Wat heb je nodig voor een literatuurfestival?

Een literatuurfestival vraagt om meer dan stoelen en een microfoon. Je hebt spullen nodig voor lezingen, boekverkoop, ontvangst, catering en de route tussen zalen. Stem aantallen af op het maximale publieksaantal per zaal en tel materialen voor auteurs en vrijwilligers apart mee. Vooral kabels, naamkaartjes, water, verlengkabels en duidelijke bordjes worden vaak te laat geregeld. Gebruik deze boodschappenlijst als controle voordat alle materialen naar de locatie gaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 18
Sprekersstoelenaantal 12
Sprekerstafelsaantal 6
Boekentafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Mengpaneelaantal 2
Laptopaantal 2
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
USB-sticksaantal 4

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Sfeerlampenaantal 12
Lichtstandsaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerbladenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Tangenaantal 8

Decoratie

Boekvlaggenaantal 20
Tafellopersaantal 12
Boekstandaardsaantal 20
Fotowandenaantal 2
Plantenaantal 12

Registratie

Registratieformulierenaantal 220
Naamkaarthoudersaantal 220
Pennenaantal 40
Kassaboxenaantal 2
Polsbandjesaantal 220
Clipboardsaantal 10

Papierwaren

Programmafoldersaantal 250
Routebordjesaantal 30
Sprekerskaartenaantal 30
Plakbandaantal 8
Schaaraantal 6
Markeerstiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Theezakjes - 300 stuks
- Kruidenthee - 100 zakjes
- Suiker - 2 kilogram
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Bruiswater - 60 liter
- Plat mineraalwater - 60 liter
- Cola - 12 liter
- Cola Zero - 12 liter
- Sinas - 8 liter
- Appelsap - 8 liter
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Baguettes - 20 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Roomkaas - 3 kilogram
- Hummus - 3 kilogram
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Brie - 2 kilogram
- Gerookte kipfilet - 2 kilogram
- Komkommer - 3 kilogram
- Tomaten - 3 kilogram
- Rucola - 1 kilogram
- Paprika - 2 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Appels - 6 kilogram
- Bananen - 5 kilogram
- Naturelchips - 12 zakken
- Paprikachips - 12 zakken
- Gezouten noten - 3 kilogram
- Olijven - 2 kilogram
- Crackers - 12 pakken
- Koekjes - 10 pakken
- Brownies - 180 stuks
- Miniquiches - 180 stuks
- Ketchup - 2 flessen
- Mayonaise - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Zout - 500 gram
- Peper - 250 gram
- Olijfolie - 1 liter
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Servetten - 1000 stuks
- Papieren bekers - 300 stuks
- Vershoudfolie - 3 rollen
- Aluminiumfolie - 3 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 6 flessen
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken

Tips

Plan per zaal minimaal één draadloze microfoon, één microfoonstatief en een sprekerstafel; reserveer bij meerdere sprekers extra microfoons zodat wissels niet stilvallen.
Tel voor koffie, thee en water per bezoeker minstens één drinkglas of koffiekopje per ronde, plus ongeveer 10% reserve. Zet thermoskannen, waterkokers en koffiezetapparaten klaar vóór de eerste sessie.
Leg voor ontvangst naamkaartjes, programmafolders en publieksregistratiemateriaal op één tafel. Neem ongeveer 10% extra folders en kaartjes mee voor onverwachte bezoekers en beschadigde exemplaren.
Voorzie elke zaal van een routebordje bij de ingang en bewegwijzering vanaf ontvangst naar toiletten en boekentafel. Controleer dit uiterlijk op de ochtend van het festival, wanneer stoelen en tafels op hun plek staan.
Test laptop, projectoren, actieve speakers en mengpaneel per zaal met de echte kabels. Neem per zaal minimaal één extra verlengkabel en stekkerdoos mee en werk losse kabels weg met kabelgoten.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een literatuurfestival?: Tel het maximale aantal aangemelde bezoekers per zaal en voeg 5 tot 10% reserve toe. Bij 80 verwachte bezoekers zet je dus ongeveer 84 tot 88 stoelen klaar, verdeeld volgens de zaalindeling.
Hoeveel microfoons zijn nodig voor een literaire lezing?: Reken op één microfoon per spreker die tegelijk aan het woord is, plus één reserve bij een programma met wisselende auteurs. Voor twee auteurs en een moderator zijn drie microfoons praktisch; controleer ook het aantal microfoonstatieven.
Hoeveel koffie en water moet ik inkopen voor een literatuurfestival?: Reken voor een programma van ongeveer drie uur op 3 tot 4 drinkmomenten per bezoeker. Koop daarnaast circa 10% reserve aan koffie, thee, water en servies, omdat bezoekers en medewerkers niet altijd even lang blijven.
Wanneer moet ik de festivalmaterialen klaarzetten?: Breng techniek, servies, bewegwijzering en ontvangstmaterialen uiterlijk enkele uren vóór de eerste sessie naar de locatie. Test projectoren en microfoons vóór de deuren opengaan en zet koeling en catering minimaal 60 minuten eerder klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.