Checklist para una noche de line dance sin imprevistos

Una noche de line dance necesita más que música country y una pista despejada. Hay que coordinar la sala, el instructor, los derechos musicales, las inscripciones y el equipo de sonido, además de prever comida, bebidas y transporte. Esta checklist reúne 76 tareas y 49 materiales en el orden adecuado, desde la reserva del espacio hasta la apertura de la sala. También señala los detalles que suelen quedar para el último momento, como enfriar las bebidas, preparar el cambio y comprobar los cables.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Reservar sala y foyer
Crear un programa de música y baile
2 personas
Reservar instructor de baile
Comprobar los derechos de música
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
Abrir inscripciones
Publicar la promoción en línea
Distribuir carteles promocionales
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar solicitudes de transporte
Crear la lista final de participantes
Enviar el programa a los participantes
Confirmar proveedores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar los archivos de música
Descargar listas de reproducción
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Abrir la sala
2 personas
Despejar las vías de evacuación
2 personas
Comprobar la pista de baile
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Dejar listas las instrucciones de baile
Montar aperitivos
2 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Presentar el programa
Dar la instrucción del primer baile
2 personas
Poner música durante el bloque de baile
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Dar la segunda instrucción de baile
2 personas
Poner música durante el segundo bloque
Anunciar el descanso
Reponer el bufé
2 personas
Coordinar el bloque de baile libre
2 personas
Servir la cena
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Dar la tercera instrucción de baile
2 personas
Poner música durante el tercer bloque
Mantener segura la pista de baile
2 personas
Procesar las canciones solicitadas
Coordinar el último bloque de baile
2 personas
Anunciar la despedida
Guiar la salida de los visitantes
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
2 personas
Desmontar el equipo
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger el buffet
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el suelo del salón
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver los objetos perdidos
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 3
Bandejas de barcant. 2
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 90
Platos de postrecant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 40
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 90
Tenedorescant. 90
Cucharascant. 90
Cucharonescant. 12

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófono inalámbrico
Soportes para altavocescant. 2
Portátil
Cables de audio de repuesto
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 6
Neveras portátilescant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Focos LEDcant. 4
Bateríascant. 24

Decoración

Banderas de paíscant. 12
Mantelescant. 8
Globoscant. 80
Bomba para globos
Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Contenedores térmicoscant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6
Pinzascant. 8
Termoscant. 4

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Paños de microfibracant. 12
Guantes de gomacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Reserva la sala y el foyer con varias semanas de margen: necesitarás espacio para bailar, mesas de buffet, sillas, guardarropa y circulación sin obstáculos. Confirma también el horario exacto de montaje y desmontaje.
Cierra el programa musical antes de enviar las invitaciones. Deja definidas las clases, los descansos y la persona que presenta, y comprueba los derechos de reproducción con tiempo suficiente para corregir cualquier problema.
No esperes al día del evento para probar el sonido. Comprueba portátil, mesa de mezclas, altavoces activos, micrófono inalámbrico, soportes, regletas y cables de repuesto durante el montaje; lleva al menos una alternativa para cada conexión crítica.
Cierra la lista de participantes varios días antes y envía el programa final. Usa ese momento para confirmar preferencias dietéticas y solicitudes de transporte, en lugar de intentar resolverlas al recibir a los asistentes.
Enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de abrir la sala. Cuenta platos, vasos, copas, cubiertos y tazas, y deja lista la caja registradora con suficiente cambio para no interrumpir la recepción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de line dance?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar fecha, reservar la sala y contratar al instructor. Deja cerrados el programa, las inscripciones y los proveedores varios días antes del evento.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una noche de line dance?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes, cuando ya estén confirmados el lugar, el horario y el instructor. Cierra las inscripciones unos días antes para preparar la lista final y el catering.
¿Qué equipo de sonido necesito para una noche de line dance?: Prepara altavoces activos, mesa de mezclas, micrófono inalámbrico, portátil, soportes, regletas y cables alargadores. Prueba todo durante el montaje y lleva cables de audio de repuesto antes de abrir la sala.
¿Cuánta bebida y comida debo preparar por persona?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y después 1 por hora, ajustando según la duración. Para los aperitivos, prevé entre 6 y 8 piezas por persona si también habrá comida durante los descansos.

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