Checklist para organizar un mercado de estilo de vida

Un mercado de estilo de vida necesita más coordinación que un simple montaje de mesas. Primero se cierran la fecha, el lugar, los permisos y la distribución; después se seleccionan los expositores y se gestionan sus inscripciones. Durante la última semana conviene confirmar horarios, necesidades dietéticas, aparcamiento y previsión meteorológica. El día anterior se preparan las bebidas, los materiales, las cajas registradoras y la señalización para que el montaje avance sin improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Seleccionar a los expositores
3 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Recopilar los datos de contacto
Recoger preferencias dietéticas
Enviar invitaciones
2 personas
Programar las redes sociales
Distribuir carteles
3 personas
Publicar información de estacionamiento
Hacer reservas
Comprobar permisos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar carta a los expositores
Imprimir las inscripciones
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir el plano
Reunir los materiales
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar las cajas registradoras
2 personas
Cambiar efectivo
Inspeccionar el recinto
2 personas
Recibir la entrega
2 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Decoración de las mesas del puesto
4 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Instalar el punto de café
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores sus puestos
3 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas

Evento

Abrir las puertas
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Proporcionar información
2 personas
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpio el buffet
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el inventario
Apoyar a los expositores
2 personas
Poner música
Gestionar anuncios por megafonía
Registrar objetos perdidos
Informar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Hacer descargar a los expositores
3 personas
Cerrar las cajas
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo de sonido
Desmontar la iluminación
3 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
Inventariar materiales
2 personas
Guardar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Agradecer a los expositores
Responder a los mensajes de los visitantes
Revisar las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Mesas plegablescant. 24
Mesas altascant. 8
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 12
Mesas de maquillajecant. 4
Percheroscant. 8
Cajas de almacenajecant. 12
Carros de transportecant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharones de servircant. 12
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de servir con tapacant. 8
Jarrascant. 12

Catering

Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 8
Acumuladores de fríocant. 32
Manteles para mesa de buffetcant. 8
Cestas de pancant. 8
Platos para tartascant. 6
Compras

Equipo

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Planchas para mantener calientecant. 4
Terminales de pagocant. 4
Cajas registradorascant. 4
Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Enrollacablescant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Mantelescant. 28
Guirnaldascant. 16
Globoscant. 200
Cinta para globoscant. 4
Arreglos floralescant. 12
Pizarrascant. 12
Rotuladores de tizacant. 24
Guirnaldascant. 12
Tarjetas de nombrecant. 60
Farolillos decorativoscant. 24

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Lámparas LEDcant. 24
Lámparas de exteriorcant. 8
Linternascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Cuboscant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de toallas de papelcant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuchillos de pancant. 4
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzas de servircant. 12
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Paños de cocinacant. 12
Fregaderoscant. 4
Cepillos para fregarcant. 6
Escurridores de platoscant. 4
Termómetrocant. 2

Consejos

Cierra la distribución antes de invitar a los expositores: reserva espacio para puestos, mesas altas, sillas, percheros, circulación y una zona de comida. Imprime el plano y prepara una copia para el equipo de montaje.
Pide los datos de contacto y las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones, no el día del mercado. Envía la carta a los expositores con horarios, soportes de los puestos, aparcamiento y normas al menos 7 días antes.
Comprueba los permisos y las reservas con 2 semanas de margen. La previsión meteorológica debe revisarse de nuevo 48 horas antes, especialmente si se usarán carpas de fiesta o mobiliario en el exterior.
Calcula las bebidas para toda la jornada y enfría las botellas con antelación. Prepara vasos reutilizables, tazas de café, jarras, termos, bandejas y utensilios de servicio juntos para no perder tiempo buscando piezas durante la apertura.
Prepara las cajas registradoras y cambia efectivo el día anterior. Ten listas las tarjetas con nombres, las inscripciones impresas, el plano y las cajas de almacenaje antes de que llegue el primer expositor.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de estilo de vida?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos y expositores. Deja cerradas las inscripciones, la distribución y la comunicación al menos 14 días antes.
¿Cuándo hay que enviar la información a los expositores?: Envía la carta con horarios, ubicación, soportes de los puestos, aparcamiento y plano como mínimo 7 días antes. Haz una confirmación final 48 horas antes si hay cambios de montaje o de tiempo.
¿Qué se prepara el día anterior a un mercado?: El día anterior se imprimen las inscripciones y el plano, se hacen las tarjetas con nombres, se reúnen los materiales, se enfrían las bebidas y se preparan las cajas registradoras. También conviene dejar listas las cajas de almacenaje y revisar el cambio en efectivo.
¿Cuándo hay que revisar la previsión meteorológica?: Compruébala 48 horas antes y vuelve a revisarla la mañana anterior. Así puedes confirmar el uso de carpas, proteger la comida y ajustar la distribución exterior antes de iniciar el montaje.

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