Que prévoir pour un festival littéraire ?

Un festival littéraire demande plus que des livres et des chaises. Il faut prévoir l’accueil des participants, les tables de présentation, les badges, les programmes imprimés, les boissons et une restauration simple à servir entre deux rencontres. Cette liste vous aide à réunir le matériel et les consommables au bon moment, notamment la vaisselle, les câbles et les solutions de recharge souvent oubliés. Adaptez les quantités au nombre d’auteurs, d’intervenants et de visiteurs inscrits.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Nappesqté 12
Bibliothèquesqté 3
Portant de vestiaireqté 2
Lutrinqté 2
Éléments de podiumqté 6
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Planches de serviceqté 10
Petits bolsqté 20
Carafesqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Boîtier DI
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 12
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Drapeaux de festivalqté 20
Affiches de livreqté 15
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 30
Livres d’orqté 2
Bannière pour photowall

Catering

Glacièresqté 4
Thermosqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Pains de glaceqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 3
Poubellesqté 8
Balais à mainqté 3

Inscription

Table d'inscription
Caisse
Terminal de paiement
Porte-badgesqté 120
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4
Brochures du programmeqté 130
Panneaux de directionqté 12
Braceletsqté 130

Courses

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Infusions de thé - 1 boîte
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 2 kilogram
- Eau minérale plate - 48 litres
- Eau minérale gazeuse - 24 litres
- Cola - 12 litres
- Cola Zero - 12 litres
- Sinas - 6 litres
- Ginger ale - 6 litres
- Bitter lemon - 6 litres
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Prosecco - 4 bouteilles
- Glaçons - 10 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Miel - 2 pots
- Beurre - 1 kilogramme
- Concombre - 10 pièces
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Carottes - 2 kilogrammes
- Poivron - 2 kilogram
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Oranges - 30 pièces
- Fraises - 2 kilogram
- Cake au citron - 3 pièces
- Tarte aux pommes - 3 pièces
- Brownies - 4 plateaux
- Mini-muffins - 120 pièces
- Mini-croissants - 100 pièces
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Wraps - 100 pièces
- Chips tortillas - 3 kilogramme
- Chips au paprika - 2 kilogram
- Chips nature - 2 kilogrammes
- Mélange de noix - 1 kilogramme
- Mélange étudiant - 1 kilogramme
- Olives - 1 kilogramme
- Tomates séchées au soleil - 500 grammes
- Tranches de fromage - 2 kilogram
- Brie - 1 kilogramme
- Fromage de chèvre - 750 grammes
- Fromage jeune - 1 kilogramme
- Falafel végétarien - 3 kilogram
- Tranches de filet de poulet - 1 kilogramme
- Saumon fumé - 750 grammes
- Salade aux œufs - 1 kilogramme
- Fromage frais aux herbes - 750 grammes
- Roquette - 500 grammes
- Laitues - 6 pièces
- Avocat - 20 pièces
- Oignon rouge - 1 kilogramme
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce pesto - 4 pots
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Poudre d’ail - 1 pot
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Assiettes en carton - 150 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 300 pièces
- Piques en bois - 300 pièces
- Gants alimentaires - 2 boîtes
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Étiquettes de régime - 50 pièces
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons de nettoyage - 20 pièces

Conseils

Prévoyez au moins un programme imprimé par participant attendu, puis ajoutez 10 % d’exemplaires de réserve pour les inscriptions tardives et les documents abîmés.
Pour une pause d’une heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis ajoutez 10 % de marge. Refroidissez-les avant l’ouverture plutôt que pendant les premières rencontres.
Préparez les badges nominatifs au plus tard la veille et imprimez-en 5 à 10 vierges pour les changements de dernière minute, les accompagnateurs et les intervenants ajoutés au programme.
Réservez une table distincte pour les livres et prévoyez des présentoirs ou des bibliothèques stables. Gardez les ouvrages des auteurs séparés afin qu’ils ne se mélangent pas avec les livres destinés à la vente ou à la dédicace.
Testez microphones, haut-parleurs, ordinateur, câbles HDMI et rallonges au moins 2 heures avant l’accueil. Prenez une multiprise et une batterie externe de secours par zone technique pour éviter une interruption pendant une lecture.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour un festival littéraire ?: Pour une pause d’une heure, comptez 2 à 3 boissons par personne. Ajoutez environ 10 % de marge, surtout si le programme dure toute la journée ou si les inscriptions ne sont pas totalement stabilisées.
Combien de programmes imprimer pour un festival littéraire ?: Imprimez un programme par participant attendu et prévoyez 10 % d’exemplaires supplémentaires. Pour 80 personnes, cela représente environ 88 programmes, afin de couvrir les inscriptions tardives et les pertes.
Quand préparer les badges des auteurs et des participants ?: Préparez les badges la veille, après avoir établi la liste définitive des participants. Gardez 5 à 10 badges vierges sur place pour les modifications annoncées le jour même.
Quel matériel technique faut-il tester avant le festival ?: Testez le son, les microphones, la table de mixage, l’ordinateur, les câbles HDMI et chaque rallonge au moins 2 heures avant l’ouverture. Faites aussi un essai avec les intervenants qui utiliseront une présentation ou une lecture audio.

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