpunkten ein. Bei einem Raumwechsel, einer Diskussion oder einem erwarteten Bücherverkauf sind 20 bis 30 Minuten realistischer.
Wann muss ich das Catering für ein Literaturfestival bestellen?
Reserviere das Catering mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Die genaue Personenzahl und dokumentierte Ernährungswünsche solltest du 7 Tage vorher bestätigen.
Wann sollte die Technik für das Literaturfestival getestet werden?
Führe einen vollständigen Techniktest spätestens am Vortag durch und wiederhole die Mikrofon- und Präsentationsprobe 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass. Prüfe dabei auch Stromversorgung, HDMI-Kabel, USB-C-Adapter und Verlängerungskabel.

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