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Line-Dance-Abend organisieren: die praktische Checkliste

Ein Line-Dance-Abend braucht mehr als passende Country-Musik: Saal, Tanzfläche, Unterricht, Technik und Verpflegung müssen zusammenpassen. Plane zuerst Termin, Raum und Tanzlehrer, danach Programm, Einladungen und Anmeldungen. In den letzten Tagen prüfst du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Transport und Lieferanten. Am Veranstaltungstag zählen vorbereitete Playlists, gekühlte Getränke, Wechselgeld und ein Techniktest vor dem Einlass.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Saal und Foyer reservieren

  • Musik- und Tanzprogramm erstellen

    2 Personen

  • Tanzlehrer festlegen

  • Musikrechte prüfen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen öffnen

  • Werbung online stellen

  • Promotionsplakate verteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transportfragen ermitteln

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

  • Programm an Teilnehmer senden

  • Lieferanten bestätigen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Musikdateien bereitlegen

  • Playlists herunterladen

  • Kasse und Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Fluchtwege freimachen

    2 Personen

  • Tanzfläche kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Buffet und Bar einrichten

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Tanzanweisungen bereitlegen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Erste Tanzanleitung geben

    2 Personen

  • Musik während des Tanzblocks abspielen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Zweite Tanzanleitung geben

    2 Personen

  • Musik während des zweiten Blocks abspielen

  • Pause ankündigen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Freies Tanzblock anleiten

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Dritte Tanzeinweisung geben

    2 Personen

  • Während der dritten Runde Musik abspielen

  • Tanzfläche sichern

    2 Personen

  • Wunschsongs bearbeiten

  • Letzten Tanzblock anleiten

    2 Personen

  • Abschied ankündigen

  • Abreise der Besucher begleiten

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Ausrüstung abbauen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Buffet abräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saalboden reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen zurückbringen

  • Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 80
  • BuffetischeAnz. 3
  • BarunterlagenAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 90
  • DesserttellerAnz. 90
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 80
  • MesserAnz. 90
  • GabelnAnz. 90
  • LöffelAnz. 90
  • ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Kabelloses Mikrofon
  • LautsprecherständerAnz. 2
  • Laptop
  • Ersatz-Audiokabel
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-SpotsAnz. 4
  • BatterienAnz. 24

Dekoration

  • CountryflaggenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 8
  • BallonsAnz. 80
  • Ballonpumpe
  • Willkommensschild
  • ProgrammständerAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ZangenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 4

Reinigung

  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • GummihandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Tanzfläche nicht zu knapp: Bei vielen Teilnehmenden braucht jede Person Platz für Seitenschritte und Drehungen. Stelle Tische und Klappstühle deshalb an den Rand und halte den Laufweg zum Foyer frei.
  • Lege das Musik- und Tanzprogramm spätestens eine Woche vorher fest. Lade die Playlists zusätzlich auf den Laptop herunter und lege ein Ersatz-Audiokabel bereit, falls die Internetverbindung oder ein Kabel ausfällt.
  • Teste aktive Lautsprecher, Mischpult und Funkmikrofon vor dem Einlass mit einem vollständigen Lied. Verlängerungskabel, Lautsprecherständer und Ersatzbatterien gehören dabei an denselben Technikplatz.
  • Erfasse Ernährungswünsche und Transportfragen bereits bei der Anmeldung und schließe die Teilnehmerliste einige Tage vor dem Abend. So kannst du Snacks, Geschirr, Sitzplätze und Getränke nach einer konkreten Personenzahl planen.
  • Kühle die Getränke rechtzeitig und bereite Kasse und Wechselgeld vor, bevor der Saal geöffnet wird. Häufig fehlen am Anfang Wassergläser, Servierlöffel oder ein klarer Platz für Abfallbehälter – richte diese Bereiche vor dem ersten Gast ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Line-Dance-Abend planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Saal und Tanzlehrer. Vier Wochen vor dem Termin sollten Einladungen und Online-Anmeldung laufen.
Wie groß muss der Saal für einen Line-Dance-Abend sein?
Plane für die Tanzfläche grob 2 bis 3 Quadratmeter pro tanzender Person ein, zusätzlich zu Buffet, Bar, Technik und Sitzplätzen. Bei 40 Tänzerinnen und Tänzern brauchst du somit etwa 80 bis 120 Quadratmeter freie Tanzfläche.
Wann sollte die Musik für den Line-Dance-Abend fertig sein?
Erstelle Programm und Playlists spätestens 7 Tage vorher. Lade die Musik am Vortag offline herunter und prüfe am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Einlass Lautsprecher, Mischpult und Mikrofon.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Line-Dance-Abend?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 bis 2 Getränken pro Stunde. Plane zusätzlich ausreichend Wasser ein und berücksichtige die endgültige Teilnehmerzahl nach Anmeldeschluss.

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