Qué necesitas para organizar un festival literario

Un festival literario necesita más que libros y un programa impreso. Debes preparar salas para lecturas y ponencias, una recepción ágil, una mesa de libros y pausas con café y bebidas. Esta lista reúne el material de mobiliario, sonido, proyección, iluminación y servicio que conviene tener listo antes del montaje. Revisa las cantidades según el número de asistentes, autores y salas, y confirma con tiempo qué equipo ya ofrece el recinto.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 18
Sillas para ponentescant. 12
Mesas para ponentescant. 6
Mesas para libroscant. 3
Percheroscant. 2
Taburetescant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Mesa de mezclascant. 2
Portátilcant. 2
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Memorias USBcant. 4

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Luces decorativascant. 12
Atriles de iluminacióncant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Bandejas de serviciocant. 12
Termoscant. 8

Cocina

Teterascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzascant. 8

Decoración

Banderines de librocant. 20
Manteles runnerscant. 12
Atriles para libroscant. 20
Paredes para fotoscant. 2
Plantascant. 12

Registro

Formularios de registrocant. 220
Portatarjetas de nombrecant. 220
Bolígrafoscant. 40
Cajas de cajacant. 2
Pulserascant. 220
Portapapelescant. 10

Artículos de papel

Folletos del programacant. 250
Carteles de rutacant. 30
Tarjetas para ponentescant. 30
Cinta adhesivacant. 8
Tijerascant. 6
Rotuladores fosforescentescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Bolsitas de té - 300 unidades
- Té de hierbas - 100 bolsitas
- Azúcar - 2 kilogramos
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Agua con gas - 60 litros
- Agua mineral sin gas - 60 litros
- Cola - 12 litros
- Cola Zero - 12 litros
- Naranja - 8 litros
- Zumo de manzana - 8 litros
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Baguettes - 20 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Queso crema - 3 kilogramos
- Hummus - 3 kilogramos
- Queso joven - 3 kilogramos
- Brie - 2 kilogramos
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilogram
- Pepino - 3 kilogramo
- Tomates - 3 kilogram
- Rúcula - 1 kilogramo
- Pimiento - 2 kilogram
- Uvas - 5 kilogramos
- Manzanas - 6 kilogramos
- Plátanos - 5 kilogram
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Frutos secos salados - 3 kilogram
- Aceitunas - 2 kilogram
- Crackers - 12 paquetes
- Galletas - 10 paquetes
- Brownies - 180 unidades
- Mini quiches - 180 unidades
- Ketchup - 2 botellas
- Mayonesa - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Sal - 500 gramos
- Pimienta - 250 gramos
- Aceite de oliva - 1 litro
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Servilletas - 1000 unidades
- Vasos de papel - 300 unidades
- Film transparente - 3 rollos
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes

Consejos

Calcula las sillas por sala con un margen del 10 %: para 80 asistentes, prepara al menos 88 plazas. Reserva además sillas específicas para ponentes y moderadores.
Para cada sala con intervenciones, comprueba al menos un micrófono inalámbrico, un soporte y un altavoz activo. Si habrá preguntas del público, añade un segundo micrófono o planifica uno compartido.
Lleva un cable alargador y una regleta por cada punto técnico, además de canaletas para las zonas de paso. Prueba proyectores, pantallas y cables antes de que lleguen los autores.
Para una pausa de café, calcula dos bebidas por persona durante la primera hora y añade un 10 % de vasos, tazas, platos y cubiertos. Enfría las bebidas en neveras portátiles antes de abrir la recepción.
Prepara con antelación los folletos, tarjetas con nombres, textos de lectura y carteles de ruta. Guarda una copia digital del programa y de la información de los autores en dos memorias USB.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un festival literario?: Calcula una silla por asistente previsto y añade un margen del 10 %. Para 100 personas, prepara 110 sillas; en las salas de ponencias, reserva aparte las sillas de los autores y moderadores.
¿Cuánto material de café necesito para 50 personas?: Para una pausa de una hora, calcula unas 100 bebidas, es decir, dos por persona. Prepara al menos 55 unidades de cada pieza de servicio y aumenta la cantidad si el programa incluye varias pausas.
¿Cuándo debo comprobar el equipo de sonido y proyección?: Haz una prueba completa entre 2 y 3 horas antes de la apertura. Comprueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, proyectores, pantallas, regletas y cables en cada sala.
¿Cuándo tengo que preparar los materiales impresos?: Imprime folletos, tarjetas, textos de lectura y carteles al menos 3 días antes. Guarda un 10 % de copias adicionales para inscripciones de última hora, cambios de sala o material perdido.

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