Checklist voor een literatuurfestival organiseren

Een literatuurfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen auteurs en een programma vastleggen. Je regelt tegelijk zalen, publieksstromen, techniek, vervoer, catering en materialen voor meerdere programmaonderdelen. Werk daarom terug vanaf de festivaldag: bevestig eerst programma en locatie, regel daarna auteurs en leveranciers en werk in de laatste week alle publieks- en opbouwdetails af. Deze checklist helpt je de 74 taken in een logische volgorde te doorlopen, inclusief zaken die vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en auteurs vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
Auteurs en sprekers bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Festival online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Auteursvervoer reserveren
Catering reserveren
Techniek en microfoons reserveren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programmafolders laten drukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Auteursinformatie verzamelen
Boekentafel samenstellen
2 personen
Voorleesteksten printen
Route- en zaalbordjes printen
Publieksregistratie voorbereiden
2 personen
Cateringboodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Auteurs welkomstpakket klaarleggen
Zalen en toiletten controleren
2 personen
Stoelen per zaal opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Boekentafel inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Routebordjes ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties testen
Licht in leesruimtes instellen
2 personen
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Programmafolders neerleggen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen

Event

Auteurs ontvangen
2 personen
Sprekers naar zalen begeleiden
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Lezingen begeleiden
3 personen
Voorleesrondes begeleiden
3 personen
Panelgesprekken begeleiden
3 personen
Vragen uit het publiek verzamelen
2 personen
Boekentafel bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Zalen tussentijds controleren
2 personen
Programmawijzigingen communiceren
Auteursfoto's begeleiden
Pauzemuziek afspelen
Afsluitend woord verzorgen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Auteurs uitzwaaien
2 personen
Boeken en kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Zalen schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende techniek retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Locatiesleutels retourneren
Foto- en videobestanden opslaan
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 18
Sprekersstoelenaantal 12
Sprekerstafelsaantal 6
Boekentafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Mengpaneelaantal 2
Laptopaantal 2
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
USB-sticksaantal 4

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Sfeerlampenaantal 12
Lichtstandsaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerbladenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Tangenaantal 8

Decoratie

Boekvlaggenaantal 20
Tafellopersaantal 12
Boekstandaardsaantal 20
Fotowandenaantal 2
Plantenaantal 12

Registratie

Registratieformulierenaantal 220
Naamkaarthoudersaantal 220
Pennenaantal 40
Kassaboxenaantal 2
Polsbandjesaantal 220
Clipboardsaantal 10

Papierwaren

Programmafoldersaantal 250
Routebordjesaantal 30
Sprekerskaartenaantal 30
Plakbandaantal 8
Schaaraantal 6
Markeerstiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de zaalindeling uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer per zaal hoeveel stoelen, sprekerstafels, microfoons en projectieschermen nodig zijn, zodat parallelle sessies niet om dezelfde apparatuur vragen.
Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal cateringgasten uiterlijk 7 dagen vooraf door. Plan daarnaast water, koffie en herbruikbare drinkglazen per zaal; bezoekers blijven niet allemaal in de centrale ontvangstruimte.
Bevestig auteursvervoer en aankomsttijden minimaal 2 weken vooraf. Leg per auteur een welkomstpakket, auteursinformatie en een contactpersoon klaar, zodat wijzigingen op de festivaldag niet bij de publieksregistratie terechtkomen.
Test techniek en presentaties op locatie uiterlijk 1 dag vooraf. Neem naast laptop, mengpaneel en draadloze microfoons ook verlengkabels, stekkerdozen, kabelgoten en een USB-stick met alle bestanden mee.
Plan de opbouw in tijdsblokken: zet stoelen, tafels, boekentafel en bewegwijzering eerst klaar en controleer daarna zalen en toiletten. Laat minimaal 30 minuten tussen de technische eindtest en de ontvangst van het publiek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een literatuurfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Programma, locatie en auteurs leg je in de eerste 4 tot 8 weken vast; catering, vervoer en drukwerk volgen daarna.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een literatuurfestival?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per publieksruimte en 2 mensen bij ontvangst en registratie. Voor een festival met 4 zalen kom je daarmee uit op ongeveer 6 vrijwilligers, exclusief techniek en catering.
Wanneer moet ik de catering voor een literatuurfestival bestellen?: Reserveer catering zodra de datum en locatie vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Geef het verwachte aantal gasten 2 weken vooraf door en de definitieve dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf.
Wanneer moet de techniek van een literatuurfestival getest worden?: Doe een volledige test uiterlijk 1 dag voor het festival en controleer microfoons, speakers, projectoren en presentaties per zaal. Plan op de dag zelf nog 30 tot 60 minuten voor een korte herhaling en het oplossen van kabel- of aansluitproblemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.