Checklist para organizar un festival literario sin olvidar nada

Un festival literario reúne autores, lectores, sesiones y espacios que deben encajar con precisión. Empieza por cerrar el programa, confirmar a los ponentes y reservar el recinto antes de anunciar el evento. Después organiza las inscripciones, el transporte, el catering, el equipo técnico y los voluntarios. Esta checklist también contempla lo que suele llegar tarde: folletos, tarjetas con nombres, textos de lectura, señalización, bienvenida para autores y la preparación de salas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Registrar el programa y los autores
2 personas
Reservar el recinto y la distribución de la sala
2 personas
Confirmar autores y ponentes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el festival en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar transporte para autores
Reservar el catering
Reservar equipo técnico y micrófonos
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir folletos del programa
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Recopilar la información del autor
Montar la mesa de libros
2 personas
Imprimir los textos de lectura
Imprimir carteles de ruta y de sala
Preparar la inscripción del público
2 personas
Ir a comprar para el catering
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Preparar el paquete de bienvenida para autores
Comprobar las salas y los baños
2 personas
Colocar las sillas por sala
4 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Montar la mesa de libros
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colocar los carteles de ruta
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar presentaciones
Configurar la iluminación en las salas de lectura
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colocar los folletos del programa
2 personas
Preparar tarjetas con nombres

Evento

Recibir a los autores
2 personas
Acompañar a los ponentes a las salas
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar las conferencias
3 personas
Guiar las rondas de lectura
3 personas
Moderate los paneles de debate
3 personas
Recopilar preguntas del público
2 personas
Atender la mesa de libros
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Comprobar las salas de vez en cuando
2 personas
Comunicar los cambios del programa
Coordinar las fotos de los autores
Poner música de pausa
Pronunciar las palabras de cierre
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Despedir a los autores
2 personas
Cerrar libros y caja
2 personas

Seguimiento

Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar las salas
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
3 personas
Devolver la técnica prestada
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Guardar archivos de foto y video
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 18
Sillas para ponentescant. 12
Mesas para ponentescant. 6
Mesas para libroscant. 3
Percheroscant. 2
Taburetescant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Mesa de mezclascant. 2
Portátilcant. 2
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Memorias USBcant. 4

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Luces decorativascant. 12
Atriles de iluminacióncant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Bandejas de serviciocant. 12
Termoscant. 8

Cocina

Teterascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzascant. 8

Decoración

Banderines de librocant. 20
Manteles runnerscant. 12
Atriles para libroscant. 20
Paredes para fotoscant. 2
Plantascant. 12

Registro

Formularios de registrocant. 220
Portatarjetas de nombrecant. 220
Bolígrafoscant. 40
Cajas de cajacant. 2
Pulserascant. 220
Portapapelescant. 10

Artículos de papel

Folletos del programacant. 250
Carteles de rutacant. 30
Tarjetas para ponentescant. 30
Cinta adhesivacant. 8
Tijerascant. 6
Rotuladores fosforescentescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y la distribución de las salas antes de publicar el festival. Así puedes indicar horarios, ubicaciones y sesiones sin corregir la información después.
Confirma a cada autor y ponente antes de enviar las invitaciones definitivas. Recopila con antelación su información, necesidades de transporte y preferencias dietéticas.
Reserva micrófonos, altavoces, proyectores y pantallas con tiempo, y prueba los cables, regletas y la mesa de mezclas antes de abrir las puertas. Lleva también una memoria USB con las presentaciones.
Prepara la recepción con mesas, tarjetas con nombres, folletos del programa y señalización de rutas y salas. Imprime los textos de lectura antes del día del festival para no depender de una impresora disponible en el recinto.
Calcula el catering según las inscripciones y enfría las bebidas antes de que lleguen los asistentes. Comprueba las salas, los baños, las sillas y las mesas durante el montaje, no cuando empiece la primera sesión.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival literario?: Empieza a cerrar el programa, el recinto y los autores con al menos 8 semanas de antelación. Reserva el catering, el transporte y el equipo técnico en cuanto conozcas los horarios definitivos.
¿Qué hay que preparar el día antes de un festival literario?: Deja listos los folletos, las tarjetas con nombres, los textos de lectura, la señalización y los paquetes de bienvenida. También conviene enfriar las bebidas y comprobar que el equipo técnico incluye todos los cables, regletas y soportes necesarios.
¿Cuándo se deben abrir las inscripciones?: Abre las inscripciones cuando el programa, los autores y el recinto estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Pide las preferencias dietéticas al registrarse para poder cerrar el catering a tiempo.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival literario?: Como referencia, asigna al menos 1 voluntario por sala activa y 2 para la recepción y la orientación del público. Añade una persona responsable de coordinar autores, ponentes y cambios durante el programa.

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