Checklist pour organiser une soirée de linedance

Une soirée de linedance demande plus qu’une playlist et une piste dégagée. Il faut réserver la salle et le foyer, prévoir un instructeur, organiser les inscriptions et tester toute la technique avant l’arrivée des participants. Cette checklist rassemble les 76 tâches et 49 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles. Vous saurez aussi quand confirmer les prestataires, refroidir les boissons et transmettre le programme.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver la salle et le foyer
Créer le programme de musique et de danse
2 personnes
Faire appel à un instructeur de danse
Vérifier les droits musicaux
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Ouvrir les inscriptions
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les questions de transport
Établir la liste définitive des participants
Envoyer le programme aux participants
Confirmer les fournisseurs
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les fichiers musicaux
Télécharger les playlists
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Dégager les issues de secours
2 personnes
Contrôler la piste de danse
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer les instructions de danse
Disposer les amuse-bouches
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Présenter le programme
Donner la première instruction de danse
2 personnes
Diffuser la musique pendant le bloc de danse
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Donner la deuxième instruction de danse
2 personnes
Diffuser la musique pendant le deuxième bloc
Annoncer la pause
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Encadrer le bloc de danse libre
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Donner la troisième instruction de danse
2 personnes
Diffuser la musique pendant le troisième bloc
Sécuriser la piste de danse
2 personnes
Traiter les numéros demandés
Animer le dernier bloc de danse
2 personnes
Annoncer le départ
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Démonter l'équipement
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Désinstaller le buffet
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le sol de la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rapporter les objets trouvés
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 3
Sous-mains de barqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 90
Fourchettesqté 90
Cuillèresqté 90
Louchesqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Micro sans fil
Pieds d'enceinteqté 2
Ordinateur portable
Câbles audio de rechange
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Glacièresqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 4
Pilesqté 24

Décoration

Drapeaux de paysqté 12
Nappesqté 8
Ballonsqté 80
Pompe à ballons
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Conteneurs isothermesqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 8
Thermosqté 4

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Gants en caoutchoucqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle, le foyer et l’instructeur avant d’ouvrir les inscriptions : sans ces trois confirmations, le programme de danse reste difficile à annoncer.
Préparez le programme musical plusieurs jours avant la soirée et téléchargez les playlists sur l’ordinateur portable. Prévoyez aussi les câbles audio de rechange, les multiprises et les rallonges.
Demandez les besoins alimentaires et les questions de transport au moment de l’inscription. Vous pourrez ainsi finaliser la liste des participants et envoyer le programme sans attendre la dernière semaine.
Refroidissez les boissons au moins quelques heures avant l’ouverture de la salle et préparez les en-cas à l’avance. Les glacières évitent de monopoliser les tables du buffet pendant l’accueil.
Ouvrez la salle assez tôt pour installer les tables, les chaises, la sonorisation et l’éclairage, puis faites un test complet avec le micro sans fil et les enceintes avant l’arrivée du premier danseur.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une soirée de linedance ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Réservez d’abord la salle et l’instructeur, puis ouvrez les inscriptions une fois le programme et les horaires suffisamment confirmés.
Quand envoyer les invitations pour une soirée de linedance ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement, puis relancez les inscrits 7 à 10 jours avant. Le dernier message peut rappeler le programme, les horaires, l’accès et les éventuels besoins alimentaires.
Quel matériel prévoir pour une soirée de linedance ?: Prévoyez notamment une table de mixage, un micro sans fil, des enceintes sur pieds, un ordinateur portable, des câbles de rechange, des multiprises et des rallonges. Testez tout le système au moins 60 minutes avant l’accueil.
Quand préparer les boissons et les en-cas ?: Faites les courses la veille ou le matin même, puis mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le début. Préparez les en-cas avant l’ouverture de la salle pour garder l’espace libre pendant l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.