Checklist d’organisation d’un festival littéraire

Un festival littéraire demande de coordonner les auteurs, les horaires, les inscriptions, la salle et la technique sans perdre le fil. Cette checklist regroupe les étapes à prévoir, de la fixation de la date à l’ouverture du lieu. Elle couvre aussi les détails souvent traités trop tard : besoins alimentaires, badges, ventes de livres, branchements et informations destinées aux intervenants. Utilise-la pour répartir les responsabilités et vérifier l’avancement avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires du festival
2 personnes
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Contacter les auteurs et les intervenants
2 personnes
Préparer les éléments du programme
3 personnes
Confirmer définitivement les intervenants
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
2 personnes
Organiser la table de livres et les ventes
2 personnes
Réserver le matériel technique
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Publier le programme en ligne
Planifier les bénévoles
2 personnes
Rassembler les informations sur les intervenants
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
Créer des badges nominatifs pour les intervenants
Composer les programmes
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Aller chercher le catering frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table des livres
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les ordinateurs portables de présentation
2 personnes
Installer l'éclairage et la signalétique
3 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Gérer le briefing des intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Orienter les visiteurs vers les salles
2 personnes
Ouvrir le festival
Animer l’entretien avec l’auteur
2 personnes
Animer la séance de lecture
2 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Tenir la table des livres
2 personnes
Animer l’atelier
2 personnes
Réapprovisionner le buffet traiteur
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Accompagner le spectacle de poésie
2 personnes
Recueillir les questions du public
Gérer la technique pendant le programme
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Préparer le mot de clôture
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter la table des livres
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Couper et emballer le matériel technique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Remettre les cadeaux de remerciement aux intervenants
Envoyer l’e-mail aux visiteurs
Archiver les photos et les matériels

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 180
Tables hautesqté 8
Nappesqté 16
Portants de logeqté 2
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateurs portables de présentationqté 2
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs USB-Cqté 4
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couvertsqté 180
Planches de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4

Décoration

Affiches du programmeqté 12
Panneau d’accueilqté 2
Badges nominatifsqté 30
Panneaux en ardoiseqté 8
Guirlandesqté 12
Décoration de table de livresqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et les horaires avant de contacter les auteurs : prévois aussi les temps d’installation, de pause et de rangement, pas seulement les rencontres publiques.
Confirme définitivement les intervenants avant de publier le programme. Demande à chacun une courte biographie, une photo, ses besoins techniques et ses contraintes alimentaires au plus tard deux semaines avant l’événement.
Teste chaque configuration technique dans la salle : microphones sans fil, projecteurs, câbles HDMI, adaptateurs USB-C et multiprises doivent être vérifiés avec les ordinateurs réellement utilisés.
Prépare les documents d’accueil la veille : déroulé imprimé, liste de contacts, badges nominatifs et informations pratiques pour les bénévoles. Garde au moins un exemplaire papier de chaque document.
Ne laisse pas le catering et les ventes de livres au dernier moment : confirme les quantités après les inscriptions, organise l’espace de vente et prévois une personne pour réceptionner les livraisons le jour J.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival littéraire ?: Prévois au moins trois mois pour contacter les auteurs, construire le programme et réserver la salle. Commence la promotion et les inscriptions environ six semaines avant la date prévue.
Quand faut-il confirmer les intervenants d’un festival littéraire ?: Confirme les intervenants au plus tard quatre semaines avant l’événement, avant l’impression des programmes. Recueille leurs biographies, besoins techniques et contraintes alimentaires deux semaines avant.
Combien de temps avant faut-il tester le matériel technique ?: Fais un test complet dans la salle au moins 48 heures avant l’ouverture. Vérifie les microphones, haut-parleurs, projecteurs, câbles, adaptateurs et multiprises avec les appareils utilisés pendant les rencontres.
Quand commander le catering pour un festival littéraire ?: Réserve le catering dès que les inscriptions donnent une estimation fiable, idéalement deux à trois semaines avant. Arrête les quantités et les besoins alimentaires définitifs entre 5 et 7 jours avant l’événement.

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