Que prévoir pour un festival littéraire ?
Un festival littéraire demande plus que des livres et des chaises. Il faut prévoir l’accueil du public, les besoins des auteurs, les boissons, le catering et le matériel technique pour chaque salle. Cette liste vous aide à acheter et rassembler les bons éléments avant le jour J, notamment ceux qu’on oublie souvent : rallonges, badges, gobelets réutilisables ou signalétique. Vérifiez les quantités selon le nombre d’inscrits, d’intervenants et de sessions prévues.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 180
- Tables pliantesqté 18
- Chaises des intervenantsqté 12
- Tables des intervenantsqté 6
- Tables à livresqté 3
- Portantsqté 2
- Tabouretsqté 8
Équipement
- Intervenants actifsqté 4
- Microphones sans filqté 6
- Pieds de microqté 6
- Table de mixageqté 2
- Ordinateur portableqté 2
- Projecteursqté 2
- Écrans de projectionqté 2
- Rallongesqté 10
- Multiprisesqté 8
- Goulottes de câblesqté 12
- Clés USBqté 4
Éclairage
- Projecteurs de chantier LEDqté 8
- Lampes d'ambianceqté 12
- Pied d’éclairageqté 4
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 220
- Tasses à caféqté 100
- Assiettesqté 220
- Couvertsqté 220
- Plateaux de serviceqté 12
- Thermosqté 8
Cuisine
- Bouilloiresqté 4
- Machines à caféqté 3
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Bacs de rangementqté 12
- Pincesqté 8
Décoration
- Marque-pagesqté 20
- Chemins de tableqté 12
- Présentoirs à livresqté 20
- Murs photoqté 2
- Plantesqté 12
Inscription
- Formulaires d’inscriptionqté 220
- Porte-nomsqté 220
- Stylosqté 40
- Caissesqté 2
- Braceletsqté 220
- Presse-papiersqté 10
Papeterie
- Brochures du programmeqté 250
- Panneaux d’orientationqté 30
- Cartes des intervenantsqté 30
- Ruban adhésifqté 8
- Ciseauxqté 6
- Marqueursqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Aspirateurqté 2
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
Catering
- Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Sachets de thé - 300 pièces
- Tisane - 100 sachets
- Sucre - 2 kilogrammes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Eau pétillante - 60 liter
- Eau minérale plate - 60 litres
- Cola - 12 litres
- Cola Zero - 12 litres
- Sinas - 8 liter
- Jus de pomme - 8 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Baguettes - 20 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Fromage frais - 3 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 2 kilogrammes
- Concombre - 3 kilogrammes
- Tomates - 3 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Poivron - 2 kilogram
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 6 kilogram
- Bananes - 5 kilogrammes
- Chips nature - 12 sachets
- Chips au paprika - 12 sachets
- Noix salées - 3 kilogrammes
- Olives - 2 kilogrammes
- Crackers - 12 paquets
- Biscuits - 10 paquets
- Brownies - 180 pièces
- Mini quiches - 180 pièces
- Ketchup - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sel - 500 grammes
- Poivre - 250 grammes
- Huile d’olive - 1 litre
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Serviettes - 1000 pièces
- Gobelets en papier - 300 pièces
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
Conseils
- Prévoyez au moins un badge nominatif par auteur, intervenant, bénévole et membre de l’équipe, avec 10 % de badges vierges en réserve pour les changements de dernière minute.
- Pour une pause d’une heure, comptez environ deux boissons par personne, puis ajoutez 10 % de marge. Refroidissez les bouteilles et installez les glacières avant l’arrivée du public.
- Prévoyez une rallonge et une multiprise par zone technique, ainsi qu’une ou deux rallonges supplémentaires. Les câbles doivent être protégés avec des goulottes dès l’installation.
- Pour chaque salle, rassemblez les programmes, les textes de lecture et les panneaux d’itinéraire dans une pochette distincte. Préparez-les la veille afin de ne pas les chercher entre deux sessions.
- Comptez les places assises salle par salle, puis ajoutez environ 10 % de chaises si l’espace le permet. Gardez aussi une table libre pour les inscriptions tardives, les informations et les besoins des auteurs.
Questions fréquentes
- Combien de boissons prévoir pour un festival littéraire ?
- Pour une pause ou un accueil d’une heure, prévoyez environ deux boissons par personne, puis ajoutez 10 % de marge. Pour une journée complète, comptez trois à quatre boissons par personne, en adaptant selon la présence de café et de thé.
- Combien de microphones faut-il pour une rencontre littéraire ?
- Prévoyez un microphone par intervenant actif et un microphone supplémentaire pour les questions du public. Pour une table de quatre auteurs avec un animateur, cinq microphones permettent d’éviter les échanges de matériel.
- Quand préparer le matériel d’accueil du festival ?
- Préparez les badges, programmes, listes d’inscription et panneaux au moins 24 heures avant l’ouverture. Installez les tables d’accueil et vérifiez les fournitures 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public.
- Combien de chaises prévoir par salle ?
- Comptez une chaise par personne inscrite, puis ajoutez environ 10 % de places disponibles. Pour une salle de 80 inscrits, prévoyez donc 88 chaises si l’agencement et les sorties de secours le permettent.
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