Literaturfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Literaturfestival braucht mehr als ein gutes Programm. Du koordinierst Autoren, mehrere Räume, Publikumsanmeldungen, Technik, Bücher und Verpflegung in einem festen Ablauf. Beginne früh mit Programm und Veranstaltungsort, bestätige danach alle Mitwirkenden und bestelle Technik, Catering und Drucksachen. Kurz vor dem Termin zählt eine genaue Kontrolle: Mikrofone testen, Sitzplätze stellen, Getränke kühlen und die Ankunft der Autoren vorbereiten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Programm und Autoren festlegen
2 Personen
Location und Raumaufteilung reservieren
2 Personen
Autoren und Sprecher bestätigen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Festival online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Autorentransport reservieren
Catering reservieren
Technik und Mikrofone reservieren
Freiwillige einteilen
2 Personen
Programmhefte drucken lassen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Autoreninformationen sammeln
Büchertisch zusammenstellen
2 Personen
Vorlesetexte ausdrucken
Routen- und Saalschilder drucken
Publikumsregistrierung vorbereiten
2 Personen
Catering-Einkäufe erledigen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Autor:innen-Willkommenspaket bereitlegen
Räume und Toiletten kontrollieren
2 Personen
Stühle pro Saal aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Büchertisch einrichten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Wegweiser aufhängen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Präsentationen testen
Licht in den Lesebereichen einstellen
2 Personen
Kaffee- und Teestation aufbauen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Namensschilder bereitlegen

Event

Autoren empfangen
2 Personen
Redner zu den Räumen begleiten
2 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Vorträge betreuen
3 Personen
Vorleserunden begleiten
3 Personen
Podiumsgespräche moderieren
3 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Büchertisch betreuen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Räume zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Programmänderungen kommunizieren
Autorenfotos betreuen
Pausenmusik abspielen
Abschlusswort halten
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Autoren verabschieden
2 Personen
Bücher und Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Geschirr abwaschen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Räume reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Technik zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Locationschlüssel zurückgeben
Foto- und Videodateien speichern
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
KlappischeAnz. 18
RednerstühleAnz. 12
RednerpulteAnz. 6
BüchertischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
MischpultAnz. 2
LaptopAnz. 2
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
USB-SticksAnz. 4

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
StimmungsleuchtenAnz. 12
LichtständerAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
ServiertablettsAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8

Küche

WasserkocherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ZangenAnz. 8

Dekoration

BücherfähnchenAnz. 20
TischläuferAnz. 12
BuchständerAnz. 20
FotowändeAnz. 2
PflanzenAnz. 12

Registrierung

RegistrierungsformulareAnz. 220
NamensschildhalterAnz. 220
StifteAnz. 40
KassenboxenAnz. 2
ArmbänderAnz. 220
KlemmbretterAnz. 10

Papierwaren

ProgrammhefteAnz. 250
WegweiserAnz. 30
SprecherkartenAnz. 30
KlebebandAnz. 8
SchereAnz. 6
MarkerAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Raumaufteilung zuerst fest. Plane pro Lesung ausreichend Zeit für Umbau, Mikrofontest und den Wechsel zwischen den Sälen ein.
Bestätige Autoren und Sprecher spätestens mehrere Wochen vor dem Festival schriftlich. Sammle dabei Textauszüge, Kurzbiografien, Ankunftszeiten und besondere technische Anforderungen.
Schließe die Anmeldung etwa 7 bis 10 Tage vor dem Termin ab und erfasse Ernährungswünsche separat. So kann das Catering die benötigten Portionen planen, statt am Veranstaltungstag nachzufragen.
Prüfe die Technik nicht erst beim Einlass. Teste für jeden Saal Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult, Laptop, Projektor und Verlängerungskabel am Vortag oder mindestens 2 Stunden vor Beginn.
Bereite den Empfang und die Orientierung gleichzeitig vor: Namensschilder, Programmhefte, Routen- und Saalschilder sowie die Publikumsregistrierung sollten vor dem Einlass an ihrem Platz liegen. Stelle außerdem Büchertische, Garderobenständer und Willkommenspakete für die Autoren bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Literaturfestival organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Programm, Autoren und Veranstaltungsort. Drucksachen, Catering, Transport und Technik sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin beauftragt sein.
Wie viele Helfer braucht ein Literaturfestival?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Saal sowie zusätzliche Helfer für Empfang, Garderobe, Büchertisch und Autorenbetreuung ein. Bei drei Sälen sind meist 6 bis 8 Personen gleichzeitig sinnvoll, abhängig von den Einlasszeiten.
Wann muss das Catering für ein Literaturfestival bestellt werden?: Bestelle das Catering 2 bis 4 Wochen vor dem Festival und übermittle die endgültige Teilnehmerzahl etwa 7 Tage vorher. Getränke sollten am Veranstaltungstag frühzeitig gekühlt werden, damit sie zum Einlass bereitstehen.
Was muss man am Tag des Literaturfestivals zuerst erledigen?: Kontrolliere zuerst Räume, Toiletten, Bestuhlung und Fluchtwege. Danach baust du Empfang, Technik und Beschilderung auf; plane dafür mindestens 2 Stunden vor dem Publikumseinlass ein.

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