Boekenfestival organiseren: checklist en planning
Een boekenfestival vraagt om meer dan auteurs uitnodigen en boekentafels neerzetten. Je stemt programma, zalen, techniek, catering en publieksstromen op elkaar af. Begin met datum, programma en locatie, en werk daarna toe naar communicatie, aanmeldingen en de praktische uitvoering. Deze checklist helpt je om auteursinformatie, dieetwensen, bewegwijzering, microfoons en programmaboekjes niet pas op de laatste dag te regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Auteurs en sprekers bevestigen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Catering reserveren
Techniek reserveren
Vergunningen controleren
Plattegrond van locatie maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma online publiceren
Auteursinformatie verzamelen
2 personen
Boekentafels indelen
2 personen
Spreekruimtes indelen
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
Bewegwijzering maken
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Boeken en materialen ophalen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Meubilair klaarzetten
4 personen
Boekentafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Boeken uitstallen
5 personen
Auteursbalie inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Event
Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
Auteurs begeleiden
2 personen
Boekverkopers ondersteunen
2 personen
Kassa bedienen
2 personen
Sprekers aankondigen
Lezingen begeleiden
2 personen
Vraaggesprekken begeleiden
2 personen
Kinderactiviteit begeleiden
3 personen
Boekpresentaties begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies inzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Programmaonderdelen omroepen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Laatste verkoopronde uitvoeren
2 personen
Auteurs uitzwaaien
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
Boeken en materialen sorteren
4 personen
Boeken terugbrengen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Techniek loskoppelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 18
- Stoelenaantal 180
- Statafelsaantal 8
- Tafelkledenaantal 18
- Boekenkastenaantal 6
- Krukkenaantal 12
- Kledingrekaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 180
- Glazenaantal 180
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerbladenaantal 12
- Schenk kannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 8
Decoratie
- Boekvlaggenaantal 12
- Plantenaantal 10
- Tafeldecoratieaantal 18
- Decoratieve boekenaantal 30
- Slingersaantal 10
- Ballonnenaantal 100
- Auteursbordjesaantal 20
- Tafelnummersaantal 20
- Pijlbordenaantal 20
- Informatiebordenaantal 12
- Programmapostersaantal 20
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Betaalterminalsaantal 2
- Geldkistjesaantal 2
- Presentatieklikkersaantal 2
- Portofoonsaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Tangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Voorraadbakkenaantal 12
- Flessenopenersaantal 4
- Dienbladenaantal 8
Verlichting
- Staande lampenaantal 6
- Snoerverlichtingaantal 8
- Bureaulampenaantal 10
Catering
- Servettenaantal 500
- Papieren bekersaantal 250
- Papieren snackbakjesaantal 250
- Waterdispensersaantal 3
- Thermoscontainersaantal 4
Registratie
- Naambadgehoudersaantal 220
- Naambadgesaantal 220
- Pennenaantal 30
- Klembordenaantal 6
- Inschrijfformulierenaantal 250
- Programmaboekjesaantal 250
- Polsbandjesaantal 250
- Kassabonnenrollenaantal 10
- Wisselgeld
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Microvezeldoekenaantal 20
- Toiletborstelsaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma en de zalen eerst vast. Plan per onderdeel tijd voor opbouw, wissels tussen auteurs en vragen uit het publiek, zodat je later weet hoeveel microfoons, stoelen en spreekruimtes nodig zijn.
- Bevestig auteurs en sprekers schriftelijk en verzamel hun informatie uiterlijk vóór publicatie van het programma. Controleer namen, boektitels, portretfoto’s en de gewenste schrijfwijze op één centrale plek.
- Maak per zaal een plattegrond met boekentafels, spreekplekken, stoelen en bewegwijzering. Test techniek minstens één keer vóór de deuren opengaan, inclusief draadloze microfoons, luidsprekers, laptop, beamer en verlengkabels.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen niet alleen in een spreadsheet, maar geef de aantallen door aan catering en vrijwilligers. Tel het verwachte publiek opnieuw op 7 dagen en 2 dagen voor het festival.
- Print het draaiboek, de naambadges, programmaboekjes en auteursbordjes vóór de opbouwdag. Leg reserve-exemplaren klaar en wijs één vrijwilliger aan voor wijzigingen in het programma en vragen van bezoekers.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een boekenfestival organiseren?
- Begin idealiter 4 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, auteurs en locatie. Reserveer catering en techniek zodra het programma grotendeels vaststaat, meestal 8 tot 12 weken voor de festivaldag.
- Wanneer moet ik auteurs voor een boekenfestival bevestigen?
- Bevestig auteurs bij voorkeur uiterlijk 8 weken vóór het festival. Verzamel daarna binnen 1 week hun auteursinformatie, boektitels en praktische wensen, zodat promotie en het online programma op tijd klaar zijn.
- Hoeveel microfoons heb ik nodig op een boekenfestival?
- Reken per gelijktijdige spreekruimte op minimaal 1 microfoon voor de spreker en een extra exemplaar als er een gespreksleider of interviewer is. Bij twee parallelle zalen heb je dus minstens 2 microfoons nodig, plus bij voorkeur 1 reserve.
- Wanneer moet ik programmaboekjes en naambadges printen?
- Print programmaboekjes en naambadges 2 tot 3 dagen vóór het festival, nadat aanmeldingen en programmawijzigingen zijn verwerkt. Maak ongeveer 10 procent extra exemplaren voor late bezoekers, beschadiging en onverwachte deelnemers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!