Einkaufsliste für dein Literaturfestival

Für ein Literaturfestival brauchst du mehr als Bücher und ein Mikrofon. Plane Getränke und Catering für Publikum, Autor:innen und Helfer:innen, dazu Geschirr, Technik, Beschilderung und Material für mehrere Räume. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Ersatzkabel, Namensschilder, USB-Sticks oder ausreichend Wasser. Diese Einkaufsliste hilft dir, Empfang, Lesungen, Büchertisch und Pausen vollständig vorzubereiten.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
KlappischeAnz. 18
RednerstühleAnz. 12
RednerpulteAnz. 6
BüchertischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
MischpultAnz. 2
LaptopAnz. 2
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
USB-SticksAnz. 4

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
StimmungsleuchtenAnz. 12
LichtständerAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
ServiertablettsAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8

Küche

WasserkocherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ZangenAnz. 8

Dekoration

BücherfähnchenAnz. 20
TischläuferAnz. 12
BuchständerAnz. 20
FotowändeAnz. 2
PflanzenAnz. 12

Registrierung

RegistrierungsformulareAnz. 220
NamensschildhalterAnz. 220
StifteAnz. 40
KassenboxenAnz. 2
ArmbänderAnz. 220
KlemmbretterAnz. 10

Papierwaren

ProgrammhefteAnz. 250
WegweiserAnz. 30
SprecherkartenAnz. 30
KlebebandAnz. 8
SchereAnz. 6
MarkerAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 kilogram
- Teebeutel - 300 Stück
- Kräutertee - 100 Beutel
- Zucker - 2 Kilogramm
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Sprudelwasser - 60 Liter
- Stilles Mineralwasser - 60 Liter
- Cola - 12 Liter
- Cola Zero - 12 Liter
- Orangenlimonade - 8 Liter
- Apfelsaft - 8 Liter
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Baguettes - 20 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Frischkäse - 3 Kilogramm
- Hummus - 3 Kilogramm
- Junger Käse - 3 Kilogramm
- Brie - 2 Kilogramm
- Geräuchertes Hähnchenbrustfilet - 2 Kilogramm
- Gurke - 3 Kilogramm
- Tomaten - 3 Kilogramm
- Rucola - 1 Kilogramm
- Paprika - 2 Kilogramm
- Trauben - 5 Kilogramm
- Äpfel - 6 Kilogramm
- Bananen - 5 kilogram
- Naturchips - 12 Tüten
- Paprikachips - 12 Tüten
- Salzige Nüsse - 3 Kilogramm
- Oliven - 2 Kilogramm
- Cracker - 12 Packungen
- Kekse - 10 Packungen
- Brownies - 180 Stück
- Mini-Quiches - 180 Stück
- Ketchup - 2 Flaschen
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Salz - 500 Gramm
- Pfeffer - 250 Gramm
- Olivenöl - 1 Liter
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Servietten - 1000 Stück
- Pappbecher - 300 Stück
- Frischhaltefolie - 3 Rollen
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 6 Flaschen
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen

Tipps

Rechne pro Person für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken und stelle zusätzlich Wasser bereit. Kühlboxen und Thermoskannen solltest du spätestens am Vorabend füllen beziehungsweise vorbereiten.
Plane für jede Lesung ein Funkmikrofon als Reserve ein, wenn mehrere Säle parallel genutzt werden. Verlängerungskabel, Kabelkanäle und USB-Sticks gehören ebenfalls ins Technik-Set.
Bestelle Programmhefte, Namensschilder sowie Routen- und Saalschilder mindestens eine Woche vor dem Festival. Nimm etwa 10 Prozent mehr Exemplare mit als angemeldete Gäste.
Für Empfang und Catering brauchst du Teller, Besteck, Gläser, Kaffeetassen und Serviertabletts passend zur erwarteten Gästezahl. Halte mindestens 10 Prozent Reserve bereit, besonders bei Gläsern und Tassen.
Bereite für jede:n Autor:in ein Willkommenspaket und eine Mappe mit Autoreninformationen sowie Vorlesetexten vor. Lege diese Unterlagen spätestens zwei Stunden vor Beginn an den jeweiligen Empfang oder Backstage-Platz.

Häufige Fragen

Was brauche ich für ein Literaturfestival an Getränken?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person, darunter ausreichend Wasser. Für längere Veranstaltungen solltest du zusätzlich Kaffee und Tee für die Pausen sowie Kühlboxen und Thermoskannen einplanen.
Wie viele Programmhefte und Namensschilder soll ich drucken?: Drucke die Anzahl der Anmeldungen plus etwa 10 Prozent Reserve. Bei 100 erwarteten Gästen sind das rund 110 Programmhefte und genügend Namensschilder für Publikum, Autor:innen und Helfer:innen.
Welche Technik brauche ich für Lesungen in mehreren Sälen?: Pro genutztem Saal brauchst du Lautsprecher, ein Mikrofon, einen Mikrofonständer und bei Präsentationen Laptop, Projektor und Leinwand. Lege mindestens ein zusätzliches Mikrofon sowie Ersatzkabel und USB-Sticks bereit.
Wann muss ich die Materialien für ein Literaturfestival besorgen?: Bestelle Drucksachen und reservierungsabhängige Technik mindestens eine Woche vorher. Getränke, Catering und verderbliche Waren kaufst du je nach Umfang ein bis zwei Tage vor dem Festival; die Raum- und Technikmaterialien sollten am Vortag vor Ort sein.

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