Lifestylemarkt organiseren: checklist en planning

Een lifestylemarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en standhouders regelen. Je moet de marktindeling, aanmeldingen, communicatie, vergunningen en betaalmogelijkheden op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, werk daarna de indeling en deelnemerslijst uit en plan de praktische uitvoering voor de laatste week. Deze checklist helpt je om ook zaken als parkeerinformatie, dieetwensen, wisselgeld, koeling en een standhoudersbrief op tijd af te ronden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Marktindeling uitwerken
2 personen
Standhouders selecteren
3 personen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standhouders bevestigen
2 personen
Contactgegevens verzamelen
Dieetwensen verzamelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media inplannen
Affiches verspreiden
3 personen
Parkeerinformatie publiceren
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Weersverwachting controleren
Standhoudersbrief versturen
Inschrijvingen uitprinten
Naamkaartjes maken
2 personen
Plattegrond afdrukken
Materialen verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kassa's voorbereiden
2 personen
Contant geld wisselen
Terrein controleren
2 personen
Levering in ontvangst nemen
2 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Verlichting installeren
3 personen
Standplaatsen markeren
3 personen
Informatiebalie opbouwen
2 personen
Kraamtafels aankleden
4 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffiepunt installeren
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plaatsen wijzen
3 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoonhouden
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad controleren
Standhouders ondersteunen
2 personen
Muziek afspelen
Omroepberichten verzorgen
Verloren voorwerpen registreren
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

Standhouders laten uitladen
3 personen
Kassa's afsluiten
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
Verlichting afbreken
3 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Meubilair terugplaatsen
5 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen opslaan
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Standhouders bedanken
Bezoekersberichten beantwoorden
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Klaptafelsaantal 24
Statafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 12
Kleedtafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 8
Opbergboxenaantal 12
Transportkarrenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen met dekselaantal 8
Kannenaantal 12

Catering

Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 8
Koelelementenaantal 32
Buffettafellopersaantal 8
Broodmandenaantal 8
Taartplateausaantal 6
Boodschappen

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Warmhoudplatenaantal 4
Betaalterminalsaantal 4
Kassa'saantal 4
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelhaspelsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Tafelkledenaantal 28
Vlaggenlijnenaantal 16
Ballonnenaantal 200
Ballonlintaantal 4
Bloemstukkenaantal 12
Krijtbordenaantal 12
Krijtstiftenaantal 24
Slingersaantal 12
Naamkaartjesaantal 60
Decoratieve lampionnenaantal 24

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 24
Buitenlampenaantal 8
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveertangenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Keukenhanddoekenaantal 12
Afwasbakkenaantal 4
Afwasborstelsaantal 6
Afwasrekkenaantal 4
Thermometeraantal 2

Tips

Maak de marktindeling zodra de eerste standhouders bevestigd zijn. Houd rekening met partytenten, kleedtafels, kledingrekken, loopruimte en een plek voor kassa's en catering.
Verstuur de standhoudersbrief uiterlijk 7 dagen voor de markt. Zet daarin de aankomsttijd, parkeerinformatie, standplaats, contactgegevens en wat iedere deelnemer zelf moet meenemen.
Controleer vergunningen en reserveringen minimaal 6 weken vooraf. Wacht niet tot de laatste week met bevestigen of de locatie, stroomvoorziening en benodigde toestemming geregeld zijn.
Print inschrijvingen, naamkaartjes en de plattegrond 1 tot 2 dagen vooraf. Neem extra exemplaren mee, omdat wijzigingen in standplaatsen of afmeldingen op de dag zelf kunnen voorkomen.
Koel dranken en zet hapjes pas kort voor opening klaar. Plan minstens 60 minuten voor opbouw, zodat thermoskannen, koffiezetapparaten, waterkokers, serveerschalen en kassa's getest kunnen worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lifestylemarkt organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie en standhouders. Controleer vergunningen en reserveringen uiterlijk 6 weken voor de markt, zodat je nog tijd hebt om alternatieven te regelen.
Wanneer moet ik standhouders uitnodigen voor een lifestylemarkt?: Stuur de eerste uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf. Verwerk aanmeldingen wekelijks en bevestig iedere standhouder uiterlijk 2 weken voor de markt met de praktische informatie.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een lifestylemarkt?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw als je met meerdere partytenten, tafels en kledingrekken werkt. Plan daarnaast 30 tot 60 minuten voor het klaarzetten van catering, naamkaartjes, plattegronden en kassa's.
Wat moet ik een week voor een lifestylemarkt controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de weersverwachting, deelnemerslijst, parkeerinformatie, dieetwensen en standhoudersbrief. Leg ook vast wie materialen verzamelt, contant geld wisselt en op de dag zelf het aanspreekpunt is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.