Zo organiseer je een boekenfestival

Begin met het programma en de beschikbare zalen, niet met de aankleding. Leg eerst de datum, auteurs, sprekers en tijdsindeling vast; daarna kun je capaciteit, techniek, catering en promotie goed plannen. Werk met een plattegrond waarop spreekruimtes, boekentafels en ontvangst duidelijk staan. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen centraal en zet alle afspraken in één draaiboek. De laatste dagen draait het vooral om controleren, ophalen, klaarzetten en testen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Auteurs en sprekers bevestigen
2 personen
3
Locatie en zalen reserveren
4
Catering reserveren
5
Techniek reserveren
6
Vergunningen controleren
7
Plattegrond van locatie maken
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotie online plaatsen
10
Posters verspreiden
3 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Programma online publiceren
14
Auteursinformatie verzamelen
2 personen
15
Boekentafels indelen
2 personen
16
Spreekruimtes indelen
2 personen
17
Vrijwilligers inplannen
2 personen
18
Draaiboek afdrukken
19
Naambadges voorbereiden
2 personen
20
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
21
Bewegwijzering maken
2 personen
22
Materialen controleren
2 personen
23
Boodschappenlijst controleren
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Boeken en materialen ophalen
2 personen
26
Ruimtes schoonmaken
3 personen
27
Meubilair klaarzetten
4 personen
28
Boekentafels opstellen
4 personen
29
Stoelen opstellen
4 personen
30
Informatiebalie inrichten
2 personen
31
Boeken uitstallen
5 personen
32
Auteursbalie inrichten
2 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
35
Techniek aansluiten
2 personen
36
Microfoons testen
2 personen
37
Koffiepunt inrichten
3 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Hapjes klaarzetten
3 personen

Event

40
Registratietafel bemannen
2 personen
41
Bezoekers ontvangen
4 personen
42
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
43
Auteurs begeleiden
2 personen
44
Boekverkopers ondersteunen
2 personen
45
Kassa bedienen
2 personen
46
Sprekers aankondigen
47
Lezingen begeleiden
2 personen
48
Vraaggesprekken begeleiden
2 personen
49
Kinderactiviteit begeleiden
3 personen
50
Boekpresentaties begeleiden
2 personen
51
Koffie en thee serveren
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Servies inzamelen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
57
Programmaonderdelen omroepen
58
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
59
Laatste verkoopronde uitvoeren
2 personen
60
Auteurs uitzwaaien
2 personen
61
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

62
Boeken en materialen sorteren
4 personen
63
Boeken terugbrengen
2 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Meubilair afbreken
4 personen
66
Techniek loskoppelen
2 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Afval afvoeren
2 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 180
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 18
Boekenkastenaantal 6
Krukkenaantal 12
Kledingrekaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 12
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Boekvlaggenaantal 12
Plantenaantal 10
Tafeldecoratieaantal 18
Decoratieve boekenaantal 30
Slingersaantal 10
Ballonnenaantal 100
Auteursbordjesaantal 20
Tafelnummersaantal 20
Pijlbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 12
Programmapostersaantal 20

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Betaalterminalsaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Presentatieklikkersaantal 2
Portofoonsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 3
Voorraadbakkenaantal 12
Flessenopenersaantal 4
Dienbladenaantal 8

Verlichting

Staande lampenaantal 6
Snoerverlichtingaantal 8
Bureaulampenaantal 10

Catering

Servettenaantal 500
Papieren bekersaantal 250
Papieren snackbakjesaantal 250
Waterdispensersaantal 3
Thermoscontainersaantal 4

Registratie

Naambadgehoudersaantal 220
Naambadgesaantal 220
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Inschrijfformulierenaantal 250
Programmaboekjesaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Kassabonnenrollenaantal 10
Wisselgeld

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Plan auteurs en sprekers eerst in blokken met voldoende wisseltijd. Reken per sessie niet alleen de spreektijd, maar ook tijd voor vragen, signeren en verplaatsing tussen zalen.
Controleer de techniek per zaal minstens één keer vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Test draadloze microfoons, luidsprekers, laptop, beamer en projectiescherm met de bestanden die je echt gebruikt.
Maak de plattegrond begrijpelijk voor bezoekers én vrijwilligers. Geef spreekruimtes, boekentafels, ontvangst en looproutes een vaste plek en hang bewegwijzering op voordat de eerste bezoeker binnenkomt.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het festival af of maak een duidelijke werkwijze voor late inschrijvingen. Gebruik de definitieve aantallen voor stoelen, catering, naambadges en programmaboekjes.
Plan het ophalen en controleren van boeken, materialen en boodschappen uiterlijk de dag vóór het festival. Leg verlengkabels, stekkerdozen, tafelkleden, auteursbordjes en tafelnummers per ruimte klaar, zodat je op de dag zelf niet hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een boekenfestival organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf als er meerdere auteurs, zalen en sessies zijn. Reserveer locatie, techniek en catering vroeg; stuur uitnodigingen en publiceer het programma zodra datum en sprekers definitief zijn.
Hoeveel tijd moet je plannen tussen lezingen op een boekenfestival?: Plan meestal 15 tot 30 minuten tussen twee sessies in dezelfde zaal. Bij een wissel van zaal of spreker is 30 minuten veiliger, zodat bezoekers kunnen verplaatsen en techniek opnieuw kan worden getest.
Wanneer moet je dieetwensen voor een boekenfestival verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en maak uiterlijk 7 dagen voor het festival een definitieve lijst voor de catering. Controleer op de dag zelf of de speciale maaltijden herkenbaar apart staan.
Wanneer test je de techniek voor een boekenfestival?: Doe een volledige test 1 tot 2 dagen vooraf en herhaal de belangrijkste controle op de ochtend zelf. Test per zaal de microfoons, luidsprekers, laptop, beamer, projectiescherm, kabels en stroompunten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.