Checklist pour organiser un festival littéraire

Un festival littéraire demande de coordonner les auteurs, les séances, le public et plusieurs espaces en parallèle. Cette checklist suit l’ordre de préparation, depuis le programme et les réservations jusqu’à l’accueil sur place. Elle aide aussi à ne pas oublier les détails souvent réglés trop tard : besoins alimentaires, transports, badges, textes de lecture, microphones et signalétique. Prévois un responsable clairement identifié pour chaque domaine et vérifie les salles la veille ou le matin même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le programme et les auteurs
2 personnes
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Confirmer les auteurs et les intervenants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le festival en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le transport des auteurs
Réserver le catering
Réserver la technique et les microphones
Répartir les bénévoles
2 personnes
Faire imprimer les programmes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Rassembler les informations sur les auteurs
Composer la table des livres
2 personnes
Imprimer les textes de lecture
Imprimer les panneaux d’itinéraire et de salle
Préparer l’accueil du public
2 personnes
Faire les courses du catering
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Préparer le kit d’accueil des auteurs
Contrôler les salles et les toilettes
2 personnes
Installer les chaises par salle
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Installer la table des livres
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les présentations
Régler l’éclairage des espaces de lecture
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Déposer les brochures du programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs

Événement

Accueillir les auteurs
2 personnes
Accompagner les intervenants vers les salles
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Animer les conférences
3 personnes
Animer les sessions de lecture
3 personnes
Animer les tables rondes
3 personnes
Recueillir les questions du public
2 personnes
Tenir la table de livres
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vérifier les salles en cours de journée
2 personnes
Communiquer les changements de programme
Encadrer les photos des auteurs
Diffuser la musique de pause
Préparer le mot de clôture
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Faire leurs adieux aux auteurs
2 personnes
Clôturer les ventes et la caisse
2 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer les salles
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Enregistrer les fichiers photo et vidéo
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 18
Chaises des intervenantsqté 12
Tables des intervenantsqté 6
Tables à livresqté 3
Portantsqté 2
Tabouretsqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Microphones sans filqté 6
Pieds de microqté 6
Table de mixageqté 2
Ordinateur portableqté 2
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Clés USBqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 12
Pied d’éclairageqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Bacs de rangementqté 12
Pincesqté 8

Décoration

Marque-pagesqté 20
Chemins de tableqté 12
Présentoirs à livresqté 20
Murs photoqté 2
Plantesqté 12

Inscription

Formulaires d’inscriptionqté 220
Porte-nomsqté 220
Stylosqté 40
Caissesqté 2
Braceletsqté 220
Presse-papiersqté 10

Papeterie

Brochures du programmeqté 250
Panneaux d’orientationqté 30
Cartes des intervenantsqté 30
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Marqueursqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commence par verrouiller le programme et les auteurs avant de publier l’événement : prévois un délai d’au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les intervenants, le lieu et les besoins techniques.
Ouvre les inscriptions dès que les horaires et les salles sont définitifs. Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription afin de transmettre un nombre fiable au traiteur au plus tard 7 jours avant.
Pour chaque salle, vérifie le nombre de chaises, les tables des intervenants, les microphones sans fil, les pieds de micro et les rallonges. Fais un test son et projection au moins 2 heures avant l’ouverture au public.
Prépare les éléments imprimés en une seule vérification : programmes, badges nominatifs, textes de lecture et panneaux d’itinéraire. Garde une réserve d’environ 10 % pour les changements de dernière minute et les inscriptions sur place.
Donne aux bénévoles des horaires et des zones précises, notamment pour l’accueil, la table des livres, l’orientation et le catering. Remets le kit d’accueil des auteurs à chacun dès son arrivée et confirme le transport retour avant la première session.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival littéraire ?: Commence idéalement 6 à 8 mois avant la date, surtout si plusieurs auteurs et salles sont prévus. Le programme, le lieu et les premiers engagements devraient être fixés au moins 3 mois avant l’événement.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un festival littéraire ?: Prévois au minimum 3 heures pour installer les chaises, tables, accueil, signalétique et matériel technique. Ajoute 1 heure pour tester les microphones, la table de mixage, les projecteurs et les écrans.
Quand envoyer les invitations pour un festival littéraire ?: Envoie les invitations dès que le programme et les horaires sont confirmés, généralement 6 à 10 semaines avant le festival. Fais un rappel 7 jours avant et ferme les inscriptions assez tôt pour confirmer le catering.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des auteurs ?: Prépare un badge, les informations pratiques, le programme de leur intervention et les coordonnées d’un référent. Confirme leur transport au moins 7 jours avant, puis vérifie l’arrivée et le retour le jour même.

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