Qué necesitas para un festival literario

Esta lista de compras reúne lo necesario para recibir a autores, ponentes y público en un festival literario. Además del mobiliario y la vajilla, tendrás que prever sonido, proyección, conexiones y una zona cómoda para la venta de libros. Calcula las cantidades según el aforo y confirma el catering después de recoger las preferencias dietéticas. Los productos frescos conviene recogerlos el mismo día; el material técnico y los adaptadores deben comprobarse con varios días de antelación.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 14
Sillascant. 180
Mesas altascant. 8
Mantelescant. 16
Percheros para camerinoscant. 2
Percheroscant. 4

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátiles para presentacionescant. 2
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores USB-Ccant. 4
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 120
Platos de cenacant. 180
Platos de postrecant. 180
Cubiertoscant. 180
Tablas para servircant. 12
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4

Decoración

Pósteres del programacant. 12
Cartel de bienvenidacant. 2
Tarjetas de nombrecant. 30
Pizarrascant. 8
Guirnaldascant. 12
Decoración de la mesa de libroscant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilos
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Cacao en polvo - 1 paquete
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Limones - 2 kilos
- Agua mineral sin gas - 120 botellas
- Agua mineral con gas - 60 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Zumo de manzana - 8 paquetes
- Zumo de uva - 6 paquetes
- Cerveza - 120 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Vino blanco sin alcohol - 6 botellas
- Baguettes - 25 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Mini pistolets - 240 piezas
- Mini croissants - 180 unidades
- Mantequilla - 2 kilos
- Queso crema - 3 kilo
- Queso joven - 4 kilos
- Brie - 3 kilo
- Hummus - 3 kilos
- Pasta de verduras asadas - 2 kilos
- Pechuga de pavo - 3 kilos
- Salmón ahumado - 2 kilos
- Pepinos - 3 kilos
- Tomates - 4 kilo
- Rúcula - 1 kilo
- Pimientos - 2 kilos
- Zanahorias - 2 kilos
- Uvas - 6 kilos
- Manzanas - 8 kilos
- Plátanos - 5 kilos
- Melocotones - 4 kilo
- Albaricoques secos - 2 kilo
- Frutos secos sin sal - 2 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Aceitunas - 3 kilos
- Mix de frutos secos salados - 4 kilos
- Mini quiches - 240 unidades
- Rollitos de primavera vegetarianos - 180 unidades
- Bolitas de falafel - 180 unidades
- Pasta - 8 kilo
- Salsa pesto - 3 kilo
- Salsa de tomate - 5 liter
- Queso parmesano - 2 kilos
- Ensalada mixta - 8 kilo
- Ensalada de pepino - 5 kilos
- Focaccia - 20 unidades
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Aceite de oliva - 2 litros
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Ajo en polvo - 1 bote
- Galletas de chocolate - 10 paquetes
- Galletas de mantequilla - 10 paquetes
- Brownies - 120 unidades
- Tarta de manzana - 8 unidades
- Nata montada - 12 botes
- Servilletas de papel - 600 unidades
- Palillos para cóctel - 500 unidades
- Filtros de café - 3 paquetes
- Agitadores - 500 unidades
- Bandejas - 12 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 8 botellas
- Gel desinfectante de manos - 6 envases
- Limpiador multiusos - 6 botellas
- Limpiacristales - 3 botellas
- Limpiador de inodoros - 4 botellas
- Lavavajillas - 4 botellas
- Esponjas estropajo - 20 piezas
- Guantes de látex - 4 cajas

Consejos

Calcula una silla por asistente inscrito y añade entre un 5 % y un 10 % de margen para invitados, ponentes y cambios de última hora. Reserva mesas aparte para el programa, la recepción y la venta de libros.
Para cada sala con intervenciones, prepara al menos dos micrófonos inalámbricos si habrá conversación entre autor y moderador. Comprueba también que haya un soporte por micrófono y altavoces adecuados al tamaño de la sala.
Lleva un portátil de presentaciones, un proyector y una pantalla por sala que incluya diapositivas o lecturas proyectadas. Reúne cables HDMI, adaptadores USB-C, regletas y alargadores en una caja identificada, y prueba todo antes de abrir.
Para una pausa de café, calcula 2 tazas y 2 vasos por persona si no habrá lavado durante el evento. Prevé una máquina de café, una tetera y termos suficientes para mantener las bebidas calientes durante al menos 2 horas.
No dejes para el último día las tarjetas de nombre, los folletos del programa ni la información de los ponentes. Imprime un pequeño margen, por ejemplo un 10 %, y guarda una copia del plan de trabajo y de la lista de contactos en papel.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un festival literario?: Calcula una silla por persona inscrita y añade un margen del 5 % al 10 %. Para 100 asistentes, prepara entre 105 y 110 sillas, además de las necesarias para ponentes y moderadores.
¿Cuánto café y agua debo comprar para un festival literario?: Para una pausa de 2 horas, calcula 2 tazas de café o té y 2 vasos de agua por asistente. En un festival de 100 personas, eso supone unas 200 tazas y 200 vasos, más un 10 % de reserva.
¿Cuándo debo reservar el material técnico?: Resérvalo al menos 7 días antes y comprueba cada conexión entre 1 y 2 horas antes de recibir al público. Confirma especialmente los micrófonos, proyectores, cables HDMI y adaptadores USB-C.
¿Cuándo recojo el catering fresco?: Recógelo el mismo día, idealmente entre 1 y 2 horas antes del comienzo. Así puedes revisar las cantidades, separar las opciones dietéticas y colocar las bandejas sin dejar los alimentos frescos demasiado tiempo fuera de refrigeración.

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