Wat heb je nodig voor een literatuurfestival?

Voor een literatuurfestival regel je meer dan koffie en stoelen. Je hebt spullen nodig voor ontvangst, auteursgesprekken, de boekentafel, catering en techniek in meerdere zalen. Tel bezoekers, auteurs, sprekers en medewerkers apart: zij gebruiken niet allemaal hetzelfde. Deze boodschappenlijst helpt je bepalen wat je moet kopen, lenen of meenemen en voorkomt dat naambadges, kabels of drank te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Boekenkastenaantal 3
Kleedkamerrekaantal 2
Lessenaaraantal 2
Podiumdelenaantal 6
Krukkenaantal 6

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplankenaantal 10
Schaaltjesaantal 20
Karaffenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 3
DI-box
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 12
Lichtstandaardsaantal 4

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 20
Boekpostersaantal 15
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 30
Gastenboekenaantal 2
Fotowanddoek

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Serveerplateausaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Koelelementenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 3

Registratie

Registratietafel
Kassa
Pinapparaat
Badgehoudersaantal 120
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 4
Programmafoldersaantal 130
Routebordenaantal 12
Polsbandjesaantal 130

Boodschappen

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Thee-infusies - 1 doos
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 2 kilogram
- Mineraalwater plat - 48 liter
- Mineraalwater bruisend - 24 liter
- Cola - 12 liter
- Cola Zero - 12 liter
- Sinas - 6 liter
- Ginger ale - 6 liter
- Bitter lemon - 6 liter
- Appelsap - 8 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Bier - 48 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Prosecco - 4 flessen
- IJsblokjes - 10 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Roomkaas - 1 kilogram
- Pindakaas - 2 potten
- Aardbeienjam - 2 potten
- Honing - 2 potten
- Roomboter - 1 kilogram
- Komkommer - 10 stuks
- Cherrytomaten - 3 kilogram
- Wortels - 2 kilogram
- Paprika - 2 kilogram
- Druiven - 4 kilogram
- Appels - 50 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Sinaasappels - 30 stuks
- Aardbeien - 2 kilogram
- Citroencake - 3 stuks
- Appeltaart - 3 stuks
- Brownies - 4 schalen
- Mini-muffins - 120 stuks
- Mini-croissants - 100 stuks
- Stokbroden - 12 stuks
- Volkorenbrood - 6 broden
- Wraps - 100 stuks
- Tortillachips - 3 kilogram
- Paprikachips - 2 kilogram
- Naturelchips - 2 kilogram
- Gemengde noten - 1 kilogram
- Studentenhaver - 1 kilogram
- Olijven - 1 kilogram
- Zongedroogde tomaten - 500 gram
- Kaasplakken - 2 kilogram
- Brie - 1 kilogram
- Geitenkaas - 750 gram
- Jonge kaas - 1 kilogram
- Vegetarische falafel - 3 kilogram
- Kipfiletbeleg - 1 kilogram
- Gerookte zalm - 750 gram
- Eiersalade - 1 kilogram
- Kruidenroomkaas - 750 gram
- Rucola - 500 gram
- Sla - 6 kroppen
- Avocado - 20 stuks
- Rode ui - 1 kilogram
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Pestosaus - 4 potten
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Olijfolie - 2 flessen
- Zout - 1 pak
- Zwarte peper - 1 pot
- Italiaanse kruiden - 1 pot
- Paprikapoeder - 1 pot
- Knoflookpoeder - 1 pot
- Servetten - 500 stuks
- Papieren bekers - 250 stuks
- Papieren bordjes - 150 stuks
- Houten roerstaafjes - 300 stuks
- Houten prikkers - 300 stuks
- Voedselveilige handschoenen - 2 dozen
- Bakpapier - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Dieetlabels - 50 stuks
- Afvalzakken - 40 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 36 rollen
- Handzeep - 6 flacons
- Handdesinfectie - 6 flacons
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Schoonmaakdoeken - 20 stuks

Tips

Reken voor koffie en thee op 2 kopjes per bezoeker tijdens een programma van ongeveer 3 uur, plus 10% reserve. Zet ook karaffen water klaar bij elke zaal en op de boekentafel.
Plan per persoon 2 tot 3 drankjes voor het eerste uur en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koel de dranken uiterlijk 2 uur voor aanvang en houd een aparte voorraad voor auteurs en crew.
Neem voor hapjes minimaal 4 kleine porties per persoon bij een pauze van 30 minuten. Label cateringporties met dieetwensen en maak de aantallen pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt.
Voorzie bij de entree één naambadge per auteur, spreker, medewerker en vrijwilliger, plus 10% blanco badges. Druk programmafolders en routeborden uiterlijk 1 dag vooraf af, zodat wijzigingen nog kunnen worden verwerkt.
Test luidsprekers, het mengpaneel, draadloze microfoons, de laptop en HDMI-kabels in elke zaal minimaal 2 uur voor de eerste sessie. Neem per actieve opstelling 1 verlengkabel, 1 stekkerdoos en een opgeladen powerbank mee als reserve.

Veelgestelde vragen

Hoeveel koffie heb ik nodig voor een literatuurfestival?: Reken op 2 kopjes koffie of thee per bezoeker voor een festivalprogramma van ongeveer 3 uur, plus 10% reserve. Bij 100 bezoekers komt dat neer op ongeveer 220 kopjes.
Hoeveel hapjes moet ik bestellen voor een literatuurfestival?: Voor één pauze van 30 minuten heb je minimaal 4 kleine hapjes per persoon nodig. Bestel bij 100 bezoekers dus minstens 400 porties en reserveer extra porties voor auteurs en crew.
Hoeveel microfoons zijn nodig bij een auteursgesprek?: Gebruik minimaal 1 microfoon per spreker en 1 extra microfoon voor vragen uit de zaal. Bij twee auteurs en een moderator heb je dus 4 microfoons nodig, tenzij de moderator geen eigen microfoon gebruikt.
Wanneer moet ik drank en catering voor een literatuurfestival regelen?: Leg de bestelling vast zodra de aanmeldtermijn sluit, bij voorkeur 7 dagen voor het festival. Koel dranken 2 uur vooraf en label dieetporties voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.