Checklist voor een goed georganiseerde linedanceavond

Een linedanceavond vraagt meer voorbereiding dan alleen countrymuziek en een dansvloer. Je legt eerst de zaal, het programma en de dansinstructeur vast en werkt daarna toe naar deelnemers, catering en techniek. Vooral muziekbestanden, muziekrechten, dieetwensen en een werkende geluidsinstallatie worden snel te laat geregeld. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en weet je wat vóór de avond klaar moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Zaal en foyer reserveren
Muziek- en dansprogramma maken
2 personen
Dansinstructeur vastleggen
Muziekrechten controleren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen openen
Promotie online plaatsen
Promotieposters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoersvragen inventariseren
Definitieve deelnemerslijst maken
Programma naar deelnemers sturen
Leveranciers bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Muziekbestanden klaarzetten
Afspeellijsten downloaden
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
Zaal openen
2 personen
Vluchtwegen vrijmaken
2 personen
Dansvloer controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Dansinstructies klaarleggen
Hapjes uitstallen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Programma toelichten
Eerste dansinstructie geven
2 personen
Muziek tijdens dansblok afspelen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Tweede dansinstructie geven
2 personen
Muziek tijdens tweede blok afspelen
Pauze aankondigen
Buffet aanvullen
2 personen
Vrij dansblok begeleiden
2 personen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Derde dansinstructie geven
2 personen
Muziek tijdens derde blok afspelen
Dansvloer veilig houden
2 personen
Verzoeknummers verwerken
Laatste dansblok begeleiden
2 personen
Afscheid aankondigen
Vertrek van bezoekers begeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Apparatuur afbreken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Buffet leegruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaalvloer schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbrengen
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Barbladenaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 90
Vorkenaantal 90
Lepelsaantal 90
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoon
Speakerstatievenaantal 2
Laptop
Reserve-audiokabels
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Koelboxenaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledspotsaantal 4
Batterijenaantal 24

Decoratie

Countryvlaggenaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 80
Ballonpomp
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudcontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertraysaantal 6
Tangenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek niet pas op de avond zelf. Zet muziekbestanden en afspeellijsten vooraf klaar, test de laptop, het mengpaneel en de actieve speakers en leg reserve-audiokabels klaar.
Vraag dieetwensen en vervoersvragen direct bij de aanmelding uit. Verwerk de antwoorden uiterlijk in de definitieve deelnemerslijst, zodat hapjes en ontvangst niet op het laatste moment moeten worden aangepast.
Reserveer naast de danszaal ook de foyer en controleer de indeling. Klaptafels, buffettafels, stoelen, kledingrekken en afvalbakken moeten vóór opening op hun plek staan zonder de dansvloer te blokkeren.
Regel muziekrechten voordat je promotie publiceert. Controleer ook of de dansinstructeur, leveranciers en zaal definitief zijn bevestigd; een mondelinge afspraak is geen bruikbaar draaiboek voor de laatste week.
Maak een openingsronde van minimaal 60 minuten. Koel dranken, zet kassa en wisselgeld klaar, controleer verlichting en kabels en test de draadloze microfoon voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een linedanceavond organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, zaal, foyer, dansinstructeur en programma. Open de aanmeldingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 1 week voor de avond de deelnemerslijst en dieetwensen kunt afronden.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een linedanceavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Koop daarnaast extra water en houd rekening met de tijd die deelnemers actief dansen.
Wanneer moet ik de muziek voor een linedanceavond klaarzetten?: Zet de definitieve afspeellijsten en muziekbestanden uiterlijk 48 uur vooraf op de laptop en download ze ook offline. Test op dezelfde dag de speakers, het mengpaneel, de microfoon en beide audiokabels.
Hoe laat moet de zaal open voor een linedanceavond?: Open de zaal minimaal 60 tot 90 minuten vóór de inloop. In die tijd kun je tafels en stoelen plaatsen, dranken koelen, hapjes klaarzetten, verlichting aansluiten en de geluidsinstallatie testen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.