Boodschappenlijst voor een literatuurfestival

Een literatuurfestival vraagt om meer dan stoelen en een tafel voor de boekverkoop. Je hebt spullen nodig voor lezingen, gesprekken, presentaties, ontvangst, catering en de backstage-ruimte voor sprekers. Controleer vooral techniek, kabels en adapters ruim vóór de festivaldag: een ontbrekende USB-C-adapter of te weinig microfoons merk je pas tijdens de eerste sessie. Gebruik deze lijst naast het draaiboek om boodschappen, gehuurde materialen en spullen van de locatie te controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 180
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 16
Kleedkamerrekkenaantal 2
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Presentatielaptopsaantal 2
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
USB-C-adaptersaantal 4
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerplankenaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4

Decoratie

Programmapostersaantal 12
Welkomstbordaantal 2
Naamkaartjesaantal 30
Krijtbordenaantal 8
Slingersaantal 12
Boekentafeldecoratieaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-lampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilo
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Cacaopoeder - 1 pak
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 8 liter
- Citroenen - 2 kilo
- Mineraalwater plat - 120 flessen
- Mineraalwater bruisend - 60 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Druivensap - 6 pakken
- Bier - 120 flesjes
- Alcoholvrije pils - 48 flesjes
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Alcoholvrije witte wijn - 6 flessen
- Baguettes - 25 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Mini-pistolets - 240 stuks
- Mini-croissants - 180 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Roomkaas - 3 kilo
- Jonge kaas - 4 kilo
- Brie - 3 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Gegrilde groentespread - 2 kilo
- Kalkoenfilet - 3 kilo
- Gerookte zalm - 2 kilo
- Komkommers - 3 kilo
- Tomaten - 4 kilo
- Rucola - 1 kilo
- Paprika's - 2 kilo
- Wortels - 2 kilo
- Druiven - 6 kilo
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 5 kilo
- Perziken - 4 kilo
- Gedroogde abrikozen - 2 kilo
- Ongezouten noten - 2 kilo
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Olijven - 3 kilo
- Gemengde borrelnootjes - 4 kilo
- Mini-quiches - 240 stuks
- Groenteloempia's - 180 stuks
- Falafelballetjes - 180 stuks
- Pasta - 8 kilo
- Pestosaus - 3 kilo
- Tomatensaus - 5 liter
- Parmezaanse kaas - 2 kilo
- Gemengde salade - 8 kilo
- Komkommersalade - 5 kilo
- Focaccia - 20 stuks
- Mayonaise - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Olijfolie - 2 liter
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Knoflookpoeder - 1 pot
- Chocoladekoekjes - 10 pakken
- Roomboterkoekjes - 10 pakken
- Brownies - 120 stuks
- Appeltaart - 8 stuks
- Slagroom - 12 spuitbussen
- Papieren servetten - 600 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Koffiefilters - 3 pakken
- Roerstaafjes - 500 stuks
- Dienbladen - 12 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 8 flacons
- Handdesinfecterende gel - 6 flacons
- Allesreiniger - 6 flessen
- Glasreiniger - 3 flessen
- Toiletreiniger - 4 flessen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Schuursponsjes - 20 stuks
- Latex handschoenen - 4 dozen

Tips

Reken per publieksstoel op ongeveer 1,2 stoel als reserve wanneer de opkomst onzeker is. Zet voor een panel één draadloze microfoon per spreker klaar en houd minstens één extra microfoon achter de hand.
Voor koffie en water heb je per bezoeker minstens één koffiekopje en één waterglas nodig; bij een programma van meerdere uren is 1,5 glas per persoon een praktische voorraad. Leg extra glazen klaar bij de ontvangst en naast de zaal.
Controleer per presentatielaptop vóór vertrek of de juiste HDMI-kabel en USB-C-adapter aanwezig zijn. Neem per zaal minimaal één verlengkabel en één stekkerdoos mee, plus een powerbank voor telefoons en registratieapparatuur.
Zet voor de catering ongeveer één dinerbord, één dessertbord en één bestekset per etende gast klaar, met 10 procent reserve. Serveerplanken, serveerschalen en serveertangen worden vaak vergeten wanneer hapjes pas op locatie worden uitgepakt.
Reserveer voor sprekers een aparte plek met kleedkamerrekken en kapstokken voordat het publiek binnenkomt. Leg naamkaartjes, programmafolders en het afgedrukte draaiboek uiterlijk 30 minuten vóór de eerste sessie op hun vaste plek.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik meenemen naar een literatuurfestival?: Neem in elk geval microfoons, microfoonstatieven, luidsprekers, een mengpaneel, presentatielaptops, projectoren, schermen, kabels en adapters mee. Voor ontvangst en catering heb je daarnaast servies, koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen nodig.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een literatuurfestival?: Gebruik één microfoon per spreker of panellid en houd één reserve-exemplaar beschikbaar. Bij een gesprek met vier auteurs plan je dus vijf draadloze microfoons, tenzij de locatie al een complete set levert.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een literatuurfestival?: Reken voor etende gasten op één dinerbord, één dessertbord en één bestekset per persoon, plus 10 procent reserve. Voor waterglazen en koffiekopjes is anderhalf exemplaar per bezoeker verstandig bij een programma dat langer dan twee uur duurt.
Wanneer moet ik de techniek voor een literatuurfestival regelen?: Leg microfoons, projectoren, laptops en aansluitkabels minstens twee weken vooraf vast. Test op de festivaldag alle presentaties en aansluitingen uiterlijk 60 minuten voor de eerste lezing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.